關于高校資料室建設的思考與發展

【摘要】高校資料室是高校存放資料的關鍵機構，也是高校中一個比較重要的機構之一。加強高校資料室建設，對于提高高校的管理水平是非常有幫助的。高校資料室是高校圖書資料信息管理的重要組成部分，但是與高校的圖書館又有著很大的區別，高校資料室對于高校的建設非常重要。本文主要分析了高校資料室建設方面存在的一些問題，并對高校資料室的建設和發展提出了一些建議。

【關鍵詞】高校資料室 問題 建設 發展

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）02-0018-02

高校資料室是圖書館一個分支，與圖書館有相似的地方，但是，在管理方法上有一定的不同。圖書館是管理書籍，為教師和學生提供學習的地方，資料室是管理全校所有資料和信息，為高校的建設和發展提供重要數據的機構，因此，資料室也是高校中一個必不可少的機構。但是，近年來我國的不少高校在發展教育教學事業的時候，忽略了其它方面的建設。比如高校的資料室建設方面，做的工作就很少。資料室沒有具體的操作系統，給資料的管理造成不便。下面將對資料室圖書管理的現狀進行概括。

一、資料室圖書管理現狀

（一）資料室沒有具體的操作系統

資料室的管理工作是一項程序簡單，但是做的事項較多的工作，資料室管理員在管理時應該根據具體的系統，對所有的資料和圖書進行編號，然后存放和管理。目前我國有部分高校沒有完整和具體的資料管理系統，資料室的管理工作存在問題。主要的原因是由于高校在發展教育教學建設時，沒能對資料室進行建設，使資料室的工作停滯不前。目前，這部分高校的資料室只能用excel或是word編輯文檔來管理全校的資料，資料室沒有具體的管理系統，存放資料時容易出現重復存放或者是存放遺漏的現象。如果是重要的數據或信息，那將會影響高校的發展。高校的資料室沒有具體的管理系統，是對高校資料和信息的不負責任。

（二）高校資料室管理程序混亂

高校的資料室管理員在管理資料時，由于所有的工作都需要手動完成，在這個過程中難免會出現一些錯誤。比如在給資料編號時，容易重復編寫和錯編，管理員很少檢查編號完畢的資料，就擺放在了資料架上，這樣容易在借閱時出現資料的遺失，數據丟失會對高校的建設造成影響。這主要就是因為高校資料室管理員的管理程序混亂，簡化管理程序，在工作上出現誤差。

（三）高校資料室管理制度不夠嚴明

高校的建設少不了制度作為約束，來監督所有的教師和學生都能夠正常的教學和學習，高校的正常運轉必須要有制度做基礎。高校資料室建設方面也應該有嚴格的管理制度，這樣管理工作才能正常進行。但是，現在部分高校資料管理制度松散，具體表現在教師借閱資料方面。有部分教師在資料室借的參考書或者是一些其它的書籍，借閱的時間太長，久不還書。有的教師需要去外地學習和進修，將借閱的書籍帶走，拖延還書的時間，影響其他教師借閱；還有的教師工作出現調動，對于之前借的書，沒有及時的歸還，使資料室造成圖書遺失現象。這些現象在現在的部分高校都存在，其主要的原因是高校資料室沒有嚴明的管理制度，使得高校的資料室出現這種情況。

二、加強高校資料室建設和發展的建議

（一）制訂具體的管理系統

高校資料室建設方面，首先應該改善的就是高校資料室沒有具體的管理系統這一問題。資料室是高校的重要機構，僅用excel或是word編輯文檔來管理全校的資料，是非常不全面的。高校應該加大對資料室管理的力度，運用一些現代化的技術，為資料室制定出具體的管理系統，對圖書和資料進行有效的管理。按照圖書的編號和性質進行系統錄入，這樣方便管理工作的進行，對于借出的書籍和資料，有一目了然的了解，方便管理的同時，也方便教師借閱。對于教師需要的圖書，進行搜索，這樣能夠快速的看到圖書的情況，搜索之后系統會自動顯示有或者無，非常的方便和快捷[1]。

（二）明確高校資料室的管理程序

高校資料室的管理工作中，對于需要手動編寫完成的大量工作，管理員在工作中出現錯誤非常的正常，但是，對于管理員簡化工作程序的現象，卻應該得到改善。資料室的管理程序混亂，管理工作肯定會出現問題。管理員在對資料編完號之后，應該對所編的號進行仔細的檢查，確認編號無誤，再進行上架擺放，以及管理和維護，這樣能夠減少資料室數據和信息遺失的現象[3]。

（三）嚴明高校資料室的管理制度

沒有規矩不成方圓，高校資料室應該制定出嚴明的管理制度，加強資料室的管理工作。首先應該對資料借閱的時間進行規定，比如借閱資料的時間最長不能超過三個月等這樣的規定。當教師在借閱書籍資料的時候，管理員應該要求教師進行借閱時間和電話的登記，這樣能夠減少圖書遺失的現象，減少數據的丟失。必要時對于一些非常重要的資料且購置價格比較高的書籍，教師在借書時，管理員應該要求教師交納押金，這樣方便管理，提高資料室管理效率[2]。

三、結束語

總而言之，資料管理師高校非常重要的一項工作，高校的資料管理員應該加大管理的力度，提高管理水平。

參考文獻：

[1]陳華.關于高校專業資料室特色建設的思考[J].中國科技投資，2013，30：184+189.

[2]康清群.關于高校二級學院資料室建設和管理的思考[J].科技情報開發與經濟，2015，04：114-115.

[3]蔡敏.關于高校院系資料室文獻特色建設與服務的思考[J].科技信息，2011，09：206.

作者簡介：

關迪（1985.10.3-），女，漢族，長春工業大學初級（資料員），吉林省長春市人，學歷：碩士。