關于高職院校檔案工作存在的問題分析及對策探討

戴蕾

摘 要：在高職院校檔案管理工作中存在著一系列的問題。為了使職業學生的學習、生活信息得到更好的掌握，廣大教育工作者要通過過多種強化措施，提升高職院校檔案管理工作的質量。本文針對高職院校檔案工作的意義、存在的問題及強化策略進行探討，力求結合實際，建立完善的理論體系。

關鍵詞：高職院校 檔案工作 管理策略

隨著時代的發展，高職院校檔案管理工作步入了新的發展局面。學校管理者在機構設置、管理策略、人員配置等方面都進行了強化和升級。這樣的發展趨勢使高職院校檔案管理工作呈現出挑戰和機遇并存的局面。同時，很多院校在檔案管理工作中過于疏忽，存在著一系列的問題。為了使學生的學習、生活信息得到更好的掌握，對高職院校檔案工作的管理和強化迫在眉睫。

一、高職院校檔案管理工作的意義

隨著黨中央對職業教育的關注，職業教育迎來了繁榮發展的局面。狠多職業學院以此為發展契機，大力探索辦學的方法和新思路。從總體上說，檔案工作是一種基礎性和長期性的管理工作。

一方面，檔案管理工作能夠真實而全面的反映職業學生的心理、學習等各項問題，使學生的學習特長、思想弱點得以表露。另一方面，財會、教育、活動等相關檔案反映著高職院校獨特的辦學特色、教育規模、學科特點、發展優勢和交際活動，對提高高校檔案教育工作具有重要的意義。

二、高職院校檔案管理工作的主要問題

在高職院校檔案工作中，檔案工作呈現出不同的發展趨勢，也凸顯出一些主要的問題，具體分析如下：

（1）檔案機構設置不夠完善

高職院校受資金投入等方面的限制，大多數職業院校在機構設置上都不夠完善。很多院校并不具備獨立辦公的檔案機構，甚至沒有專業的負責此類業務能力的管理人員。學生檔案信息管理是職業教育管理中一項常態化的教育內容，而隨著教學規模的擴大，很多職業辦學者都忽略了檔案機構的發展程度，不管是檔案設備還是檔案整理工作，都面臨著超負荷工作的狀態，長此以往，檔案管理人員很難完成自己的本質工作，更談不上對學生檔案信息進行高效率、高標準的信息歸納。

（2）檔案日常管理較為分散

在當前職業教育的發展現狀中，很多教育工作者在檔案管理上都面臨著“傳統化”“落后化”的探究模式，受這些固有想的影響，很多員工都形成了“區域性”的檔案管理。須知學校檔案管理的科學手段就是系統化，這樣才能將教學過程中積累和運用的人事、財會、辦公等材料進行統一的解讀，才能避免分散管理將檔案資料的作用弱化。

而在學生檔案內容中有很多不確切的填寫、涂改行為。有些檔案工作者認為，很多項目繁瑣的檔案信息是無用的，所以隨便交由學生任意填寫。而學生在實際填寫的過程中，因為沒有可以參考的填寫規章，隨意填寫個人信息。以高職學生出生年月為例，有的學生填寫周歲、有的填寫虛歲，很容易造檔案資料的混淆。給檔案管理工作造成不必要的麻煩和困擾。

（3）檔案整理方式趨于單一

隨著時代的推動，很多學校已經認識到了互聯網技術的便利。但是，在職教檔案工作中，仍然有很多檔案管理部門的管理、整理形式較為單一。還不能達到檔案信息化和系統化的技術手段，不能直接反映了檔案工作的具體發展水平。從目前的發展趨勢上分析，高職檔案管理工作能利用計算機完成基礎的存儲工作，實現檔案資源的最佳管理方式。

三、強化高職院校檔案管理工作的具體措施

（1）強化檔案工作者的專業素養

從根本上說，檔案管理人員是直接接觸檔案管理工作的基層群體。工作人員對自身業務素養的提高直接影響著檔案工作的教育成果。因此，建成一支高素質、高結構的檔案人員對于職業院校檔案管理工作至關重要。

因此，管理人員首先要從自身的綜合素養上下足功夫。首先，檔案管理人員要樹立正確的人生觀和價值觀，通過閱讀書刊、學習專業知識等方法，加深檔案管理人員的知識儲備。在工作服務上，確保工作人員按照嚴謹的制作流程來辦理檔案借閱、查詢事務，以嚴謹認真、保密負責的態度持之以恒的做好檔案管理工作。特別是對每件檔案的整理、歸納、存儲工作，不斷提高工作效率，一旦發現問題，及時處理，確保檔案內容及時更新、真實有效。

在檔案隊伍的組建中，高職院校辦學者可以根據學生專業課程的特性來安排檔案信息的處理。通過外出培訓、學術研究、教學機遇等環節，激發檔案工作人員的學習動力。努力建成一支高效的高職院校檔案專業隊伍。

（2）及時核查學生檔案存儲內容

學生檔案是高職院校檔案管理工作的重中之重。為了杜絕檔案工作的“混亂化”和“敷衍化”，在日常教學管理中，檔案管理者要制定嚴密的教學監控。一方面，需要學生填寫檔案室時督促學生準確填寫，并在完成后進行相應的核查，確保檔案信息準確無誤。另一方面，對于檔案管理人員實行定期考核的形式，以他們對學生檔案工作的核查成果作為考核一項內容，督促教師在學生檔案工作匯總堅持對學生、社會的負責態度，防范檔案信息出現差錯。

同時，管理人員還要意識到，檔案資料收集工作是一項基礎性的教育任務，只有針對學生的性格、專業、特長、經歷奠定扎實有效的檔案資料，才能增加對職教學生的教育作用。所以教師要通過舉行檔案圖片展覽、檔案成長記錄演講比賽等形式，激發學生、家長對建檔工作的重視程度，從而形成高質量發展、高標準進行的良好態勢。通過檔案材料梳理，增強檔案人員的責任心和專業水平，不斷完善檔案管理工作的制度。

（3）做好電子檔案信息錄入工作

在傳統的檔案管理工作中，紙質檔案是信息探究的源頭。但是，紙質檔案的保護工作一直是眾多管理者關注的核心問題。以筆者看來，檔案收集、管理工作的未來發展趨勢是電子建檔。因此，在高等職教院校中，學校管理者及檔案教師要加大對檔案現代化建設的管理步伐。當前，很多院校都只是將計算機技術簡單的運用在檔案材料的著錄查詢、搜索上，卻忽視了互聯網檔案管理“云平臺”“云空間”的確立。檔案工作者要在現代化管理的基礎上，實行電子檔案技術的安全性，并聘請相關專家，逐步計算機檔案工作的運行機制。

除此以外，教師還可以通過校園網絡等平臺模式，將學生人事材料、學業成績等信息以科學、保密的方式供學生登錄系統、查詢交流，從根本上滿足學生未來就業的需求，使檔案管理工作真正服務于職業學生高標準就業形勢。

四、總結

綜上所述 ，高職院校檔案管理工作是維護學校發展、學生就業的指導性工作，也是衡量高校管理水平的重要代表，因此，檔案工作管理者要充分滿足學生的就業要求，使高職院校檔案工作能夠更加專業，確保檔案管理工作向著新思想、新環境、新發展進行。

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