檔案管理的安全保密及信息化管理探討

畢竟　吳言

【摘要】文章針對加強(qiáng)檔管理安全保密和信息化管理的重要性進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施，旨在為檔案管理工作人員以及相關(guān)研究人員提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全保密；信息化管理

現(xiàn)階段，檔案管理工作面臨眾多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足設(shè)計(jì)需求，難以保證檔案的安全性和保密性，如何加強(qiáng)檔案安全保密和信息化管理已經(jīng)成為困擾檔案管理人員的難題。因此，文章針對加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化管理的研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理的重要性分析

檔案管理安全保密工作是以檔案資源為對象，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為手段，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)理論為指導(dǎo)，按照國家檔案行政管理部門以及檔案信息社會管理的實(shí)際需求開展檔案采集、保存、管理、開發(fā)以及利用的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理過程。隨著信息化時(shí)代的到來，加快檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，這樣才能夠充分地利用檔案資源，為國家和社會的發(fā)展提供強(qiáng)勁的動力。但是，檔案信息安全保密工作面臨眾多威脅，給檔案管理工作人員的工作增加了很大的難度，為了充分發(fā)揮檔案管理工作在檔案安全保密、信息化管理中的作用，就應(yīng)該創(chuàng)建檔案信息安全管理體系。同時(shí)，檔案記錄國家及其服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史活動，和一般的信息存在一定的差別，其內(nèi)容可能直接關(guān)系到國家安全、國際機(jī)密等，尤其是政治方面、科技方面、軍事方面以及經(jīng)濟(jì)方面的檔案資料必須進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，一旦不法分子盜竊或者篡改上述信息，將會對國家、社會以及民族等造成無法估計(jì)的損失和巨大的危害，由此可見加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。

二、加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施分析

（一）提高檔案管理工作人員的保密意識。為了提高檔案管理的安全性和保密性，首先應(yīng)該提高檔案管理工作人員的安全保密意識、責(zé)任意識，以此保證檔案管理工作人員能夠?qū)⒏嗟木蜁r(shí)間放在檔案管理安全保密工作上。同時(shí)，單位或者企業(yè)應(yīng)該定期或者不定期地對檔案管理工作人員進(jìn)行檔案資料保密課程以及行業(yè)發(fā)展形勢培訓(xùn)，讓所有的檔案管理工作人員能夠及時(shí)、全面地了解行業(yè)檔案資料安全保密的手段以及新形勢，不斷提高其安全保密意識和技術(shù)水平。此外，還應(yīng)該通過企業(yè)或者單位檔案安全保密水平和檔案管理工作人員薪酬相掛鉤的方式，然后創(chuàng)建科學(xué)的獎懲體系，如果檔案管理工作人員盡職盡責(zé)地做好自身的本職工作，并且檔案管理效果良好，企業(yè)或者單位應(yīng)該給予檔案管理工作人員一定的精神獎勵(lì)或者物質(zhì)獎勵(lì)，相反則給予一定的處罰，這樣能夠充分的激發(fā)所有檔案管理工作人員的主動性，顯著提高檔案管理的安全性、保密性。

（二）創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理安全保密制度。制度是保證檔案管理安全保密工作的重要依據(jù)，但是，由于我國關(guān)于檔案資料安全保密的法律法規(guī)尚不完善，一些不法分子利用法律空隙侵害或者盜竊企業(yè)或者單位的檔案資料，增加了企業(yè)或者單位檔案管理安全保密工作的難度。因此，現(xiàn)階段企業(yè)或者單位的檔案管理工作應(yīng)該不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)或者改造，更多地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案資料的管理，創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案安全保密管理制度，充分發(fā)揮法律法規(guī)的權(quán)威性和強(qiáng)制性，對于惡意刪改或者盜取檔案資料的不法分子進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰。因此，我國應(yīng)該不斷的完善網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)關(guān)于檔案安全保密的法律法規(guī)，進(jìn)而不斷完善檔案管理安全保密制度體系，為檔案管理工作人員加強(qiáng)檔案管理安全保密工作注入一支強(qiáng)心針。

（三）加強(qiáng)檔案傳遞過程中的安全保密管理。檔案資料在傳遞的過程中并不是單個(gè)部門或者企業(yè)獨(dú)立完成的，而是通過眾多部門相互配合協(xié)作完成的。因此，為了保證檔案傳遞過程中的安全保密性，必須做好檔案傳遞過程中的安全保密管理工作，檔案管理工作人員必須將國家與人民的利益放在首位，不斷提高檔案傳遞過程中的安全性和保密性，為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）防寫技術(shù)和加密技術(shù)的應(yīng)用。為了提高檔案資料的安全和保密工作，就必須采取有效的技術(shù)手段，主要包括防寫技術(shù)和加密技術(shù)，對于防寫技術(shù)，該種技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)在于將檔案資料設(shè)置成“只讀”模式，在該種模式下智能通過客戶端對信息進(jìn)行讀取，但是不能夠?qū)n案資料進(jìn)行修改，采用不可逆的技術(shù)進(jìn)行檔案資料的保存，防寫技術(shù)的典型應(yīng)用為一次寫入光盤和只讀光盤，只讀光盤只能進(jìn)行信息的讀出，不能夠進(jìn)行續(xù)寫和刪除信息，一次寫入光盤只能一次寫入，但是能夠進(jìn)行多次讀取；對于加密技術(shù)，檔案信息化管理的核心思想對檔案資料進(jìn)行加密管理，這樣在很大程度上能夠提高檔案資料的安全性，密碼技術(shù)是檔案安全技術(shù)的核心，能夠?qū)n案的資料處于不公開或者保密狀態(tài)，將機(jī)密的資料轉(zhuǎn)化成亂碼進(jìn)行保存，這樣即使檔案資料被盜竊，沒有相應(yīng)的密碼依然破解不了檔案信息，現(xiàn)階段，檔案信息化管理最常采用的加密技術(shù)包括對稱性加密技術(shù)和公鑰密碼算法。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作一直是社會各界廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)，特別是在信息化快速發(fā)展的今天，如何保證檔案資料的安全保密性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，就應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案安全保密管理和信息化管理的重要性，并采用各種有效的措施進(jìn)行加強(qiáng)管理，以此達(dá)到檔案安全、保密管理的最終目標(biāo)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉紅晶，白洪云.基層單位檔案安全保密工作的現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2011（5）：24.

[2]王若璇.宿遷市檔案局部署檔案安全保密檢查工作[J].檔案與建設(shè)，2011（10）：76.

[3]呂瑞芬.檔案保密工作中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2014（6）：77-78.