淺談檔案信息資源的開發利用與整合

苑小丹

摘 要：檔案做為單位的資源庫和第一信息資源，可為單位的建設發展提供有價值的信息資源。從整體和戰略的高度出發，整合單位的這一信息資源，加強檔案資源的開發和利用，是檔案信息資源的價值所在。充分發揮檔案的基本功能，不斷拓展其社會功能，是檔案信息資源開發利用與整合重要創新點。

關鍵詞：檔案；信息資源；開發利用；整合

1 檔案信息資源的開發利用

1.1 檔案信息資源開發利用的主體

檔案信息資源開發利用工作的主體是檔案工作者，他們處于開發利用的主導地位，是決定開發利用工作成敗的關鍵。

1.2 檔案信息資源開發利用的對象

檔案信息資源開發利用的對象是檔案室所藏資料，這些資料是開發利用的物質基礎。包括檔案原件，以及對原件內容進行篩選、加工、轉化而來的各種文獻和資料。

1.3 檔案信息資源開發利用的客體

檔案信息資源開發利用的客體是本單位或社會上檔案信息的使用者，他們即是檔案信息開發利用的受益者，也是開發利用活動的檢驗者。

1.4 檔案信息資源開發利用工作借助的工具和手段

首先，檔案管理者必須借助工具和手段對所提供的信息進行科學加工和處理。其次，管理者必須運用各種檢索工具來準確地選擇、發現、定位使用者所需的信息，及時將信息定向或多向傳遞給使用者。

1.5 檔案信息資源開發利用的任務

檔案信息資源開發利用的任務是檔案管理者把所藏檔案，通過多種渠道和方式進行傳播，使之流動和共享，實現檔案的經濟價值和社會價值。

1.6 檔案信息資源開發利用的目的

檔案信息資源開發利用的目的是最大限度的激活檔案中蘊藏的知識和信息，滿足檔案使用者對檔案信息需求，為經濟社會發展服務。

2 檔案信息資源開發利用的基本原則

2.1 服務原則

檔案信息資源開發利用的實質在于提供檔案信息為社會實踐服務，因此，服務是檔案管理的根本目的和總的指導思想。貫徹服務原則，首先，檔案管理者必須樹立服務的思想，發揮主觀能動性，千方百計地為利用者提供方便。其次，檔案管理者必須明確服務方向，其工作重心應隨著黨和國家工作重心的轉移而轉移，要適應社會多方面對檔案信息利用的需求。

2.2 開放原則

開放原則要求檔案工作者，在遵守國家有關法律法規的前提下，最大限度地解放思想，根據社會需求提供檔案信息，實現資源共享，保障使用者使用檔案的基本權利。檔案信息的開放，符合檔案信息發揮作用的根本規律，是社會發展的必然趨勢，也是檔案管理部門的職責所在。

2.3 法制原則

檔案信息具有一定的機密性，因此，在檔案信息資源開發利用中必須設定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。遵循法制原則，要求檔案工作者在開發利用工作中以法律為準繩，既要做到進一步開放檔案，促進檔案信息的充分合理利用，又要嚴格堅持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。

2.4 效益原則

效益原則，就是檔案在開發利用工作中要講求實效，為社會提供更多有價值的檔案信息。檔案管理部門在實際工作中要強調開發利用工作與效益的統一，不能為開發而開發，而是以它作為實現效益的手段和途徑，創造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發利用工作。

上述四個原則是一個統一的、不可分割的整體。同時，檔案信息資源開發利用的過程，就是檔案資源整合的過程。

3 檔案資源的整合

3.1 檔案資源整合的含義

檔案信息資源整合就是對分散在各系統、各部門和各單位的檔案通過科學分類整理編目和數字化處理，將檔案實體和數字信息及查詢系統資源通過實體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達到檔案的物理資源整合、數據資源整合和查閱利用系統的整合，實現檔案信息資源共享的工作。

3.2 檔案資源整合的理論基礎

整合檔案信息資源的理論依據是全宗理論，就是說一個全宗的檔案不能分散，它是一個有機整體。為了保證檔案全宗的完整性，必須堅持集中統一管理的基本原則，整合檔案資源，維護全宗的完整與安全，還原歷史真實面貌。

4 檔案資源整合的現實意義

4.1 是社會發展的需要

整合檔案資源是檔案管理部門為社會提供利用檔案信息而儲備的物質保證和條件。檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能最大限度地滿足了人們利用檔案信息的需求。

4.2 是檔案部門固本強身的需要

整合檔案資源是檔案管理工作的物質準備，是檔案館固本強身的基礎性工作。檔案資料的整合，一方面只有將分散的檔案資源和現行文件進行集中，才能完善檔案館實現基本功能的基礎條件；另一方面對檔案資源進行優化配備和開發利用，才能變多頭管理為集中管理，變檔案分散為集中，由無序到有序，從紙質到電子；才能變被動為主動，依法向社會開放利用檔案，增強服務功能，提升服務質量。

5 檔案信息資源整合的方法和途徑

5.1 確立整合檔案資源的目標

檔案管理部門要明確檔案管理的主體地位，加大檔案接收、征集力度，將重大改革、重大活動和重點項目檔案文件進行整合，夯實檔案資源基礎；對檔案工作實行有效監管，理順檔案的歸屬與流向，同時，建立檔案信息數據庫，將開放的檔案信息進行數字化加工，上傳到網上，以利在線查詢和辦公專網查閱。

5.2 科學的檔案信息資源整合方法

檔案資源整合是一項專業性很強的工作，必須要有先進的理念、先進的設備和科學方法，才能實現既定的目標。在理念上要堅持“三高”，高起點、高標準、高效率；設備配置“三機”，計算機、復印打印機和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實體整合、檔案數據整合和檔案利用系統整合；傳輸上三個網絡，局域網、辦公專網和英特網；利用上三種方式，檔案可實現現場查閱，辦公專網查閱和網上在線查閱。

6 檔案信息網站的功能

6.1 服務功能

建立檔案網站的主要目的是向社會公眾提供檔案信息服務，使檔案用戶借助于網絡可以實現快速方便的檔案信息查詢，并通過網絡完成檔案信息的傳輸服務。為此，檔案網站應該提供盡可能豐富的檔案信息資源和在線查詢服務。

6.2 宣傳功能

檔案網站的宣傳功能，一方面，可以成為檔案工作、檔案機構和檔案職業形象宣傳的有效工具，可以利用所藏檔案資源進行宣傳；另一方面，通過網上檔案展覽、檔案公布等形式，開展形式多樣的教育活動，發揮檔案網站的宣傳教育功能。

6.3 網上辦事功能

檔案信息服務是公眾單向的從檔案部門接收信息，利用者無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網站還需要在檔案信息服務的基礎上，增加動態咨詢服務，實現網上辦事，達到檔案部門與公眾之間的雙向互動。

6.4 交流功能

通過網上對話、留言板與網上調查、網上投訴、電子信箱等方式，和使用者進行網上互動交流，檔案網站可以充到檔案管理部門與公眾之間交流的信息橋梁。

7 結語

檔案信息資源的開發利用與整合，強化了檔案資源集中統一管理的原則，實現了檔案的完整性，安全性，利用有效性，為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創造了基礎條件，實現了檔案工作由封閉型向開放型轉變，強化了檔案信息的服務功能。檔案資源整合是一項管理體制和服務機制的創新，但也存在著不同程度地對檔案室工作的削弱現象，需要在今后工作中不斷改進完善，實現真正意義上的檔案信息資源的開發利用與整合。