現代大學辦公自動化系統的設計

湖北大學 肖 述

?

現代大學辦公自動化系統的設計

湖北大學 肖 述

摘要：本文通過介紹山東省幾個現代大學辦公自動化系統（簡稱OA系統）的建設情況，闡述學校OA系統建設的優勢及問題所在。本文結合學校的實際情況，提出兩種不同的方案，研究方案實施的可行性，為其他建立現代大學辦公自動化系統的學校提供一定的參考。

關鍵詞：OA 辦公自動化 現代大學

建設辦公自動化系統能夠為學校建立開放的、高效的、網絡化辦公、科研與教學新環境，為學校內部管理和外部交流提供傳播、處理基本信息的平臺，為學校門戶的建設與整合，打造信息化、數字化校園積累有益經驗，打下堅實基礎。

一、兩所學校OA系統情況介紹

1.泰山學院OA系統基本情況

泰山學院從2002年開始使用OA系統，系統包含代辦事宜、快速辦理、工作日志、每周會議、公告通知、發文管理、請示報告、信息報送、收文管理、公務接待、信訪管理、領導日程、會議紀要、工作督辦、通訊錄、學校簡報、規章制度、統計公報、檔案查詢、短信提醒等功能模塊。

泰山學院已實現文件、會議、檔案、信息共享、資源預約等方面的網絡化管理，實現了公文管理與檔案館系統的對接。這就大大節省了人力、物力，提高了工作效率。該校辦公系統最大的特點是其綜合統計月報的系統功能，學校各方面數據都能夠實現按月統計。

泰山學院在OA系統使用中存在的一些問題：

（1）系統因開發較早，仍采用c/s構架（即需要在客戶終端安裝客戶端軟件），這就限制了系統實現移動辦公的功能。

（2）收文沒有實現無紙化流轉，發文仍是紙質流程與OA系統雙軌并行，只在最后定稿時在系統中存檔發放。

（3）用戶在系統中利用快速辦理功能大批量發放廣告信息，造成服務器壓力過大，系統速度變慢。

2.煙臺大學OA系統基本情況

煙臺大學新的OA系統自2012年2月正式投入使用，系統包含公文管理子系統、會議管理子系統、事務管理子系統、個人辦公子系統、公共服務子系統等五個子系統。

煙臺大學已實現文件、會議、檔案、信息共享等方面的網絡化管理。該校辦公系統運行兩月以來，工作人員每半個月匯總一次運行情況，對各類數據進行統計并上報校領導。

校領導在系統推廣方面作用明顯。目前，校級領導已經不接受紙質文件，簽批全部在OA系統上進行。該系統具有用手機上網簽批的功能。

煙臺大學在OA系統使用中存在的一些問題：

（1）系統不能整合外部郵箱系統，本身的郵箱系統也并不完善。

（2）因該校無檔案館，文件存檔并未建立檔案系統。

二、軟件企業OA系統展示

1.北京希爾信息技術有限公司

北京希爾信息技術有限公司成立于2002年，是一家專業提供數字校園軟件產品和服務的高新技術企業。公司由海外歸國留學人員創辦，總部位于中關村軟件園，在山東設有分公司。經過多年快速、穩健的發展，該公司已成為國內領先的為學校提供應用解決方案、軟件產品及服務的提供商。公司擁有公共基礎平臺、學生綜合服務管理系統、教工綜合管理應用軟件、研究生綜合教育管理系統等自有知識產權軟件幾十款，覆蓋學生和教職工的教學、科研、辦公、管理、服務、生活等全方位業務。截至目前，該公司已成功建設實施國內50多所知名高校的數字校園工程，包括中山大學、北京師范大學、哈爾濱工業大學、首都醫科大學、中國地質大學（北京）、北京航空航天大學等。

北京希爾信息技術有限公司OA系統的優勢在于，該公司專注于校園數字化領域，系統的開發、設計、流程等方面均與高校實際情況有較高的契合度。該公司系統的缺點在于，系統的靈活性不高，開放性不強，無法適應學校信息化發展要求的可能性大。

2.點易通科技有限公司

點易通科技有限公司成立于2009年，主要從事計算機軟件開發與銷售、計算機新技術咨詢與服務、互聯網信息服務等工作。該公司已實現與中國兵器工業信息中心的全面合作。

目前，點易通科技有限公司已經成功與山東成套招標有限公司、湖北揚子江連鎖酒店、山東神丹健康食品有限公司、中國化學工程第六建設有限公司等六十多家單位簽約，實施通達的網絡辦公系統。

點易通科技有限公司OA系統的優勢在于，系統靈活性較高，能夠更好適應學校未來發展的需求。缺點在于，系統設計開發更側重于企業日常管理流程，高校運用該系統需要根據高校日常管理模式進行二次開發，系統的上手難度相對較高。

三、學校建設OA系統的兩種方案

借鑒上述兩校OA系統的建設歷程與使用情況，結合學校實際，學校建設OA系統有以下兩種方案可供選擇：

1.以建立OA系統為契機，先將學校門戶建立起來。借鑒中南財經政法大學的做法，統一數據標準，規范數據采集，將學校現有的各子系統逐步整合進學校門戶之中。

2.只建設OA系統，完成以公文流轉為主要功能的辦公自動化系統建設。

四、意見與建議

上述兩種方案均有各自的優缺點。

1.方案一

優點：市場價格初期投入較低，并能為今后的學校門戶建設奠定基礎。

缺點：首先，該方案不能很好地解決整合各子系統的兼容性問題，若現階段整合好，門戶后期升級仍可能存在子系統與門戶間的兼容性問題；其次，整合子系統成本較高，有些子系統無法整合則需要重新購買匹配的子系統，預計將全校所有子系統整合進門戶，其市場價格會比較高。

2.方案二

優點：市場價格在兩種方案之中最低。

缺點：為建設“數字高校”的目標，該方案今后仍需要解決門戶建設以及與子系統兼容等問題。由于現今各子系統的信息庫標準無法統一，子系統建設的越多今后兼容整合的難度越大。隨著物價的上漲，各類成本會越來越高，尤其是系統建設與整合成本。為滿足學校信息化、數字化的要求，在可預見的將來學校會付出更多。

綜上所述，筆者建議采用方案二，此次以建立OA系統。首先，建立學校門戶，整合學校現有的一卡通系統、人力資源管理系統、檔案館系統等三個子系統，實現學校門戶上的OA系統、一卡通系統、人力資源管理系統、檔案館系統等四個子系統的單點登錄。在今后幾年內，逐步將學校其他系統，如教務系統、財務系統、迎新系統、就業系統、本科生系統、研究生系統、圖書館系統、宿管系統等整合至門戶之中，最終完成學校門戶建設，實現“數字高校”的最終目標。

參考文獻：

［1］洪 毅，王長勝.中國電子政務發展報告（2011）［M］.北京：社會科學文獻出版社，2011

［2］岳雪峰.大慶工程公司OA系統的設計與實現［D］.吉林大學，2011

文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-04-0241