高校管理中的教學秘書激勵機制研究*——以廣西財經(jīng)學院為例

藍肖麗

廣西財經(jīng)學院，廣西　南寧　530003

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高校管理中的教學秘書激勵機制研究*
——以廣西財經(jīng)學院為例

藍肖麗*

廣西財經(jīng)學院，廣西南寧530003

摘要：從上世紀末開始，我國高等教育由精英式教育向大眾化教育方向轉(zhuǎn)變，在高等教育大眾化階段，教學是學校生存和發(fā)展之本，保證教學質(zhì)量、培養(yǎng)合格人才成為高校核心的工作目標。教學管理工作在整個教學環(huán)節(jié)中起著不可忽視的作用，是保證教學工作正常運轉(zhuǎn)、維護教學秩序穩(wěn)定、提高教學質(zhì)量的基礎(chǔ)性保障工作，是高校管理工作的核心。而教學管理工作第一線的實施主體與中堅力量就是高校中各學院的教學秘書，打造一支專業(yè)化和成熟化的教學秘書隊伍，使教學秘書更好的融入高等教育事業(yè)的發(fā)展，最大限度的發(fā)掘和利用他們的潛力和價值的關(guān)鍵是建立有效的激勵機制，充分調(diào)動他們的積極性和創(chuàng)造性，防止其出現(xiàn)職業(yè)倦怠也成為各大高校急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：高校；教學秘書；激勵；機制

廣西財經(jīng)學院是廣西唯一一所財經(jīng)本科院校，而且是兩地三區(qū)共同辦學，教學秘書在日常教學管理中的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用就顯得更為重要。從2004年發(fā)展成為地方性、教學型全日制普通本科院校以來，教學秘書作為學校一支教學管理的隊伍在在推動整個學校教學管理工作規(guī)范化和科學化、激發(fā)創(chuàng)新和變革、增強高校競爭實力和提高人才培養(yǎng)質(zhì)量等方面發(fā)揮著重要的作用。

一、學校教學秘書激勵機制實施的現(xiàn)狀和存在的問題

(一)學校教學秘書隊伍狀況、職業(yè)與需求特點

目前，學校教學秘書隊伍基本情況是：明秀校區(qū)、相思湖校區(qū)和防城港三個校區(qū)共設(shè)置14個教學院(部)，每個教學院部都配有一名教學秘書，但有些學院教學秘書是由新入專任教師暫時擔任工作一兩年，專任教師轉(zhuǎn)崗后工作另由他人接替，防城港校區(qū)主要由教學部負責整個教學管理工作，有一名教學秘書也由專任教師兼任。在實際工作中很多學院教學秘書得兼顧行政秘書和辦公室的工作，工作量較大，工作強度較高，所學專業(yè)并不與教學管理息息相關(guān)。詳見表2-1，2-2。教學秘書的工作繁雜，工作量不易量化，具有從屬性、服務(wù)性、輔助性的職業(yè)特點。內(nèi)容型激勵理論認為激勵就是不斷滿足需求的過程，從事教學秘書工作的老師也不例外，既有自身發(fā)展的需求，也有成就感和歸屬感的需求。

表2-1　學校教學秘書隊伍基本情況

表2-2　學校教學秘書與其所服務(wù)學生、教師比例

(二)學校教學秘書隊伍激勵機制現(xiàn)狀

激勵機制是使職工在一定的工作崗位上產(chǎn)生責任感、成就感、快樂感的重要前提。學校根據(jù)自身的實際情況，建立了不同的激勵機制，具體如下：

首先，從培養(yǎng)機制方面看，為貫徹落實廣西高等教育強基創(chuàng)優(yōu)計劃，大力實施人才強校戰(zhàn)略，全面加強人才隊伍建設(shè)，學校制定了《廣西財經(jīng)學院師資隊伍建設(shè)系列實施辦法(試行)》，推出了諸如“骨干教師發(fā)展計劃”、“青年教師成長計劃”、“雙師型”教師培養(yǎng)計劃、“創(chuàng)新團隊支持計劃”、“海外研修計劃”等人才培養(yǎng)計劃，但大多都是偏向?qū)Ｈ谓處煹募畲胧扒嗄杲處煼菍W歷進修培訓(xùn)計劃”給教學秘書等管理人員提供了機會，但這些激勵措施在實施的過程中也出現(xiàn)一些不合理的情況，如有教學秘書機會不均、學校利益受損等問題。其次，從薪酬激勵方面看，以美國高校為藍本進行簡單模仿，建立了績效工資制度，不可否認這項制度具有很強的激勵效果，但是教學秘書的工作無法具體量化，很多教學秘書是新入職員工，職稱低，薪酬是根據(jù)自己的行政職位拿的績效分配系數(shù)，系數(shù)偏低，出現(xiàn)干最多的活，拿最低的工資的普遍現(xiàn)象；再次，從環(huán)境及制度方面看，在福利保障與環(huán)境融入機制上存在不足，教學秘書在子女教育及父母贍養(yǎng)方面投入太多精力，不能全身心投入工作。同時，因為教學秘書在整個學校大環(huán)境中處于相對于弱勢的地位，需要的各種資源也常常得不到滿足。總之，有效的激勵體系應(yīng)當是人性化、多層次的，從學校的實際情況來看，學校的教學區(qū)域構(gòu)成多，教學管理工作較復(fù)雜，有效的激勵機制充可以充分調(diào)動教學秘書的主動性、積極性、創(chuàng)造性和工作的熱情，從而不斷提高學校的整體教學管理水平，為高校培養(yǎng)知識結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)基礎(chǔ)扎實以及具有創(chuàng)新精神和較強能力的高素質(zhì)應(yīng)用型專門人才。

(三)學校教學秘書激勵機制實施中普遍存在的問題

首先，人才培養(yǎng)機會不均。學校教學秘書隊伍較年輕，與很多專任教師一樣，都不再是低學歷，多數(shù)是優(yōu)秀本科生或碩士研究生，由于其工作特點，事物繁雜，忙于日常工作，為教師和學生服務(wù)，一旦其離開工作崗位，相關(guān)教學管理環(huán)節(jié)將無法進行，因此很少有機會去培訓(xùn)或者進修，也沒有時間和精力來做科學研究，職稱上不去；其次，薪酬分配不合理。現(xiàn)行的薪酬分配主要以每個教學院部學生與教師構(gòu)成人數(shù)、教師教學工作量為依據(jù)，導(dǎo)致在績效實施過程中各個院部教學秘書雖然做著相同的工作，但是薪酬差異大，同時也導(dǎo)致了教師和教學秘書等教學行政管理人員之間的矛盾。另外，生活保障不足，根據(jù)學校教學秘書隊伍情況來看，女性教學秘書占多數(shù)，很多為剛?cè)肼殕T工，并都處于適婚適育的年齡，住房等都存在問題，很多教學秘書面臨上有老，下有小的狀況，在子女教育及父母贍養(yǎng)方面投入太多精力，不能全身心投入工作。同時，因為教學秘書在整個學校大環(huán)境中處于相對于弱勢的地位，需要的各種資源也常常得不到滿足。

二、學校教學秘書激勵機制存在問題的成因分析

(一)尚未健全信息傳遞機制

由于我校是一個新興本科院校，在辦學的很多方面都還是探索階段，教學秘書的管理工作也不例外。因為信息傳遞不順暢，加上教學秘書個人缺乏積極主動，就會出現(xiàn)人才培養(yǎng)不均的現(xiàn)象。當前的人才培養(yǎng)機制，總是認為教師是學校的教學主體就會偏向其的培養(yǎng)，而接受不到教學秘書等管理人員也急需培養(yǎng)的訊息。根據(jù)馬斯洛需求層次理論，人的需求包括低層次和高層次，教學秘書也不例外，教學秘書通過培訓(xùn)學習來提高辦事效率與協(xié)調(diào)溝通有力，無疑會給整個教學管理工作帶來好處。

(二)尚未完善薪酬激勵機制

在市場經(jīng)濟條件下，實行績效分配制度是一項有力的激勵行動，但在高校中薪酬制度設(shè)計的不合理，不但不會激發(fā)全體人員的積極性，還會激發(fā)教師和教學秘書等教學管理者的矛盾，“蛋糕”的分配既要講究公平性，又要講究差距性，這樣才能達到激勵的效果。在高校的薪酬激勵中還未能找到兩者的相對平衡點，這使得薪酬激勵的作用在弱化。

(三)管理者觀念上未充分重視

由于高校管理者對教學秘書的工作認識不夠，甚至認為這份工作任何人都可以勝任，更重視教師隊伍的建設(shè)，忽略教學秘書的個人職業(yè)發(fā)展，保障機制缺乏，使得教學秘書在子女入學，住房方面等生活問題影響工作，容易產(chǎn)生負面情緒，極大地打擊教學秘書的工作積極性。

三、完善學校教學秘書激勵機制的建議

(一)加快改進教學秘書的培養(yǎng)機制

作為高校教學管理隊伍的重要組成部分，教學秘書崗位對專業(yè)知識和科研能力等方面的要求沒有教師高，但對管理知識和能力、業(yè)務(wù)水平卻有較高要求，應(yīng)通過培訓(xùn)促進教學秘書隊伍的專業(yè)化發(fā)展。為幫助教學秘書掌握相關(guān)知識和技能以滿足崗位要求，就必須對教學秘書隊伍進行定期培訓(xùn)，特別是爭取與其他高校進行交流培養(yǎng)，這樣可以取長補短，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，用不斷豐富的各種技能推動工作，提高工作效率。自信心的提升，有助于減少和避免倦怠情緒的產(chǎn)生和出現(xiàn)頻繁換崗或者轉(zhuǎn)崗的現(xiàn)象。

(二)創(chuàng)建以人為本的環(huán)境

現(xiàn)在我們常說的構(gòu)建和諧社會，實際就是構(gòu)建和諧的生活、工作環(huán)境。環(huán)境影響心態(tài)，心態(tài)決定工作效率。首先要盡量改善工作的硬件環(huán)境，讓工作人員在舒適的環(huán)境中工作，必然會使人心情愉快，始終保持良好的工作狀態(tài)和飽滿的工作熱情。其次合理的發(fā)展規(guī)劃，發(fā)展前景良好的組織，必然有助于凝聚工作人員的上進心，使每位工作人員都真切地感受到學院的發(fā)展前景，全身心地投入到工作之中，這樣必然有助于學院的教學管理質(zhì)量和水平，促進學院可持續(xù)發(fā)展；注重情感關(guān)懷的激勵使其感受集體的溫暖，滿足自己的精神需求；同時建立健全保障制度使家庭負擔得以減輕。

(三)完善教學秘書的職業(yè)晉升制度

對教學秘書職業(yè)制定出合理的晉升制度，是學校緩解教學秘書職業(yè)倦怠有重要途徑之一。高校應(yīng)當根據(jù)自身的特點，明確教學秘書相關(guān)的晉升政策，對教學秘書的職

業(yè)發(fā)展給出明確的指引；教學秘書在職稱上謀求發(fā)展最大的瓶頸是科研，教學秘書是教學管理的第一線，深入了解教學管理工作存在的問題，可以理論與實際相結(jié)合，有利于科研創(chuàng)新，應(yīng)制定針對教學管理人員的科研獎勵辦法與制度，創(chuàng)造環(huán)境調(diào)動積極性。

(四)完善教學秘書的薪酬激勵機制

良好的生活條件和合理的薪酬制度是激勵教學秘書在工作崗位上不斷超越自我的重要物質(zhì)保障。良好的薪酬制度是以完善的績效考核制度為基礎(chǔ)的，學校應(yīng)完善績效考核指標、方法、程序以及考核結(jié)果的運用，避免績效考核流于形式。使教學秘書體會到只要努力就可以獲得激勵，并形成激勵-〉努力->績效->獎勵->滿足并從滿足回饋到努力這樣的良性循環(huán)；教學秘書的薪酬既要體現(xiàn)公平性，又要體現(xiàn)差距性，但不應(yīng)太過于懸殊，因為每位教學秘書所在的教學院部面對的教師和學生的數(shù)量不盡相同，但是無論人數(shù)多少都要完成相同的工作，應(yīng)根據(jù)人力、物力、財力狀況和大概收入平均水平，通過調(diào)整崗位補貼來解決同工不同酬的現(xiàn)象，適當調(diào)整差距；學歷、職稱、工作水平的高低都應(yīng)列入薪酬調(diào)整的范圍，可以激發(fā)教學秘書學習專業(yè)知識的積極性。

四、結(jié)束語

隨著我國高校管理體制的深化改革，要適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下的教育格局，設(shè)計一套科學、公平合理的激勵機制，充分發(fā)揮現(xiàn)有高校教學秘書的潛能、積極性和創(chuàng)造性，已成為高校人力資源管理層的重要任務(wù)。激勵機制的構(gòu)建與完善是一個動態(tài)的過程，并不是一成不變，我們要不斷與時俱進，長期關(guān)注激勵機制的運行與完善，充分調(diào)動教學秘書的主動性、積極性、創(chuàng)造性和工作的熱情，從而不斷提高學校的整體教學管理水平。

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中圖分類號：G647

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)01-0011-03

*作者簡介：藍肖麗(1985-)，女，瑤族，廣西河池人，廣西財經(jīng)學院，助教，碩士研究生學歷，研究方向：行政管理、人力資源管理。

*本文為廣西財經(jīng)學院校級課題研究成果(項目編號：2014B049)。