檔案管理學研究的難點述評

譚映月　王淼哲　武澤淼

摘 要：本文通過回顧檔案管理學研究的發展狀況演變，指出并闡述檔案管理學研究中的兩大難點，一是檔案提供利用中的問題，二是檔案管理各環節的定量研究問題，并進一步詳細說明問題的狀況和產生原因，最后結合檔案管理學相關的事例提出解決這些難點的建議和對策。

關鍵詞：檔案管理學；檔案利用；定量研究；難點；對策

1 概念界定

檔案管理學包括檔案的基本概念，檔案工作的組織管理，檔案管理的理論和方法。檔案管理學，“是一門研究文書檔案或歷史檔案的收集、整理、鑒定、統計和利用等諸環節的相互系、工作原則、方式方法和科學管理全過程的科學科目”。檔案管理學是中國檔案學的基本學科之一，是檔案學的“基干體”，對于檔案學而言，檔管理學的重要地位毋庸置疑。

2 檔案管理學研究簡單回溯

（一）創建階段（50年代初至60年代中期）

1.“仿蘇”過程。五十年代末期，正是新中國百業待興之際，舊中國的檔案工作經驗及制度又不適合。在幾乎一片空白的情況下，蘇聯曾多次派檔案專家來我國介紹檔案工作理論和我國檔案事業建設提出許多寶貴意見。因此，我國的檔案管理學研究從一開始便走上了“仿蘇的道路，深深打上了蘇聯檔案工作理論和實踐的烙印。

2.批判繼承過程。1956年，中國人大歷史檔案系翻印了建國前出版的有關檔案學舊著13本以便檔案工作者對舊檔案的歷史遺產“去其糟粕，取其精華”，批判地吸收。

（二）停滯階段（60年代中期至70年代末期）

當檔案管理學的研究進入一個新的發展階段時，文革開始了。十年動亂使我國的檔案管理學研究完全停滯，致使檔案的開發利用至今也跟不上時代發展的需要。

（三）恢復和再發展階段（80年代至今）

1.出現了許多新著。一些勇于探索的檔案工作者，不再滿足于傳統的恢復，大膽引進新思想新概念，采用新的理論，使檔案管理學的研究走出傳統，他們積極撰著。

2.檔案工作逐步實行標準化。1985年，《檔案著錄規則》被正式批準為國家標準，從此文件、案卷都按照標準的格式著錄1987年。《中國檔案分類法》經全國文獻工作標準化技術委員會審議編制出版。

3.歸檔制度法律化。早在1956年，在《國務院關于加強國家檔案工作的決定》中就指出：“各級機關的檔案材料，應該由機關檔案業務機構—檔案室集中管理，不得由承辦單位或個人分散保存。”“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度。”

4.檔案館網初步形成規模。

3 檔案管理學研究的難點

經過廣大檔案學理論工作者和檔案教育工作者的研究以及工作在檔案管理第一線的實際工作者的共同努力，檔案管理學取得了長足的發展。但我們也應清醒地看到，檔案管理學還存在著一些問題，需要細化、完善。要想保持檔案管理學與時俱進，應當著重考慮以下幾個方面。

（一）檔案的提供利用

1.有關檔案利用與公布的法規不完善。

2.檔案開放鑒定滯后制約了利用服務。

3.檔案編研與利用者需求的不對稱。

4.檔案開放利用公布的信息化水平不高。

（二）檔案管理諸環節的定量研究

在檔案收集工作中，根據檔案形成機關對它所產生檔案需要經常查找利用的特點，“檔案館不能過早地收集現行機關的檔案，只有在條件成熟后，即在檔案形成機關不再經常查找利用時，再有計劃地、有步驟地收集需要長期和永久保存的檔案”。這里，“不再經常查找利用”，就涉及到量的分析和限度。檔案形成機關對其形成檔案的利用頻率，隨著時間推移的變化，是應有其固有規律的。探求出這一變化規律的定量描述，對確定檔案室“不再經常查找利用”的檔案文件，需要向檔案館移交的合理期限，是有指導意義的。又比如，隨一著收集工作的不斷進行，檔案館的館藏檔案會有遞增的趨勢。這種遞增的趨勢，因為接收檔案不是年年進行，往往呈現躍遷的狀態。而隨著鑒定工作的開展，對于有的檔案館來說，有一部份檔案被剔出、銷毀，館藏量有逐年呈線性下降的趨勢。這就迫使人們不得不認真研究：檔案館的館藏變化規律，檔案館容量和其它工作，應如何確定其合理的規模，才能與之相適應，正確回答這些問題，也必須進行定量的分析。

這種定量研究就是要用數學的方法對各環節的數量表現進行分析研究，找出它們之間的數量聯系，從而更好地把握它們之間質的聯系，以提高對檔案工作規律性的認識，比較準確地回答和解決檔案工作中的實際問題。

要達到上述目標，定量研究是不可缺少的研究方法。比如，通過對利用者成分的數學分析，對被利用檔案成分的數學分析，對利用效果的數學分析，對檔案工作者自身結構的數學分析等，建立利用工作與基礎工作各環節間數學聯系模型，建立各環節工作與投放的人力、財力、物力之間的數學模型；建立檔案諸環節工作好壞的定量評價等等，尋求最佳工作效率、效益，最佳利用效果。這樣的定量研究，必將大大推動檔案工作，檔案的作用必將得到更充分的發揮，檔案管理工作的水平必將有進一步的提高。

4 突破檔案管理學難點的對策

（一）檔案的提供利用

1.健全檔案開放利用公布的相關法律法規。

2.明晰檔案開放利用公布相關者的權責。

3.加強檔案開放利用的各項基礎性工作。

4.加大檔案開放利用服務宣傳與引導工作

5.提升檔案開放利用服務的信息化水平。

6.培養高水平、專業化的檔案服務團隊。

（二）檔案管理各環節的定量研究

1.進一步加強檔案統計工作。近年來，各級檔案部門開始逐漸重視這一工作。最近，經國務院主管機關批準的《檔案工作基本情況統計年報》已正式頒發，全國各級檔案部門從今年開始實行統一的檔案工作統計制度。對這一重要措施的認真貫徹執行，對推動檔案統計工作，實現檔案學的定量研究，無疑有重要作用。

2.建立完善的檔案學基本概念體系。這是數學方法在《檔案管理學》研究中能否取得成果的必要條件。當前，加強檔案標準的制定工作，顯得尤為迫切。

3.改革檔案教育。在檔案教育中，增加一些數學和系統論、信息論、控制論等基礎知識教育是必要的。培養具有新型知識結構的檔案專業人材，是檔案管理學研究深入一步的關鍵。

4.認真學習和研究鄰近學科，諸如圖書館學、情報學中運用定量分析的成功范例

5.本文強調引用數學方法加強定量研究，并不認為它是萬能的。必須指出，檔案管理學環節間的聯系是錯綜復雜的。它們之間的所有過程和聯系并不是都能用數學形式來描述的。定性分析的方法，以及其它定量研究方法對檔案管理學的研究，同樣都是必要的。

參考文獻

[1]李巖波.檔案管理學研究綜述[J].河南圖書館學刊，1993（1）

[2]陳代榮.加強檔案工作諸環節間的定量研究--對檔案管理學研究的一點看法[J].檔案工作

[3]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].檔案學研究，2010（5）

作者簡介

譚映月（1989-），女，云南大學公共管理學院2014級檔案學在讀碩士研究生，主要研究方向為檔案事業與檔案管理。

王淼哲（1990-），云南大學公共管理學院2014級檔案學在讀碩士研究生。

武澤淼（1990-），云南大學公共管理學院2014級檔案學碩士研究生。