關于信息時代高校辦公室檔案管理工作的思考

廣西財經學院 肖 琳

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關于信息時代高校辦公室檔案管理工作的思考

廣西財經學院 肖 琳

摘 要：隨著信息時代的到來，高校辦公室檔案管理工作進入了一個新階段，這也為高校行政工作的信息化建設提供了新的契機。信息時代下，高校辦公室檔案管理工作呈現出新的特點，同時也存在諸多問題。高校辦公室檔案管理工作主要存在信息安全意識缺乏、信息管理人員素質不高以及信息檔案管理機制不完善等問題。本文分析信息時代高校辦公室檔案管理工作中存在的不足，并提出高校辦公室檔案管理工作創新的相關對策，以期為高校辦公室檔案管理工作的改革與創新提供有益參考。

關鍵詞：信息時代 高校 辦公室檔案管理 思考

一、信息時代高校辦公室檔案管理工作中存在的不足

1.缺乏信息安全意識

隨著信息時代的到來，高校辦公室的檔案管理工作有了新的工作理念，計算機和多媒體設備在高校辦公室檔案管理工作中的普及和應用為教師創造了新的工作環境。然而，互聯網的普及以及各種新技術的應用也使檔案管理工作存在信息風險，許多重要部門主機經常受到黑客攻擊與侵害。高校辦公室檔案管理工作需要很強的信息安全意識，維護各種檔案資料的安全性。高校辦公室的檔案文件大多是關于學校日常工作方面的內容，多由學校上級主管部門下發，包括管理方針、政策以及法規性文件，還有會議記錄、會議紀要、工作報告、匯報、總結、計劃、通知、信函等。高校辦公室的檔案文件具有重要性、保密性和相對單一性的特點，然而當前高校辦公室檔案管理員多為臨時人員，沒有很強的信息安全意識，接收信息時沒有做好安全保障。除此之外，高校辦公室檔案管理人員因專業性不強，即使具有信息安全意識，但也因能力和水平有限而不知道該采取何種防護措施做好信息安全保障工作，從而造成辦公室檔案管理工作不到位。

2.信息管理人員素質不高

信息時代下計算機和互聯網的普及應用使高校辦公室檔案管理工作水平和質量有了進一步提升，同時也帶來了許多管理方面的問題。信息化的高校辦公室檔案管理工作除了專業的檔案管理知識，更需要工作人員能熟練地運用各種先進工具，具備完善的、現代化的管理方法。因為高校辦公室檔案管理人員除了需要對知識信息、檔案資料進行管理以外，還包括對信息庫、數據庫的管理，進一步提升辦公室檔案管理工作的智能化、科學化和自動化。高校辦公室檔案管理工作中存在的一大問題是，信息管理人員的素質水平未能達到標準要求。高校信息檔案管理中兼職人員較多，工作量大且繁瑣，從而制約了他們提高自身技能和素質，對高校辦公室檔案工作的信息化管理發展不利。

3.信息檔案管理機制不完善

高校辦公室檔案管理工作主要依靠行政部門管理，這樣的組織結構存在嚴重的不合理性，沒有獨立和專門的管理機制和組織負責高校辦公室檔案管理工作，使其信息化的發展受到制約。盡管一些高校設置獨立的組織機構進行辦公室檔案管理，但沒有明確的崗位職責規定，未建立完善的管理機制，組織機構形同虛設，流于形式。信息檔案管理機制不完善，高校辦公室檔案的管理工作經常出現檔案資料的丟失、信息的泄露等現象，主要是由于檔案的收集、保管、借閱以及保密等工作沒有做到位，管理人員沒有嚴格地按照規定執行，對于檔案資料的應用效率和檔案管理工作的信息化都有嚴重影響。

二、高校辦公室檔案管理工作的創新策略

針對信息時代高校辦公室檔案管理工作中存在的問題，高校應積極探索解決問題的途徑和方法，提高高校辦公室檔案管理的信息化水平和檔案資料應用管理效率。因此，加強高校辦公室檔案管理工作的創新成為信息時代背景下高校管理工作所需要研究的重點問題。

1.構建辦公室檔案管理信息化平臺

（1）檔案材料的信息化處理

高校辦公室中的檔案材料主要來源于學校組織的各種日常活動和開展的各種日常工作，這些文件材料通過不同的載體進行保存，具有一定目的性。例如，工作報告、匯報、總結、計劃、通知、信函、講話稿、會議紀要、通訊錄、錄音及視頻資料等，這些文稿和材料具有一定保留價值。檔案資料的信息化處理就是利用先進的技術手段將這些文稿材料通過電子檔案的形式進行保存，建立信息庫或數據庫，使檔案資料形成有結構的、完整的電子系統。將傳統的紙質文件、音像文件以數字化的形式存儲，建立辦公室檔案管理信息數據庫是一項長期且系統的工程，是構建辦公室檔案管理信息化平臺中的關鍵內容。

（2）定義通用接口平臺

我國高校辦公室檔案管理的信息化水平較低，部分高校辦公室工作甚至仍處于半手工的管理模式，計算機技術的應用程度不高。由于許多高校在辦公室檔案管理信息化方面缺乏長遠規劃與建設，沒有進行有效的網絡資源、信息設備的使用。高校各部門之間的辦公軟件相互獨立，沒有統一的借口定義平臺，信息數據冗余，管理人員勞動量增加。因此，高校應將各個部門之間的辦公軟件定義通用接口平臺，對校內辦公室管理進行整體規劃，實現校內行政辦公信息資源共享。高校各部門和單位應積極配合辦公檔案材料的信息化管理建設，不斷提高校園管理的行政職能水平。

（3）建立檔案信息資源管理系統

建立檔案信息資源管理系統是高校構建辦公室檔案管理信息平臺的基礎，將原本紙質、音頻等各種形式的載體通過數字化的方式存儲在網絡平臺中，對于提高高校辦公室檔案管理工作效率具有重要意義。檔案信息資源管理系統能實現管理人員信息資源的智能化檢索，對信息資料進行網絡傳輸，在權限范圍內，管理人員足不出戶就獲得想要的信息資源。高校應提高對建立檔案信息資源管理系統的重視程度，充分認識到實現辦公室檔案管理信息化的迫切性和必要性，加大對檔案管理信息化建設的資金投入，制定切實可行的建設方案，實現校內信息資源共享。

2.提升辦公室檔案管理水平

（1）建立并完善辦公室檔案管理機制

信息時代背景下，高校辦公室檔案管理創新工作首先要做的是建立并完善辦公室檔案管理機制，使高校辦公室行政管理擁有基本的保障機制。只有在統一的標準和規范下，高校辦公室檔案管理工作才能有序進行，提高標準化程度。

信息時代背景下，高校辦公室檔案管理工作信息化建設是我國各高校研究和探討的重點問題，教育部直屬高校檔案工作協會理工一組今日在中南大學就高校檔案工作的信息化建設召開了研討會，出席會議的有同濟大學、西安交通大學以及中國傳媒大學等15所高校辦公室檔案管理工作的相關負責人。高校檔案協會副秘書長、同濟大學檔案館館長朱大章主持本次會議，表達了高校應通過此次研討平臺實現與外省高校的交流與學習，借鑒好的方法和經驗，不斷促進省內高校檔案管理工作的規范化，使檔案管理工作在高校行政工作中的地位進一步提高。高校檔案管理工作須從檔案資源、利用和安全三個體系的建設和信息化建設方面做起，推動高校辦公室檔案管理工作發展。高校應將辦公室檔案管理工作列入高校基礎性工作范疇，切實做好該項工作，提升員工隊伍整體的檔案管理意識，充分發揮行政機構管理職能，將人才隊伍建設納入學校發展計劃中。未來高校的檔案管理工作需以制度建設為先導，以信息化建設為切入點，以資源體系、利用體系和安全體系建設為基礎，搭建信息管理數字平臺，夯實辦公室檔案管理基礎工作，使高校檔案管理工作更加科學化、規范化和標準化。本次會議中，各高校檔案管理負責人就檔案管理隊伍建設和數字化檔案管理等問題進行發言和討論。朱大章副秘書長總結高校的檔案管理工作要與學校的文化建設以及規章制定等核心工作相結合，真正發揮其服務校園的職能和作用。

（2）加強人才隊伍建設

人才是高校行政管理工作中最重要的組成部分，高校在辦公室檔案管理工作的信息化建設創新中必須重視對人才隊伍的建設。高校辦公室檔案管理工作存在的一個普遍現象是辦公室管理人員素質不高，多為非檔案專業和非計算機專業，兼職管理人員人數多，工作積極性較低，沒有工作責任感。高校可以通過加強辦公室管理人員的教育培訓，通過學術討論、交流會，知識講座等活動讓管理工作人員進行學習交流，不斷提高他們的整體素質，改善并優化辦公室檔案管理人員的知識結構，增強他們的責任感和使命感。

加強人才隊伍建設是高校辦公室檔案管理工作創新的核心內容，高校檔案管理工作人員應在工作實踐中不斷思考，提高自身素質，強化辦公室信息安全意識和保密意識，不斷獲取新知識、學習新技能，使自身業務能力和職業素質全面提升，符合信息時代對人才的要求。

總而言之，信息時代背景下，高校辦公室檔案管理工作的創新是高校發展中面臨的重要課題，高校行政工作中的一個重要組成部分，高校辦公室檔案管理工作對高校教學、科研等工作的高效運行具有重要意義。高校應從構建辦公室檔案管理信息化平臺和提升辦公室檔案信息化管理水平這兩方面做起，完成檔案材料的信息化處理、定義通用接口平臺、建立檔案信息資源管理系統、建立并完善辦公室檔案管理機制、建立并完善辦公室檔案管理機制、加強人才隊伍建設，從而使高校的辦公室檔案管理工作提升到新的高度，為學校的發展服務，做出其應有的貢獻。

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文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-01-0080