辦公室工作方法創新的探索與思考

李曄

【摘要】辦公室作為單位行政管理部門，工作職能具有計劃性、綜合性、全局性，也具有突發性、機動性、應急性，工作內容既涉及單位全局的大事要事，也被繁瑣的、細碎地瑣事纏繞。要很好的完成各項任務，必須與時俱進，對辦公室工作的方式方法上進行有益的創新探索。

【關鍵詞】辦公室；創新；工作方法；探索

辦公室作為單位行政管理部門，其職能既具有計劃性、綜合性、全局性，同時更具突發性、機動性、應急性，工作內容既涉及單位全局的大事要事，也被繁瑣的、細碎的日常瑣事纏繞。辦公室人員總是風風火火，十分忙碌，是領導的筆桿子，也是重要活動的策劃者、組織者、接待者，領導思路的踐行者和督導者。

一、工作方法創新的背景

現以陜西省人民醫院辦公室為例，分析辦公室工作現狀。我院現有員工5060人，年門診量140余萬人次，年出院量超過10萬人次，年手術量近5萬例，屬于大型綜合醫院，院辦的工作職責包括：全院各類重要會議的組織、舉辦、記錄、宣傳和督辦；各類大型活動的組織、策劃、舉辦；各類外事活動的策劃、組織、接待、參觀；信息調研、綜合協調；文秘、檔案、外事、網站；交通、通信、聲像、收發、打字；以及領導班子成員臨時交辦的各項動態任務。院辦綜合管理人員6人，其中主任、副主任各1人，網站宣傳、文秘、外聯、檔案各1人。2015年，完成廳級及以上重要領導來院調研10次，各類大型文字材料50余篇，全國同行參觀交流80余次600余人，大型會議40余場，網站編輯上傳文章1800余篇，網站瀏覽量達到300萬。人少、事多、事大、事雜，臨時、機動、緊急、重要，關乎醫院全局。如何完美地完成這大大小小的各項任務是擺在以主任為核心的這個小團隊面前的難題。“十二五”期間，我院在“大眾創業、萬眾創新”的國家大氛圍的影響帶動下，在醫院跨越式發展的良好形勢的推動下，以主任為核心的院辦團隊，緊跟國家衛生工作體制機制創新的同時，對辦公室工作的方式方法上進行了有益的創新探索，解決了工作中面臨的難題。

二、工作方法創新的實踐

本著高效、優質、完美完成各項常態工作和各種動態緊急任務的原則，主任對院辦各崗位人員進行了職能界定、重組和融合，“常態”任務實施計劃目標責任管理，“動態”任務實施無條件協作融合管理，把院辦打造成一支分工協作、高效多能完美結合的團隊。

（一）側重崗位，強調融合。背景：在院辦，崗位較多，每一個崗位都單獨從事不相同、不相關聯的、專業性較強的工作，譬如我院院辦，有文秘崗位、外聯崗位、外事項目管理崗位、檔案管理崗位、網絡宣傳崗位各1人，都需要具備相關的專業知識，工作量較大。除本職崗位上的工作，還有大量臨時性、大型的工作項目，需要每一個人放下手頭本職工作，打破崗位限制，協同作戰。措施：這種情形下，主任要求，每一個人都要精益求精本崗位的工作，力爭做自己崗位領域的專家，做好每一個細節；同時，強調融合發展，即在做自己領域專家、高標準完成本崗位工作的前提下，全力以赴服從院辦大局，大型會議、大型活動、大型文字、大型接待，全辦一盤棋，不分崗位，不分你我，集體上陣，團結協作。效果：院辦的每一個人都鍛煉成獨立的個人是崗位精英，合在一起則一只配合默契、團結高效、召之即來、來之能戰、戰之能勝的團隊。

（二）打破界限，互相替代。背景：按照以往慣例，院辦崗位帶有一定的保密性，例如紀要、網站后臺、檔案，各個崗位一般不“插手”其它崗位。忙閑不一，人浮于事，效率低下，團隊不和諧，大量協同作戰的任務推諉扯皮。措施：為此，根據形勢需要，主任有意識打破以往觀念，突破專人專崗的界限，破除各崗位尤其是保密崗位的神秘性，每一個人員在做好本崗位、全體活動的同時，學習其它崗位技能，各個崗位間在特殊情況下能夠相互替代。效果：一人能從事多崗位工作，實現了一人多能，工作效能大大提高，人雖然少了，但干的事卻更多更好了，團結協作，互相補缺，緊張忙碌，和諧奮進。

（三）與時俱進，改進方法。背景：在辦公室日常事務性工作管理方面，需要消耗大量的時間和人力，而與此相矛盾的是人員不足。以我院開會通知為例，現在僅召開一次中層干部大會就需要通知300人，如果張貼通知可能有很多人看不到，電話通知耗時耗力耗財，且人手不夠。院辦類似的瑣碎事情非常多。措施：與時俱進，積極主動想辦法，改進工作方法，提高工作效率，提升服務品質，充分運用信息化平臺，利用飛信群、QQ群、微信群，利用科室聯絡員制度等等，每一個階段都不斷探索實踐新的思路和方法，在提高工作效率的同時，實現服務質量的提升。效果：快速、省時、省力、省錢，同時能夠增進相互交流、理解和溝通，為很多其它工作的開展起到良好的鋪墊作用。

三、工作方法創新的成效

一是新的工作方法提升了團隊的凝聚力和員工的獲得感，達到了事半功倍、舉重若輕、團結高效的良好效果，為完美且高標準地完成每一項任務目標奠定堅實基礎。二是自院內實施行政處室目標責任考核以來，院辦每年都蟬聯行政考核第一，衛計委信息報送先進單位，院領導班子年度考核滿分，臨床醫技科室評價滿意率99.9%，行政處室評價滿分，成為全院行政處室學習的楷模。 （下轉第26頁）（上接第10頁）

四、工作方法創新的思考

以醫療業務發展為中心的醫院，院辦工作通過不斷改進工作方式方法，提高了辦公室的工作品質，提升院辦工作乃至全院行政管理工作在全院醫護技術人員中認可度。作為辦公室的一員，全程體會了整個過程，我深切地體會到：

（一）與時俱進的創新精神是提升管理品質的動力和源泉。所以不管是何時何地何種工作，緊跟時代步伐，緊跟團隊快速發展的步伐，不斷開動腦筋，嘗試新的工作思路和方法，就能夠完成你認為不可能完成的任務目標，我院院辦在人員數量減少、工作量反而增加的條件下，如果不改進工作方法就無法完成任務，質量更無從談起。

（二）創建良好的處室文化是建成一支能力強大、團結高效、和諧奮進的院辦隊伍的關鍵。院辦主任積極主動打造“嚴格要求、嚴謹作風、積極心態、陽光心態、團結協作、互相補缺、互相包容”“做陽光的人、做原則的事”這樣積極向上、充滿正能量的處室文化，并率先垂范、身體力行，不團結的話不說，不團結、不公平的事不做，以自己陽光的人格魅力影響、重建、塑造處室文化，雖然大家更忙、更累，但更有獲得感、成就感，處室達到了空前的團結、和諧、向上的良好氛圍，精神面貌煥然一新。根據管理學家統計研究結果，一個計時工，只要發揮個人潛力的20%—30%即可保住飯碗，但通過恰當的激勵，這些工人的個人潛力可以發揮出80%—90%，我院辦公室的發展恰恰印證了這一結論。所以，對于院辦的工作，對于重大、繁雜、緊急的各項任務，處室領導不斷建立激發員工積極向上、團結和諧的文化，發揮每一個人最大的潛能，是不斷創新的著眼點和工作重點。