提高地方院校教學(xué)秘書工作效率之初探
——以湖南人文科技學(xué)院為例

王鳳姣，唐慶

(湖南人文科技學(xué)院 a數(shù)學(xué)系;b體育系，湖南 婁底 417000)

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提高地方院校教學(xué)秘書工作效率之初探
——以湖南人文科技學(xué)院為例

王鳳姣a，唐慶b

(湖南人文科技學(xué)院 a數(shù)學(xué)系;b體育系，湖南 婁底 417000)

摘要：教學(xué)秘書是教務(wù)管理工作的神經(jīng)中樞，是密切聯(lián)系“教”與“學(xué)”的中心紐扣，教學(xué)管理是高校教學(xué)的重要環(huán)節(jié)，在轉(zhuǎn)型發(fā)展的形勢下，教學(xué)秘書必須與時俱進(jìn)，深入教學(xué)管理洪流，在工作實踐中逐步歷練為應(yīng)用型、綜合型管理人員，主動適應(yīng)新時期高校教育事業(yè)改革的步伐，以便更好地發(fā)揮職能作用和提高教務(wù)管理工作效率。

關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)型期；教學(xué)秘書；教務(wù)管理；工作效率

教學(xué)秘書是高校教務(wù)管理隊伍中的重要組成部分，在學(xué)校二級行政和教務(wù)處雙重領(lǐng)導(dǎo)下，起著上傳下達(dá)的橋梁作用，教務(wù)工作更是不容馬虎。但由于教學(xué)秘書工作壓力大、自我價值得不到體現(xiàn)、工作成就感低等原因致使教學(xué)秘書在實踐工作中出現(xiàn)了職業(yè)倦怠現(xiàn)象[1]，使得工作效率大打折扣。目前，雖然很多學(xué)者對高校教學(xué)秘書職業(yè)倦怠的成因及如何提高其工作效率進(jìn)行了分析與研究[2-6]。

隨著高等教育教學(xué)改革洪流的襲來，以及新時期轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要，教學(xué)管理已逐步走向現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化。我國教育改革正處于關(guān)鍵時期，2014年2月國務(wù)院召開常務(wù)會議，部署加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育，其中特別提到“引導(dǎo)一批普通本科高校向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型”的議題。支持地方高校融入地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，培養(yǎng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級急需人才，探索解決高校畢業(yè)生就業(yè)難和企業(yè)高層次技術(shù)技能人才緊缺的結(jié)構(gòu)性矛盾，形成適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求的合理人才結(jié)構(gòu)。因此，在轉(zhuǎn)型背景下如何提高地方院校教學(xué)秘書的工作效率是一個非常值得思考的問題。筆者在高校從事教學(xué)秘書管理工作，積累了一些經(jīng)驗，也形成了一些見解和思考，高校轉(zhuǎn)型命題的提出，對教學(xué)秘書的工作方式，對加強(qiáng)高校教務(wù)管理也提出了新的挑戰(zhàn)。因此，教學(xué)秘書工作必須打破傳統(tǒng)的思維方式，與時俱進(jìn)，樹立符合時代特征的工作理念，主動適應(yīng)高等教育的改革和發(fā)展。

1教務(wù)管理工作遇到的瓶頸

1.1教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀與“轉(zhuǎn)定位”的矛盾沖突

轉(zhuǎn)定位即對地方本科院校人才培養(yǎng)的定位，我校人才培養(yǎng)定位為：是一所培養(yǎng)應(yīng)用型人才為主、開展應(yīng)用科學(xué)研究和技術(shù)轉(zhuǎn)化、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的地方本科高校，“院系有特色，專業(yè)有特點”使得學(xué)校有著明確的專業(yè)人才培養(yǎng)方向。站在教務(wù)管理的角度，教學(xué)秘書是一種綜合性的復(fù)合型人才，需要從業(yè)者具備較高的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)，較強(qiáng)的人際交往能力、溝通能力，熟練掌握計算機(jī)辦公軟件，處理文字資料的能力等，因此發(fā)展轉(zhuǎn)型將對教學(xué)秘書的學(xué)歷和專業(yè)背景要求較之轉(zhuǎn)型前要更上一層樓，筆者對本院教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀開展了調(diào)查。

調(diào)查顯示：我校院系單位共14個，在崗教學(xué)秘書共25人，其中4個系部缺編，5名教學(xué)秘書是“過渡性工作者”，臨時接替短期的教務(wù)工作，有11個系部教學(xué)秘書年齡在40歲以上，進(jìn)入了工作倦怠期，教學(xué)秘書中研究生學(xué)歷占總?cè)藬?shù)的20%，本科占72%，本科以下占8%，專業(yè)不對口占78%。地方院校有著明確的專業(yè)發(fā)展方向，日常教務(wù)管理工作不可避免地涉及到專業(yè)知識領(lǐng)域，而相當(dāng)多的教學(xué)秘書在專業(yè)知識背景和學(xué)歷層次方面存在著一定程度的欠缺，教學(xué)秘書人員流動性大，工作積極性不高，這些“不良之癥”直接影響了教務(wù)管理工作效率。

1.2教學(xué)管理系統(tǒng)功能的局限性與“轉(zhuǎn)路徑”的矛盾沖突

轉(zhuǎn)路徑主要從專業(yè)建設(shè)、培養(yǎng)方案、課程調(diào)整入手，課程是專業(yè)的基本元素，專業(yè)的人才培養(yǎng)功能是通過課程實現(xiàn)的，在地方高校，最好的設(shè)備不在學(xué)校，在企業(yè)；最好的工藝不在學(xué)校，在企業(yè)；最好的技術(shù)不在學(xué)校，在企業(yè)。因此產(chǎn)學(xué)研這塊蛋糕在課程體系中所占分量將會越來越大。發(fā)展轉(zhuǎn)型務(wù)必要與學(xué)校的專業(yè)建設(shè)緊密銜接，目前培養(yǎng)方式的改革跟不上人才市場需求，不少專業(yè)課程內(nèi)容長期沒有更新。

辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化已成為教務(wù)管理的必然要求，教學(xué)秘書有很多工作都是通過教務(wù)管理系統(tǒng)來銜接的，日常教學(xué)管理工作，如專業(yè)計劃調(diào)整、教師任務(wù)落實、課表編排、老師調(diào)課、學(xué)生成績錄入、補(bǔ)考名單生成、學(xué)生學(xué)籍管理等。

但在實際操作中，教學(xué)管理平臺已無法滿足教學(xué)秘書高強(qiáng)度、快速度的工作節(jié)奏，有的公選課、選修課課程信息在教務(wù)系統(tǒng)上無法顯示，系統(tǒng)排課仍會出現(xiàn)時間地點沖突的情況。產(chǎn)學(xué)研合作教學(xué)常常會需要大量機(jī)房做教學(xué)場地，有的專業(yè)具有鮮明的季節(jié)性，這給機(jī)房排課帶來了困難，常常造成“臃腫”局面。

其次，校企合作、專業(yè)見習(xí)、綜合實訓(xùn)、形勢與政策等課程時間沒有一個整體規(guī)劃，通常也是借手工排課穿插在機(jī)房或教室，臨時停課一兩周，由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)通知到相應(yīng)系部班級和任課老師，中斷一兩周教學(xué)常常讓上課中的老師措手不及，打亂了老師的教學(xué)計劃和進(jìn)程，教務(wù)管理系統(tǒng)功能的局限性，也給教學(xué)秘書帶來一些工作上的差錯，從而影響教學(xué)工作進(jìn)度。

1.3教務(wù)管理機(jī)制不健全與“轉(zhuǎn)模式”的矛盾沖突

“轉(zhuǎn)模式”需要有完備的教學(xué)管理制度與績效評價機(jī)制做支撐，由于教學(xué)秘書受院系行政與教務(wù)處雙重領(lǐng)導(dǎo)，很多事情會出現(xiàn)分工與責(zé)任模糊，二級管理體制必須明確系部教學(xué)秘書各自的責(zé)任，責(zé)任分工的盲目性往往造成管理環(huán)節(jié)的脫鉤與互相推諉。

教學(xué)秘書晉升評職稱的幾率甚少，這嚴(yán)重打擊了教學(xué)秘書工作的積極性。大部分教學(xué)秘書干著超額超重的工作，肩負(fù)著超越其職務(wù)范圍的責(zé)任，卻享受不到相關(guān)待遇，導(dǎo)致軍心不穩(wěn)，人員流失嚴(yán)重。

教學(xué)秘書很少接受專業(yè)化的培訓(xùn)，尤其是新入門的教學(xué)秘書，很難在短期內(nèi)適應(yīng)角色，熟悉教務(wù)流程至少需要一年甚至更長的時間，而教務(wù)處一年到頭幾乎從沒有提供過教學(xué)秘書對外交流的機(jī)會，各系部教學(xué)秘書之間交流也甚少，教學(xué)秘書的成長速度比較緩慢。

教學(xué)秘書心理壓力負(fù)荷沉重，職業(yè)性質(zhì)的心理問題不利于教學(xué)秘書成長與發(fā)展，有的教學(xué)秘書長期在崗位上辛苦勞碌，導(dǎo)致身體出現(xiàn)各種各樣的職業(yè)疾病，這也將影響系部教務(wù)工作進(jìn)程。

2破解教務(wù)管理工作瓶頸的途徑與策略

2.1結(jié)合校情，教學(xué)秘書人才引進(jìn)與培養(yǎng)壯大要從實際出發(fā)

一方面，在人才引進(jìn)方面，院校應(yīng)實事求是，結(jié)合校情，調(diào)研各系部教學(xué)秘書的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，并聽取系部教學(xué)主任和教學(xué)秘書的建議，積極尋求最優(yōu)化方案，充分實現(xiàn)教學(xué)秘書專業(yè)對口，并將研究生適量納入教學(xué)秘書隊伍中。

另一方面，在崗的教學(xué)秘書應(yīng)不斷提升管理水平，加強(qiáng)學(xué)歷和業(yè)務(wù)能力的提高，熟練掌握學(xué)校制定的各項規(guī)章制度，系統(tǒng)掌握《教育管理學(xué)》《秘書學(xué)》等相關(guān)知識，熟練運(yùn)用各類計算機(jī)辦公軟件系統(tǒng)。教學(xué)秘書要以深厚的理論知識作基礎(chǔ)，具備相應(yīng)的管理技能和心理素質(zhì)，才能更快速地融入到繁忙冗雜的教務(wù)管理工作中，從而為提高教務(wù)工作效率提供可能。

2.2提高對教務(wù)管理工作重要性的認(rèn)識

教務(wù)管理是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的一項行政工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識教務(wù)管理工作的重要性，在人事、崗位、待遇、評價機(jī)制上提供實質(zhì)性的關(guān)心與支持。在教務(wù)管理人員的配備、使用、培養(yǎng)、晉升、待遇方面制定相應(yīng)的政策措施，使其要安心教務(wù)管理工作，減小人員流動幾率，適當(dāng)增加人員編制，給系部配足編制，緩解教學(xué)秘書工作壓力。

教學(xué)秘書屬于管理崗，學(xué)校應(yīng)充分考慮教學(xué)秘書群體的成長進(jìn)步與晉升，建立健全的教務(wù)管理工作制度，營造公平、公開、公正的競爭舞臺和發(fā)展氛圍，在新教學(xué)秘書上崗前進(jìn)行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)與考核，并配備一名經(jīng)驗豐富的教學(xué)秘書對其進(jìn)行工作上的指導(dǎo)，用以加快新人員快速步入工作門檻，提高教務(wù)管理工作效率。

2.3為教學(xué)秘書創(chuàng)造“對外交流，對內(nèi)對話”的窗口與機(jī)會

教學(xué)秘書由于工作的繁重，沒有太多時間與外界同行進(jìn)行工作交流，因此，院系行政領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極為教學(xué)秘書群體創(chuàng)造“對外交流，對內(nèi)對話”的窗口與機(jī)會?！皩ν饨涣鳌奔礊樽叱鋈ィ訌?qiáng)同級院校之間教學(xué)秘書的交流，拓寬教學(xué)秘書的工作視野，學(xué)習(xí)借鑒外面同等院校教務(wù)管理工作模式，從中受到啟發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗，吸取精華，為人文的教務(wù)管理工作增添光彩。

“對內(nèi)對話”是指本校之間各系部的教學(xué)秘書定期召開座談會，也可以開展形式活潑的聯(lián)誼活動，或者由教務(wù)處組織專業(yè)的教學(xué)秘書培訓(xùn)工作會議，各系部秘書派代表進(jìn)行發(fā)言，積極展開本系正能量的教務(wù)管理工作經(jīng)驗之談，或者提出本系疏忽的、較為棘手的事情，加強(qiáng)各系部教學(xué)秘書工作的交流，有助于總結(jié)得失，矯正錯誤，歸納方法，形成“求同存異”的工作理念，在培訓(xùn)工作中，尤其要注重對教務(wù)管理系統(tǒng)操作的培訓(xùn)。

2.4注重提升自我

2.4.1讓繼續(xù)學(xué)習(xí)成為不斷提高自身能力與知識水平的重要途徑

通過繼續(xù)學(xué)習(xí)，教務(wù)管理人員才能接受新的知識，提高教務(wù)管理技能。高校教務(wù)管理人員應(yīng)在閑暇時間加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，繼續(xù)學(xué)習(xí)高等教育學(xué)科、管理學(xué)科、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等方面的新知識。這樣，才能適應(yīng)信息社會的要求，提高教務(wù)管理的成效[7]。

2.4.2熟練掌握教務(wù)系統(tǒng)程序，實現(xiàn)系統(tǒng)與人工的合璧工作

教務(wù)系統(tǒng)亟待升級，教學(xué)秘書在排課時必須熟練掌握排課系統(tǒng)，要有意識地注意課程性質(zhì)與排課時間地點的有效鏈接。教室地點的安排也應(yīng)與專業(yè)建設(shè)、課程調(diào)整相吻合，專業(yè)必修課的教室應(yīng)盡量考慮安排在多媒體教室為宜，實踐必修課則需要安排在機(jī)房，校企合作、專業(yè)見習(xí)、專業(yè)實習(xí)、綜合實訓(xùn)等課根據(jù)實際情況安排在校內(nèi)機(jī)房或校外企業(yè)。

2.4.3科學(xué)安排期末考試和開學(xué)補(bǔ)考，合理規(guī)劃考務(wù)工作

教學(xué)方法改革還應(yīng)與課程考核方式相配套，課程考核方式應(yīng)根據(jù)課程性質(zhì)來設(shè)定，教學(xué)秘書在組織期末與開學(xué)考務(wù)時，要站在大局高度，合理規(guī)劃考試時間和教室，專業(yè)課考試要避開校企合作和專業(yè)見習(xí)這樣的高峰期，形勢與政策、軍事理論、大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)規(guī)劃課可以靈活實行開卷考試，或者在時間緊湊的情況下，不組織學(xué)生統(tǒng)一考試時間，提前發(fā)放考卷給班級，規(guī)定收卷即可?？荚嚂r間地點的安排不僅是一門技術(shù)，更是一門藝術(shù)工作，安排得當(dāng)巧妙將會促進(jìn)系部工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4.4協(xié)調(diào)系部領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)教學(xué)巡查，形成教學(xué)督導(dǎo)式教務(wù)管理

教學(xué)方法的改革是提高應(yīng)用型人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵?！案呓倘畻l”提出：“要創(chuàng)新教育教學(xué)方法，倡導(dǎo)啟發(fā)式、探究式、討論式、參與式教學(xué)?！毙姓I(lǐng)導(dǎo)每周進(jìn)行教學(xué)巡查之后，教學(xué)秘書可以將發(fā)現(xiàn)的各項情況進(jìn)行匯總，然后匯報給系部領(lǐng)導(dǎo)，再用QQ文字形式反饋到系部教師群、學(xué)生群，并提出教學(xué)建議，引起老師與學(xué)生的反思，督促老師不斷改進(jìn)教學(xué)方式，提高教學(xué)效果。

3結(jié)語

總之，高校教務(wù)管理工作是教學(xué)管理中極其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，教務(wù)秘書的工作質(zhì)量直接影響著高?！敖獭迸c“學(xué)”的質(zhì)量。因此，教務(wù)秘書要提高思想境界，加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，提升自我素質(zhì)與能力，在管理實踐中積累知識與經(jīng)驗，錘煉過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更新教育管理理念，與時俱進(jìn)，在發(fā)展轉(zhuǎn)型的道路上摸索最優(yōu)化工作套路，最大限度發(fā)揮個人的主觀能動性，在轉(zhuǎn)型發(fā)展的進(jìn)程中為高校添磚加瓦，成為新時代信息化、科學(xué)化、高效化的教務(wù)管理者。

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(責(zé)任校對晏小敏)

doi:10.13582/j.cnki.1674-5884.2016.05.035

收稿日期：20151023

基金項目：湖南人文科技學(xué)院教學(xué)改革研究項目(RKJGZ1313)

作者簡介：王鳳姣(1982- )，女，湖南華容人，助理研究員，主要從事高校教學(xué)管理工作研究。

中圖分類號：G645

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-5884(2016)05-0119-03