檔案管理學(xué)研究的難點(diǎn)述評

譚映月　王淼哲　武澤淼

摘 要：本文通過回顧檔案管理學(xué)研究的發(fā)展?fàn)顩r演變，指出并闡述檔案管理學(xué)研究中的兩大難點(diǎn)，一是檔案提供利用中的問題，二是檔案管理各環(huán)節(jié)的定量研究問題，并進(jìn)一步詳細(xì)說明問題的狀況和產(chǎn)生原因，最后結(jié)合檔案管理學(xué)相關(guān)的事例提出解決這些難點(diǎn)的建議和對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理學(xué)；檔案利用；定量研究；難點(diǎn)；對策

1 概念界定

檔案管理學(xué)包括檔案的基本概念，檔案工作的組織管理，檔案管理的理論和方法。檔案管理學(xué)，“是一門研究文書檔案或歷史檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等諸環(huán)節(jié)的相互系、工作原則、方式方法和科學(xué)管理全過程的科學(xué)科目”。檔案管理學(xué)是中國檔案學(xué)的基本學(xué)科之一，是檔案學(xué)的“基干體”，對于檔案學(xué)而言，檔管理學(xué)的重要地位毋庸置疑。

2 檔案管理學(xué)研究簡單回溯

（一）創(chuàng)建階段（50年代初至60年代中期）

1.“仿蘇”過程。五十年代末期，正是新中國百業(yè)待興之際，舊中國的檔案工作經(jīng)驗(yàn)及制度又不適合。在幾乎一片空白的情況下，蘇聯(lián)曾多次派檔案專家來我國介紹檔案工作理論和我國檔案事業(yè)建設(shè)提出許多寶貴意見。因此，我國的檔案管理學(xué)研究從一開始便走上了“仿蘇的道路，深深打上了蘇聯(lián)檔案工作理論和實(shí)踐的烙印。

2.批判繼承過程。1956年，中國人大歷史檔案系翻印了建國前出版的有關(guān)檔案學(xué)舊著13本以便檔案工作者對舊檔案的歷史遺產(chǎn)“去其糟粕，取其精華”，批判地吸收。

（二）停滯階段（60年代中期至70年代末期）

當(dāng)檔案管理學(xué)的研究進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段時(shí)，文革開始了。十年動(dòng)亂使我國的檔案管理學(xué)研究完全停滯，致使檔案的開發(fā)利用至今也跟不上時(shí)代發(fā)展的需要。

（三）恢復(fù)和再發(fā)展階段（80年代至今）

1.出現(xiàn)了許多新著。一些勇于探索的檔案工作者，不再滿足于傳統(tǒng)的恢復(fù)，大膽引進(jìn)新思想新概念，采用新的理論，使檔案管理學(xué)的研究走出傳統(tǒng)，他們積極撰著。

2.檔案工作逐步實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。1985年，《檔案著錄規(guī)則》被正式批準(zhǔn)為國家標(biāo)準(zhǔn)，從此文件、案卷都按照標(biāo)準(zhǔn)的格式著錄1987年。《中國檔案分類法》經(jīng)全國文獻(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審議編制出版。

3.歸檔制度法律化。早在1956年，在《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》中就指出：“各級機(jī)關(guān)的檔案材料，應(yīng)該由機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)—檔案室集中管理，不得由承辦單位或個(gè)人分散保存。”“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。”

4.檔案館網(wǎng)初步形成規(guī)模。

3 檔案管理學(xué)研究的難點(diǎn)

經(jīng)過廣大檔案學(xué)理論工作者和檔案教育工作者的研究以及工作在檔案管理第一線的實(shí)際工作者的共同努力，檔案管理學(xué)取得了長足的發(fā)展。但我們也應(yīng)清醒地看到，檔案管理學(xué)還存在著一些問題，需要細(xì)化、完善。要想保持檔案管理學(xué)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)當(dāng)著重考慮以下幾個(gè)方面。

（一）檔案的提供利用

1.有關(guān)檔案利用與公布的法規(guī)不完善。

2.檔案開放鑒定滯后制約了利用服務(wù)。

3.檔案編研與利用者需求的不對稱。

4.檔案開放利用公布的信息化水平不高。

（二）檔案管理諸環(huán)節(jié)的定量研究

在檔案收集工作中，根據(jù)檔案形成機(jī)關(guān)對它所產(chǎn)生檔案需要經(jīng)常查找利用的特點(diǎn)，“檔案館不能過早地收集現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，只有在條件成熟后，即在檔案形成機(jī)關(guān)不再經(jīng)常查找利用時(shí)，再有計(jì)劃地、有步驟地收集需要長期和永久保存的檔案”。這里，“不再經(jīng)常查找利用”，就涉及到量的分析和限度。檔案形成機(jī)關(guān)對其形成檔案的利用頻率，隨著時(shí)間推移的變化，是應(yīng)有其固有規(guī)律的。探求出這一變化規(guī)律的定量描述，對確定檔案室“不再經(jīng)常查找利用”的檔案文件，需要向檔案館移交的合理期限，是有指導(dǎo)意義的。又比如，隨一著收集工作的不斷進(jìn)行，檔案館的館藏檔案會(huì)有遞增的趨勢。這種遞增的趨勢，因?yàn)榻邮諜n案不是年年進(jìn)行，往往呈現(xiàn)躍遷的狀態(tài)。而隨著鑒定工作的開展，對于有的檔案館來說，有一部份檔案被剔出、銷毀，館藏量有逐年呈線性下降的趨勢。這就迫使人們不得不認(rèn)真研究：檔案館的館藏變化規(guī)律，檔案館容量和其它工作，應(yīng)如何確定其合理的規(guī)模，才能與之相適應(yīng)，正確回答這些問題，也必須進(jìn)行定量的分析。

這種定量研究就是要用數(shù)學(xué)的方法對各環(huán)節(jié)的數(shù)量表現(xiàn)進(jìn)行分析研究，找出它們之間的數(shù)量聯(lián)系，從而更好地把握它們之間質(zhì)的聯(lián)系，以提高對檔案工作規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，比較準(zhǔn)確地回答和解決檔案工作中的實(shí)際問題。

要達(dá)到上述目標(biāo)，定量研究是不可缺少的研究方法。比如，通過對利用者成分的數(shù)學(xué)分析，對被利用檔案成分的數(shù)學(xué)分析，對利用效果的數(shù)學(xué)分析，對檔案工作者自身結(jié)構(gòu)的數(shù)學(xué)分析等，建立利用工作與基礎(chǔ)工作各環(huán)節(jié)間數(shù)學(xué)聯(lián)系模型，建立各環(huán)節(jié)工作與投放的人力、財(cái)力、物力之間的數(shù)學(xué)模型；建立檔案諸環(huán)節(jié)工作好壞的定量評價(jià)等等，尋求最佳工作效率、效益，最佳利用效果。這樣的定量研究，必將大大推動(dòng)檔案工作，檔案的作用必將得到更充分的發(fā)揮，檔案管理工作的水平必將有進(jìn)一步的提高。

4 突破檔案管理學(xué)難點(diǎn)的對策

（一）檔案的提供利用

1.健全檔案開放利用公布的相關(guān)法律法規(guī)。

2.明晰檔案開放利用公布相關(guān)者的權(quán)責(zé)。

3.加強(qiáng)檔案開放利用的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

4.加大檔案開放利用服務(wù)宣傳與引導(dǎo)工作

5.提升檔案開放利用服務(wù)的信息化水平。

6.培養(yǎng)高水平、專業(yè)化的檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)。

（二）檔案管理各環(huán)節(jié)的定量研究

1.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作。近年來，各級檔案部門開始逐漸重視這一工作。最近，經(jīng)國務(wù)院主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》已正式頒發(fā)，全國各級檔案部門從今年開始實(shí)行統(tǒng)一的檔案工作統(tǒng)計(jì)制度。對這一重要措施的認(rèn)真貫徹執(zhí)行，對推動(dòng)檔案統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)檔案學(xué)的定量研究，無疑有重要作用。

2.建立完善的檔案學(xué)基本概念體系。這是數(shù)學(xué)方法在《檔案管理學(xué)》研究中能否取得成果的必要條件。當(dāng)前，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，顯得尤為迫切。

3.改革檔案教育。在檔案教育中，增加一些數(shù)學(xué)和系統(tǒng)論、信息論、控制論等基礎(chǔ)知識(shí)教育是必要的。培養(yǎng)具有新型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案專業(yè)人材，是檔案管理學(xué)研究深入一步的關(guān)鍵。

4.認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究鄰近學(xué)科，諸如圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)中運(yùn)用定量分析的成功范例

5.本文強(qiáng)調(diào)引用數(shù)學(xué)方法加強(qiáng)定量研究，并不認(rèn)為它是萬能的。必須指出，檔案管理學(xué)環(huán)節(jié)間的聯(lián)系是錯(cuò)綜復(fù)雜的。它們之間的所有過程和聯(lián)系并不是都能用數(shù)學(xué)形式來描述的。定性分析的方法，以及其它定量研究方法對檔案管理學(xué)的研究，同樣都是必要的。

參考文獻(xiàn)

[1]李巖波.檔案管理學(xué)研究綜述[J].河南圖書館學(xué)刊，1993（1）

[2]陳代榮.加強(qiáng)檔案工作諸環(huán)節(jié)間的定量研究--對檔案管理學(xué)研究的一點(diǎn)看法[J].檔案工作

[3]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].檔案學(xué)研究，2010（5）

作者簡介

譚映月（1989-），女，云南大學(xué)公共管理學(xué)院2014級檔案學(xué)在讀碩士研究生，主要研究方向?yàn)闄n案事業(yè)與檔案管理。

王淼哲（1990-），云南大學(xué)公共管理學(xué)院2014級檔案學(xué)在讀碩士研究生。

武澤淼（1990-），云南大學(xué)公共管理學(xué)院2014級檔案學(xué)碩士研究生。