會計檔案的管理現狀及解決措施分析

彭紅梅

摘 要：會計檔案對于總結經濟工作，指導經營管理和事業管理，查驗經濟財務問題防止貪污舞，研究經濟發展的方針戰略都具有重要作用。會計檔案的管理包括會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等整個過程。會計檔案管理是會計工作中不可缺少的一部分，加強會計檔案管理，確保會計檔案安全與完整并加以充分利用是各單位必須引起重視的一項基礎管理工作。本文通過對會計檔案管理現狀進行分析，對其中存在的問題進行針對性解決，以促進今后企業會計檔案管理工作穩定發展。

關鍵詞：會計檔案；管理；作用；加強措施

會計檔案是指單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖標等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

1 會計檔案管理的內容

會計檔案的管理應包括會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等整個過程。由于會計檔案的管理工作是會計工作重要的組成部分，所以必須遵循會計工作的相關管理制度。因為檔案的管理辦法是由國家統一制定的，會計檔案作為檔案管理中的一部分應該依據《辦法》的規定，并結合當地的實際，對會計檔案實行統一領導、分級管理，并負責對各地的下級主管部門進行業務指導，同時對其進行監督和檢查。而那些持有會計檔案資料的單位，則需要對會計檔案的管理負責。通過增強對管理工作的領導，建立起對會計檔案收集、立卷、歸檔等相關的管理制度，從而做到科學化的管理。盡量做到會計檔案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毀損、散失及泄密。

二、會計檔案的管理現狀

（一）忽視收集與管理

當前，我國的會計行業開始意識到要對會計憑證、帳簿、報表等資料要進行妥善保管，因而開始依據國家相關法律規定著手建立檔案，但是像經費的申請報告、財會活動情況的分析等其他和會計工作息息相關的資料卻被忽視，得不到完善的管理。文書的管理部門通常在接到這種文件資料時，都是轉交給財務部門，而又由于財務部門認為這些只是些文書的檔案材料，忽視了對它們收集和管理，最后當領導需要調閱或利用時，卻怎么也找不到。

（二）檔案整理不規范

國家的財政部門及檔案的管理機構都明確做出這樣的規定：財務會計部門每年要依照檔案管理制度將各單位積累的會計材料完整、規范的整理分類入檔。而之前，有很多單位的會計檔案是由財務部門來管理的。所以經常出現整理的不標準、編排編號不科學等問題。而在對活頁的帳簿進行處理時，也是各行其事，處理方式不能完全統一。甚至，有的單位將會計資料用麻袋裝上捆綁好，就丟棄到一邊，常年不過問。這些都對檔案的管理與利用產生了不利的影響，更不能促進實現檔案整理的標準化及規范化。

（三）檔案管理制度不健全

一些單位不按照國家的相關規定，不結合實際建立并完善有關會計檔案管理的各項規章制度。而有些單位則制定了規章制度，卻不能嚴格的照章辦事。不移交過期的會計檔案；不按時鑒定清理到期的檔案；不對應銷毀的檔案進行報批；借閱手續不完備等等。因而造成檔案數量的與日俱增，使有利用價值和沒利用價值的檔案混淆，不僅加大了人力、物力等方面的負擔，還為查找和利用帶來了不便。

（四）財會人員缺少職業道德

會計檔案中，會計信息要以國家法律、法規為依據來進行管理，起著可以作為憑證的作用，并具有法律效力。會計的核算記錄必須真實可靠，如果核算信息不準確，也就失去了會計檔案所起到的真實憑據的作用，從而造成企業利潤的虛漲，財政收入的虛增，國民經濟則會被過度分配，最終影響到國家宏觀調控政策制定的準確性。當前，某些財務會計工作人員，不能堅守工作原則和遵循相關的制度，導致了財務的管理出現混亂。更有缺乏職業道德的從業人員，甚至采取一些不法手段，故意偽造、篡改記錄的憑證、開具假發票、建立假帳等，從中套取現金，謀取私利；也有的通過加大開支，虛列條目，達到偷稅、漏稅的目的。這不僅破壞了我國正常的經濟秩序，也使我國的經濟發展的真實面貌難以體現。

3 加強會計檔案管理的對策

（一）建立健全會計檔案管理制度

會計檔案是會計核算的信息及資料，是重要的會計基礎工作。各單位的領導必須加強對檔案管理工作的重視，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀制度，并由專人負責管理。由于實行會計檔案具有磁性化和不可見的特點，原來的《會計檔案管理辦法》中有關規定沒有包括這方面的內容，因此必須根據會計的特點和《會計檔案管理辦法》的要求，修訂本單位會計檔案管理的制度。對采用計算機打印輸出的書面會計憑證、賬簿、報表應符合國家統一的會計制度的要求，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

（二）會計檔案的整理要規范化、程序化

要重視會計檔案的整理工作，這是會計檔案管理的關鍵性和基礎性工作。會計憑證要由制單人或記賬的專業會計來做，應按月整理，加具封面，封底裝訂成冊。記賬憑證、會計賬簿、會計報表預算、計劃、財務文件是作為文書檔案管理的整理裝訂要參照《會計檔案管理辦法》的規定。要加強人員培訓，提高財會人員電算化的業務能力，逐步完善會計電算化的電子檔案的整理和保管工作。

（三）完善會計檔案管理工作的各項規章制度

實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應根據會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期表、移交時間等建立相應的制度辦法。確保會計檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報帳員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范，交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。

（四）提高業務人員素質

由于財會工作的專業性、政策性非常強，而財會人員又受到商品經濟主導的市場經濟的影響，經受了各種腐蝕和誘惑的考驗。所以，為了維護我國的經濟的正常的發展記錄的完整，會計人員及檔案管理者應該具備良好的職業道德素質。堅持履行自己的職責，堅守黨的原則，并且遵紀守法，規范的執行會計檔案工作的各項制度，做到廉潔與公正。會計人員及檔案管理者，應該不斷提高自身的修養，各級領導更要對其反復進行思想道德、紀津責任等方面的教育，還可以通過將崗位職責的考核與獎懲制度掛鉤，最終促使從業人員的政治思想素質及職業道德修養得到提升。

4 結語

會計檔案管理是財務管理的重要環節，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高。通過加強會計檔案整理、保管和查閱等工作，能夠為生產經營、社會管理、經濟體制改革提供更加優質的服務，促進經濟發展和社會文明進步。

參考文獻

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