關于電子檔案管理的探討

于瑩

摘要：本文筆者根據自身多年的實際工作情況，針對電子欄案的優勢、不足、管理方法方面進行了探討，以期對今后的工作提供幫助與參考。

關鍵詞：電子檔案；優勢；不足；管理方法

l.電子檔案的優勢

1.1存儲空間小，電子檔案的形成能夠節省檔案占用空間

所有電子檔案的儲存形式如磁盤、縮微膠片、光盤都具備了傳播速度快、記錄速度快、容納信息量多、存儲密度大等特點，目與紙質檔案管理方法是類似的。不斷增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間可以不錯地解決此矛盾。

1.2具有多種表現形式

影像、聲音、圖形、文字等多種媒體信息都能夠相互搭配或單獨成電子檔案的內容，這就導致了電子檔案的多媒體集成性，讓電子檔案比紙質檔案更加生動、形象、全面。

1.3操作方便，復制時不容易丟失信息

形成檔案之前的電子文件，其改、刪、增等都很方便，且改后無痕跡，確保檔案頁面的整潔。且電子檔案具有高度的標準性，讓對電子檔案的檢索非常便捷。縮微品拷貝或紙質文件復制一般可發生畸變、信息丟失、清晰度下降等問題，可電子檔案的復制，因為是數字化的信息處理，無此類問題出現。

1.4傳遞快捷、實現資源共享

紙質檔案只能在某地、某時讓可以接觸到它的人閱讀，可電子檔案因為其處理環境是網絡技術和計算機，故無此限制。

1.5電子檔案的出現能夠增加檔案管理工作效率

電子檔案的出現，讓計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得非常充分。工作人員可經過基礎的操作進行利用和查詢，從以前的手工查詢和編目及復雜的編研信息收集等方面的工作中走出來，這必將促進檔案事業的發展，讓檔案管理邁入一個新階段。

2.電子檔案存在的不足

2.1傳統的紙質只要形成，原件中所包含的形式和內容不再出現變化，只要做好保管，就可確保檔案的真實性和原始性。可電子文件建立在高科技的條件上，其形式和內容是相對獨立的，不但內容易于變化刪改，且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的載體特征、形式和內容確定電子文件的真實性、原始性以及是否完整等。

2.2原始性問題。電子檔案的原始性較難確認和判斷。

2.3真實性問題

電子檔案容易失真。如把紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程略有失誤就會造成檔案信息丟失：電子檔案能被進行復制，還可被更改后無痕跡：電子檔案的真實性問題至始至終將會存在.確保它的真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的機會和概率遠高于紙質檔案。

2.4完整性問題

電子檔案、電子文件內容的完整性較難確保。電子文件有多種儲存方式，結構復雜，極易導致信息的丟失；電子文件一般處于流動狀態，如不馬上捕獲，就將造成信息損失：電子文件的背景信息在文件被處理的過程中被持續疊加，而且存儲分散、形式多樣，容易丟失，通常造成電子文件所得來源不明。

2.5安全性問題

由于電子數據的易更改性使得非法操作非常的方便，用戶按照利益需求以及“黑客”攻擊而隋意取舍直至修改信息，都會讓電子檔案的安全受到影響。

另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供使用，在載體上讀取那些過時的技術記錄與信息內容，這就要保管、廣泛收集過時技術全套軟硬件，還務必保管操作這些過時技術的一些技能，還有維護和老化問題，耗費較大。

3.電子檔案日常管理方法

3.1建立檔案利用制度

在日常生活中子檔案使用時必須設立審批制度，相關部門使用和查閱相關人員檔案時必須使用檔案部門相關網絡技術進行管理，并且取得相關部門同意方可查閱，這樣才可確保電子檔案的私密性，確保電子檔案的及時更新，進而讓電子檔案使用者可以獲得人員最新信息。

3.2規范檔案利用方式

在日常使用過程中電子檔案必須按照使用者實際情況而定，且按照電子檔案內容進行有效的管理。運用網絡方式提供使用時，有密級的信息內容必須進行加密處理，并對所使用的密碼應進行不定期或定期的更改，避免因為誤操作所帶來的無法挽回的損失。

3.3提高檔案人員的保管意識

電子檔案和紙質檔案相比可以提供多樣化方式，并對技術等依賴性較強，進而導致工作較為復雜。故在日常生活中務必加強對電子檔案的管理，從思想上相關部門應有一個認識，提升對電子檔案管理的重要性認知，并且為電子檔案管理提供技術后盾，確保檔案管理工作的安全性，進而可以確保電子檔案可以被最大限度的使用。

4.電子檔案的規范化管理

應實現信息資源的共享，提高電子檔案的開發利川，故必須增強電子檔案基礎管理。規范檔案管理主要包括登記、整理、歸檔、移交、接收、保管、遷移、查詢借閱、鑒定銷毀、備份恢復等覆蓋案卷全部生命周期的各環節管理。并可以落實對程序各個環節的流轉痕跡進行記錄查詢等操作。可是，現代社會的一大弊端是計算機網絡系統的安全性系數較低，為了確保安全，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，掃描電子文件的電腦必須放置在有監控的檔案室，不可連接外網還應同時結合口令管理、指紋識別、簽章等新技術進行嚴格管理。這樣電子庫資源方可安全有效的得到充分利用。