高校檔案信息化管理平臺的構建及相關問題闡述

李永戰（邵陽廣播電視大學，湖南 邵陽 422000）

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高校檔案信息化管理平臺的構建及相關問題闡述

李永戰
（邵陽廣播電視大學，湖南 邵陽 422000）

摘要：在社會不斷進步下，計算機網絡已經深入到各個行業之中，高校檔案管理也逐漸采取信息化的管理方式，這種轉變能夠適應社會現代化的要求，彌補高校原有檔案管理工作的缺陷，提高了高校檔案管理的效率。為此文章在基本闡述高校檔案信息化管理平臺內涵和意義的基礎上，對現階段高校檔案信息化管理存在的問題進行分析，提出高效檔案信息化管理平臺構建的有效意見。

關鍵詞：高校；檔案；信息化管理；平臺構建

檔案信息化主要是指在保持原有檔案信息基本內容的前提下，以資源建設為基本，以檔案數字化發展為基本特點，現代計算機的應用在對檔案信息的表現形式進行改變，進而形成和傳統檔案形式不同的信息化檔案。檔案管理信息化建設是新時代發展下高校檔案管理發展的必然要求。高校檔案信息化較之于傳統的檔案管理，具有高效率、便利性、快速型的特點，能夠在一定程度上簡化高校檔案管理工作的繁雜，促進高校檔案管理的又好又快發展。

一、高校檔案管理信息化平臺含義

信息化管理主要是利用科技發展下的新工具來對相應工作進行統一的協調、組織和管理，是一種高效生產力的重要體現。信息化管理平臺主要是指利用計算機操作軟件、互聯網等設備，利用多媒體、網絡、通信等新興技術實現對數據信息的程序化處理和數字化處理，從而為信息管理工作創建一個科學化、規范化的計算機管理系統。高校檔案管理信息化平臺是指對高校檔案信息在借助計算機處理技術的情況下，以一種數字化的形式來對檔案信息進行分類存儲，并利用校園局域網和計算機聯網服務實現對信息的及時、準確傳遞，在保證檔案信息安全、可靠的同時，為用戶的檔案信息檢索提供檔案數據路徑支持，從而實現檔案資源的有效共享。高校檔案管理信息化平臺基本包括硬件設備和軟件工具兩個方面。其中，硬件設備主要有掃描儀、數碼攝像機、音視頻設備、服務器和數字存儲設備和路由器等。軟件工具有檔案信息加工、發布軟件以及系統相關的維護操作人員等。

二、高校檔案管理信息化平臺發展的重要性

（一）實現高校檔案存儲良好環境的創建

高校傳統的檔案管理工作一般是以紙張為基本媒介，單一地利用紙張對高校學生和教師的信息進行記錄管理，但是受紙張本身特征的局限性影響，這種方式記錄的高校檔案很容易受到毀壞，不利于高校檔案的長久存儲。另外，高校檔案工作人員在傳統檔案管理工作中浪費了大量不必要的人力、物力和財力，對高校檔案管理工作的效率帶來了影響。而信息化的檔案存儲能夠有效彌補這種繁復工作的局限，并能夠將高校檔案管理信息進行電子存儲，在很大程度上減少了檔案信息的丟失。

（二）實現高校檔案管理、應用的便捷

高校傳統的檔案管理的工序非常復雜，檔案的管理、分類、存儲之間存在密切的關聯，表現為對一種信息的查詢還要了解與之相關的其他信息，而高校檔案信息化管理能夠快速地對這些有關聯的信息進行查找，同時，在信息化的支持下能夠優化高校檔案的使用流程。

（三）是高校檔案業務深入發展的必然要求

伴隨高校改革的深入發展，各個高校和外部交流活動不斷增加，為此高校檔案部門的工作也逐漸加重，出現了一系列門類的高校檔案管理工作，比如高校個人業績檔案管理、評職稱管理以及學生檔案管理等，加重了原有高校檔案管理工作任務。同時，在實行電子政務發展之后，高校檔案管理辦公自動化水平提升，檔案類型也由原來的紙張發展成為圖片、磁盤、光盤和移動硬盤等多種形式，在實現檔案信息多樣化發展的同時，也給高校檔案管理工作帶來了諸多不便。

（四）是提升高校檔案管理工作人員自身素質的需要

檔案資料管理在高校管理中占有重要的比例，隨著教育改革的深入發展，為此也對高校檔案管理人員的管理知識以及辦公自動化能力提出了更高的要求。在大量網絡信息載體、電子文件出現的同時，原有的紙張檔案管理方式已不能滿足現代化檔案管理的需要，也不利于檔案管理人員素質的提升，而信息化管理的應用在促進檔案管理人員掌握技術的同時，能夠在潛移默化中提升檔案管理人員的素質。

三、高校檔案管理信息化發展存在的問題

（一）高校檔案信息化管理人員思想觀念落后，對檔案信息化管理的認識不夠

伴隨高校信息資源現代化的深入發展，在一定程度上促進了高校檔案管理信息化發展。但高校檔案信息化管理的實際成效不明顯，究其原因，有一部分的原因是高校管理人員對信息化檔案管理工作不夠重視，高校檔案管理采用的仍是傳統的管理思想和管理方法，導致高校檔案管理工作處于一種停滯不前的階段，對于檔案管理的具體工作基本停留在對檔案的簡單查詢方面，和實際檔案管理的需求很不相適應，在很大程度上削弱了高校檔案資料信息的重要意義。

（二）高校檔案管理信息化建設平臺信息陳舊

現階段，雖然我國很多高校建立了檔案的信息管理系統，但是在實際管理操作和運用中沒有重視對檔案的科學管理，由此使得高校學生和教師的個人信息基本處于最開始入校的狀態，沒有對師生信息進行動態化的更新。

（三）檔案管理的工作人員素質不高

高校檔案信息化管理人才的選拔不夠嚴格，且對選拔上來的人才沒有進行合理的管理，由此導致高校檔案信息化管理的員工流動性較大，不利于高校檔案管理工作的規范化發展。同時，一些高校的檔案信息化管理人才不具備基本的計算機操作技能，在很大程度上制約了信息化檔案管理的效率和科學性。

（四）高校檔案信息化管理的資金投入不夠

高校檔案信息化管理的重要物質基礎是資金的支持，但是從發展實際上看，高校檔案信息化管理缺乏必要的資金投入。同時，受思想觀念的影響，高校管理人員將高校發展資金大多用于科研，對檔案信息化管理沒有予以足夠的重視。有些高校檔案管理人員的政治、經濟待遇低，在這種情況下，高校檔案信息化管理很難留住人才，導致檔案信息化管理人才的流動性較大，不利于高校檔案信息化管理的長遠發展。

（五）高校檔案信息化管理受網絡安全影響大

網絡安全問題也是高校檔案信息化管理有效進行的重要影響因素，但是，現階段高校檔案信息化管理存在較為嚴重的網絡安全問題。

四、高校檔案管理信息化建設的策略分析

（一）樹立全新的高校檔案管理理念，加強高校檔案管理的信息化建設

首先，高校有關部門要進一步加強對檔案管理信息化的重視，加大對檔案管理工作的積極宣傳，營造良好的檔案管理氛圍。其次，高校檔案信息化管理的實現不能漫無目的地進行，需要了解高校發展現狀檔案實際情況，清楚高校檔案信息化建設的重點和基本內容。最后，高校檔案信息化管理要加快對管理方式、管理內容的創新，還要為高校檔案信息化管理創造良好的環境氛圍。

（二）高校檔案管理信息化建設平臺建設要具有充分的資金

第一，加強計算機管理系統的發展。首先，高校檔案信息化管理發展需要完善計算機系統的支持，在該系統中要基本包括掃描儀、數碼攝像機、音頻設備、打印機、服務器中樞、通信設備等，并在硬件設備發展的基礎上配合使用一些軟件，從而為高校檔案信息化管理提供技術上的支持。第二，依照信息化檔案管理平臺要求進行檔案管理。首先，計算機編碼的形式需要和終端計算機的軟件系統相對應，高校原始檔案信息及其電子檔案目錄需要在一定規則指導下進行一對一的編制。其次，硬件設備要實現模塊化的發展，從而降低檔案管理設備故障發生的幾率。最后，電子檔案存儲備份系統需要和主機系統分開設置。

（三）提升高校檔案管理人員的素質

首先，高校檔案信息化管理工作人員需要提升對檔案信息化管理的責任意識。其次，提升高校檔案信息化管理人員的計算機操作能力以及對檔案的處理、分析能力。再次，要定期對高校檔案管理人員組織培訓，加強對高校檔案信息化管理人員的定期考核，在考核的進行中完善高校檔案管理人才隊伍結構，拓展他們的知識。最后，高校檔案館要積極參與檔案信息化管理工作中，形成一種自我發展、自我約束的高校檔案管理機制，建立質量管理和目標責任管理機制，提升檔案信息化管理人員的工作熱情。

（四）加強對高校檔案信息化管理的資金投入

第一，將檔案信息化管理發展成為高校信息化工程發展中的重要內容，通過對學校發展資金的合理分配保證高校檔案信息化管理的科學、有序發展。第二，高校領導需要對檔案信息化管理工作人員予以合理的工資待遇和政治待遇，從而加強高校檔案管理信息化工作人員對學校的歸屬感，減少人員流動，保證高校檔案信息化的健康、高效發展。

（五）保證檔案管理制度的科學有效

高校檔案信息化管理的發展離不開完善檔案管理制度的支持，高校檔案管理制度的形成能夠為檔案的科學化管理提供有效的支持，規范高校檔案管理發展，保證檔案信息資源的及時共享。另外，高校管理人員還可以根據檔案管理工作發展實際制定出具有可行性的員工激勵機制，通過薪資和職稱獎勵促進檔案管理工作人員工作效率的提升。

五、結束語

綜上所述，高校檔案信息化管理是新時代下高校檔案管理工作發展的一宗必然趨勢，對促進高校管理的全面發展具有重要的意義。為此需要高校有關人員在遵循本校特色發展管理規律的基礎上，充分發揮檔案信息化管理對高校檔案管理工作的積極促進作用，進而不斷促進檔案信息化工作發展。

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中圖分類號：G271

文獻標志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）13-0161-02

作者簡介：李永戰（1973，02-），男，漢族，籍貫：湖南洞口，單位：邵陽廣播電視大學。

Abstract：With the continuous progress of the society，computer network has gone deeply into various industries. Archives management in colleges and universities has gradually adopted the management information，this transformation can adapt to the requirements of modern society，to remedy the defects of the original file management work，improve the efficiency of archives management incolleges and universities.Based on the exposition of the connotation and significance of the information management platform in the university archives，the paper analyzes the problems existing in the information management platform in the university archives the present stage university archives information management analysis，proposed，archives information management platform construction effectively.

Keywords：colleges and universities；archives；information management；platform construction