基于圖書館檔案信息資源的開發利用和整合

關琳琳

摘要：為了進一步促進圖書館事業的發展，加強對檔案資源開發利用與整合這方面工作開展的力度已經有其必要性。本文接下來簡要闡述了此項工作的重要性，并針對現階段對圖書館檔案信息資源開發利用與整合工作造成影響的多種因素進行了探析，最后提出了圖書館檔案信息資源開發利用與整合的有效途徑，以期能給相關人士提供一定的參考。

關鍵詞：圖書館檔案信息資源；開發利用；整合；措施

中圖分類號：G273文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）03-0199-02

圖書館檔案不只是對圖書館自身各個階段發展情況的客觀記錄，更有著很大的信息功能與參考價值。并且對圖書館未來的發展有重大影響與深遠意義。所以，圖書館必須加強對檔案資源信息的收集與整合，最大限度對其進行開發與利用。進一步讓檔案資源的社會價值得以實現，給圖書館事業發展提供重要的動力，讓其更好地為廣大群眾服務。

一、圖書館檔案信息資源開發利用與整合的重要性

圖書館檔案信息資源開發利用與整合，可以為其未來的發展提供眾多實踐依據，具有很強的參考意義。也能為圖書館日常工作提供相關的實踐經驗，讓圖書館能夠更加全面地考慮其日常工作管理模式與開展情況。而且其資源的開發利用與整合在很大程度上豐富了館內事業發展方面的研究資料，也充實了圖書情報專業發展方面的研究資料。同時也給圖書館對用戶進行研究提供了檔案資料，使其能夠很好地歸納總結，發現其中規律，從而對圖書館新課題申報或研究熱點的認知起到重要的借鑒意義，對圖書館業務不斷革新與進步也有重要的參考作用。

二、影響圖書館檔案信息資源開發利用與整合的因素

（一）檔案意識薄弱，認知不全面

部分圖書館對檔案工作的認知不夠全面，并沒有將其作為基礎工作，對其的整合也不夠徹底。許多工作人員通常就只是保存與移交圖書館的檔案信息資料，對其整合力度不夠強。

（二）缺乏統一管理，制度不完善

對于圖書館的檔案管理工作，現階段大部分圖書館都比較缺乏這方面統一管理的制度，對這方面工作開展的研究與改進力度也比較小。實際工作過程中更是缺少相關行政部門的監管與指導，抑或是這些部門監管力度不夠，監管態度不夠嚴謹。部分需要長遠保存的檔案資料沒有根據相關規定報送進行專業保存，館內沒有形成比較完善統一的管理制度，使得許多檔案發生遺失。

（三）現代化程度低、系統性與完整性缺乏

館內資料來源通常是上級文件與館內業務工作，還尚未形成系統的整體。甚至部分圖書館還存在斷檔或缺檔這類現象，部分需要立檔的也沒有立檔。許多圖書館還沒有立卷，缺少標引、分類等，更沒有對其進行更進一步的加工。保存、檢索等方面對現代化技術的引入還不夠充足。特別是在當今信息化時代的大環境下，館內檔案管理不夠現代化，就無法與社會發展達到一致。許多圖書館在經費缺少的情況下，對這方面的投入比較少，檔案管理方面的多項工作也就出現了技術引入缺乏的問題。

（四）價值鑒定

檔案價值鑒定這方面的專業人員比較缺乏，使得許多圖書館在檔案價值鑒定這方面的工作開展比較困難。使得其具體保存價值難以確定，也就無法準確評估出這些資料的保存年限。造成圖書館對檔案翔實、真偽程度、價值高低方面未能全面顧及。

三、圖書館檔案開發利用與整合的有效途徑

（一）建立并健全檔案系統

想要更加充分地開發并利用圖書館檔案資源，那么增加檔案保存意識也就成為了其基礎保障。增加檔案意識，可以讓相關工作人員與管理人員更加清晰地認知到檔案工作的重要性，進一步促進檔案資源得以全面開發并得到充分利用。

當然，為了方便圖書館檔案資源被更加有效開發與充分利用，一定要科學管理圖書館的檔案資源，準確將各類資源進行分類管理，形成檢索目錄。以此才能更有利于人們查找自己所需要的檔案信息資源。檔案工作也需要明確其分類，嚴格落實檔案的“科學性、一致性、邏輯性”準則，堅持保持檔案的連續性。針對圖書館檔案的資源管理工作，可以選擇使用集散相結合的方式進行。把日常事務性檔案方面的事宜分配給辦公室負責，把業務檔案分配給部門負責，然后定期定時地把全部檔案再移交給相關方面的檔案專員。如此，不但能夠增強所有人員檔案保存方面的意識，讓其認知到檔案保存工作的重要性。還能進一步提升各個部門檔案工作的主動性與積極性，讓圖書館檔案得以更加有效地開發與充分利用。

（二）拓寬資源搜集工作

根據圖書館業務內容與管理流程的整體情況分析，其信息資料基本上可以劃分為日常管理檔案與業務流程檔案。前者包含了規章制度、崗位職責、行為規則、會議記錄等，后者包含了業務文檔、工作日志等。如此也就很好地利用了集中與分散二者相結合的原則。此外，在這些比較常見的文書檔案之外，還存在其他載體的檔案，比如類似于光盤與磁帶這種信息載體，就可以歸納到其他載體檔案之類。所以，應該全面、多方位地挖掘與梳理圖書館檔案信息資源，使館內檔案的完整性與系統性得以有效保障，能夠在開發與整合中發揮出更大作用。

（三）合理利用現代化技術

現階段，許多現代化技術已經被不斷引入圖書館到檔案信息資源管理之中，使得圖書期刊的采訪、典藏與編目等全部實現計算機檢索與管理。因此，現代化技術在館內檔案管理工作方面的合理利用可以在很大程度上增強其工作效率與管理水平。比如說，可以合理增加電子文檔。現階段檔案多是以電子文檔與紙質文檔并存發展的模式為主。因此，在堅持重視紙質文檔收集與整合的同時，加大電子文檔的整理與保存力度，才能提高檔案資源的利用效益。在此過程中，需要注意的是，電子數據長期保存與歸檔方面的問題必須予以優先解決。要不斷引進新的計算機技術，充分將其運用到館內檔案信息資源的管理當中，增強檔案與數據的管理水平，進一步促進檔案資源管理在現代化道路上的發展步伐。最終成功建立起電子檔案數據庫，從而使館內檔案信息資源得以更加徹底的開發，也讓其利用更加方便，使檔案社會價值得以實現。

（四）檔案資源實現共享

由于檔案資源自身具有保密性的特點，使其資源實現共享的道路顯得比較困難。檔案不僅涉及了圖書館業務數據，還涉及到用戶個人信息與工作信息。所以，想要充分開發并利用檔案資源，還需要注意這些信息的保密工作，最大限度降低共享過程中產生的負面影響。網絡的不斷發展，使得信息資源多了許多開發利用的途徑，也多了許多整合途徑。比如，圖書館可以根據檔案資源的性質選擇比較合適的加工方式與制作方式。然后再傳遞到數據庫與圖書館建立的網站中。以此就能夠讓更多的用戶使用到這些信息，并對信息內容進行定期更新與改進，讓更多有需要的用戶能夠瀏覽與使用，從而讓圖書館檔案信息資源被更好地開發利用與整合。

四、圖書館檔案信息資源整合的措施

（一）資源檢索網站

可以讓相關檔案部門組織建立一個檢索網站。比如說，建立館內檔案信息資源檢索網站的內容以其電子檔案目錄為依據，再根據時間、地域等眾多因素逐漸進行整合與生成搜索記錄。與此同時，再創建一個對應的網絡鏈接，讓用戶可以直接通過目錄中心連接數字檔案的信息與資源。

（二）搜索引擎

建立圖書館檔案信息搜索引擎，不但能把讓其分散的資源形成一定程度的集成，還能以此作為一種網絡化信息資源檢索機制。從而給館藏數據庫提供數據與搜索機制。比如，以數據庫、委托代理軟件與搜索引擎組成這個系統，在這之中的自動搜索軟件可以完成相關信息的檢索。再把與之對應的結構儲存到數據庫中進行備用。而委托代理軟件可以給用戶提供幫助，通過界面把數據提供給客戶，讓館內的所有用戶能夠獲取充分的數據源。現階段，國內許多圖書館都開始構建搜索引擎，以此更好地保管信息。搜索引擎可以利用一定的技術對相關檔案信息進行搜索與掃描，讓其進入到多個數據庫之中，供用戶使用。然后再為用戶設置出統一的檢索界面，在該界面中存在多個檢索途徑，等用戶選擇檢索途徑之后，其便能利用代理軟件進行數據庫的分類檢索。這不但能讓多個圖書館網絡檔案信息資源同時搜索得以實現，還能使信息資源得以整合。

五、結語

圖書館作為一個非盈利性的服務部門，檔案管理科學化是一種必然趨勢?，F階段還需要不斷增強相關工作人員的檔案意識，激發其工作的積極性。讓其在檔案信息資源整理與搜集過程中最大限度地發揮自身作用，進一步促進檔案信息資源搜集與整理工作向制度化邁進。從而給廣大用戶提供更加優質的服務，最大程度開發與利用檔案信息資源，讓其社會價值得以更好的實現。

責任編輯：楊國棟