法制背景下的檔案信息資源開發利用

王軍

【摘要】法制原則是開發利用檔案信息資源工作必須貫徹的重要原則之一，它要求檔案工作者在開發利用工作中以法律為準繩，做好檔案信息的保障工作，又要促進信息的合理利用。

【關鍵詞】法制；檔案信息；開發利用；途徑

在建設中國特色社會主義理論體系當中，法制建設是其重要組成部分之一，因此，進一步依法加強檔案信息資源的管理是當前建設特色社會主義的至關重要的一步。《中華人民共和國檔案法》的頒布，反映了全國人民和檔案管理工作者的共同要求，它將檔案工作納入一個法制階段，有利于加強對檔案的收集管理工作，同時也是更好地保護和利用檔案的一個重要手段。

一、法制背景下檔案信息資源開發利用的現狀

（一）檔案管理制度落后，缺乏創新。傳統的檔案部門往往“為保管而保管，重保管輕利用”，工作流程講究“等、靠、要”，忽視社會效益和經濟效益，這遠遠滿足不了當今時代的發展要求，在這個信息資源大爆炸的現代信息社會，新技術的應用和相關理論學科的發展也會對檔案信息資源的管理產生一定的沖擊，使得檔案工作領域不斷出現一些新的問題，如果再用傳統的管理體系，如閉架借閱等方式，勢必會對檔案工作發展造成一定的阻礙。

（二）檔案信息的安全管理受到威脅。信息的網絡化在給大眾帶來便利的同時，也對檔案的保密工作造成了一定的威脅。從主觀因素上說，檔案管理人員的安全和保密意識不強，在缺乏審查和管理的情況下，就隨意將信息發布到管理網站上，這無形之中增加了檔案信息泄露的可能性。從技術方面來說，電腦病毒的橫行，以及網絡黑客的惡意攻擊，也是造成檔案信息泄露的重要原因。

（三）檔案管理人員素質不合格。檔案工作者業務素質的高低會直接影響到檔案業務指導工作的好壞，進而影響到檔案信息的管理與利用。當前的檔案工作者存在著以下問題：1.檔案工作者的業務素質不高，也就無法高質量地完成有關人員的歸檔、立卷，保證不了檔案信息的質量。2.信息化社會要求檔案管理工作者在基本能力合格的前提下，還要有法制意識和創新思維，需要多方面了解相關理論和知識，部分工作人員觀念落后，開放與創新意識淡薄，也是當前制約檔案管理工作發展的重要原因之一。3.在市場經濟的浪潮下，許多的檔案工作領導者對于工作本身缺乏重視，管理意識薄弱。由于檔案工作受到本身工作形式的制約，往往不會產生較為直接的經濟效益，這就使得一部分的領導者把管理的重點放在了企業的生產經營上，從而忽視了對檔案工作的關注，這確實是當前廣大企業的現狀。

（四）檔案信息質量的薄弱。檔案信息質量是檔案開發利用的前提，而后者又是檢驗、提高檔案信息質量的主要手段，二者是相互聯系，相互依存的關系。使用者要想在關鍵時刻快速、準確地查到所需要的檔案信息，材料的完整齊全是前提。而當前的檔案信息往往也正是這方面比較薄弱，檔案信息簡單。使用者所需要的材料收集不全、有誤甚至是本身就缺乏，給使用者帶來不便和困難，甚至會給公司帶來重大損失。

二、法制背景下檔案信息資源開發的主要內容

（一）提高檔案質量，做好信息整理。檔案的信息收集工作是整個業務工作中的第一步，認真做好檔案信息收集工作，是保證檔案信息質量的基礎。因此，在檔案收集過程中，必須要嚴把質量關，按照放檔范圍和歸檔要求，進行收集和整理，保證收集工作的全面性，信息質量的標準性和信息內容的可靠性，盡最大可能保證信息的真實，同時也方便使用者能夠快速、準確地求得所需要的檔案材料。在檔案接收過程中，要注意制定合理的檔案接收計劃，擴大檔案的收集范圍，避免接收時的“三多三少”現象，即文書檔案多，科技檔案少；政治檔案多，經濟檔案少；宏觀政策多，具體實施少。以不斷豐富館藏為主要內容，建立更加綜合性的檔案館。對于轄區內的一些重大活動，檔案部門應該主動出擊，及時將可靠的檔案信息收入館中，以提高檔案利用的時效性。

檔案工作整理的科學性，將直接影響到檔案作用的有效發揮。要想保證檔案準確、快速地提供利用服務，首先就要科學合理地進行編研工作，對檔案信息進行合理的劃分，標號和庫藏整序，實現有序、系統檔案信息整理，最終充分發揮檔案信息資源的服務和利用。

（二）運用網絡技術，創新服務手段。要加強檔案的宣傳工作，向人們普及檔案知識，幫助人們熟悉檔案部門的館藏內容和檔案的利用方法，強化全社會利用檔案的思想觀念。同時，在宣傳過程中，要注意有重點，有目標，有計劃地進行，建立暢通的信息交流通道，為檔案信息的有效開發和利用創造有力的外界條件。

檔案信息的開發是一項投入多、周期長、見效慢的工程，因此，如果只靠國家有限的投入，是遠遠達不到當前檔案工作的需求的。檔案經費的不足，會直接影響到檔案資源開發利用各項工作的完成，也會影響到檔案工作者的工作積極性。因此，要爭取檔案資源的有效開發利用，就要加大對檔案工作的資金投入，同時，也可以采用“檔案養檔案”的方法，在開發利用的同時，向使用者按一定的比例收取費用，與檔案資源創造的經濟效益掛鉤。在創造出經濟效益和社會效益的前提下，充分發揮檔案信息資源的各項優勢，更好地為社會經濟活動提供各項服務。

建立起高效的多媒體全文數據庫網絡管理系統，是當前檔案信息資源開發的必要手段。通過開展檔案計算機檢索、傳遞和網絡咨詢服務等，可以幫助檔案工作者擺脫繁重的手工勞動，進一步提高檔案信息的傳播速度，使檔案信息資源的開發利用走向科學化、即時化、有效化，以順應社會的發展要求。加強檔案網站建設，利用互聯網為社會公眾提供可公開的檔案信息，以國家檔案館建設的“中國檔案信息網”為主干，逐步形成全國性、分布式的公開檔案信息發布、查詢、利用平臺，提供檔案網絡資源的利用，主動提供自主化的信息服務，最大限度地實現檔案信息資源的社會共享。

（三）推進增值服務，加強設施建設。要努力挖掘檔案信息資源開發利用的深度，加大對其內容的開發研究力度，在利用檔案部門現有的編研人才的基礎之上，征集全社會的力量對編研內容進行多層次、多途徑的開發和創新。同時推進檔案信息產品的專題開發與應用，圍繞國家工作發展思路和人民群眾的切身利益等專題活動，進行檔案信息資源的深度加工，在社會發展的關鍵環節和重要領域，以專題數據庫的形式，為社會主義經濟、文化建設更好地服務。

檔案工作的基礎設施建設，關系到人民群眾能否直接參與到信息資源利用中來。檔案館要為大眾提供便利的公共閱覽場所，配備精確的信息檢索工具，適時開展檔案陳列展覽，對公眾進行普及教育，以確保服務功能的充分發揮。

三、法制背景下檔案信息資源開發的實現途徑

（一）樹立法制觀念，依法利用檔案。檔案工作人員是直接管理檔案的主體，開展“檔案工作法制化”，首先就要從檔案人員開始普及。在當前社會主義市場經濟體制和不斷變化的國際大環境之下，檔案工作人員只有樹立好法制觀念，熟知相關法律知識，才能在工作中避免瀆職或其他違法行為的發生。在當前的檔案工作中，檔案工作者確實存在著一些違法行為，比如為了個人利益買賣檔案信息，將檔案據為己有，拒不歸檔等。因此，檔案工作人員要學習并掌握與檔案工作有關的法律法規，能夠熟練地運用各種方針、政策、章程等來為自己的本職工作服務，用法律知識來武裝自己，做好檔案工作的宣傳普及和貫徹實施工作。做好檔案的普法宣傳工作，有利于檔案資源的開發利用工作向廣度和深度推進，這也是增強大眾法制觀念的一項重要舉措。即使在檔案工作內部，對《檔案法》等相關法規條例熟知的人也是少之又少，更不必說社會其他成員了。因此，檔案法制法規的宣傳普及工作就顯得尤為迫切。檔案部門和相關工作人員要做好檔案法律法規的相關宣傳工作，面向社會，鼓勵社會各界人員了解《檔案法》，以推動之后的貫徹實施。在以身作則的前提下，利用多種傳媒工具和豐富的活動形式，配合宣傳部分開展有效的宣傳活動，幫助更多的人完成從“知法”“守法”到“自覺守法”的認知過程，在全社會樹立良好的檔案法制理念，促進檔案工作法制化的順利開展。

（二）強化監查工作，促進嚴格執法。在檔案工作的過程中，要積極地執行檔案行政監查工作，督促各機關、企業及個人嚴格貫徹落實《檔案法》，這也是檔案工作法制化的重要保障。首先，監查人員本身就要以身作則，嚴格要求自己，一切工作都要依據規章制度來開展，對待違反法律的行為，發現一個，查處一個，絕不姑息。同時，也要注意自身工作能力的提高，高素質的監查工作者要掌握過硬的檔案工作知識和相關的法律知識，這樣在執行過程中才能更有說服力。其次，監查內容要有針對性，大到檔案的管理機制、基礎設施建設等，小到具體的各項工作，如立卷歸檔、保管利用、業務指導等，將監查工作落實到實處。在監查對象上，也要考慮其全面性，不管是檔案的基礎工作部門，還是檔案的行政管理部門，都要一視同仁。為順應發展的要求，要注意發展靈活多樣的監查方式，在時間上可采取定期與不定期的方式，在范圍上可采取專項與普查的方式，或是結合其他的檔案宣傳活動，提高監查工作形式的豐富性。

（三）建立獎懲機制，完善制度建設。在檔案工作過程中，要建立科學的獎懲機制，這對提高檔案工作人員的積極性，促進檔案工作的更好開展，具有重要的現實意義。將檔案的歸檔情況與業務考核直接掛鉤，把各業務單位的年度業績考核目標落實到單位和個人，對待態度認真、工作負責、成績突出的工作人員進行表彰獎勵，給全體工作人員樹立典范，也能起到模范帶頭作用。而那些工作態度不端正，出現失誤的檔案工作人員，也要視情節的輕重給予一定的處罰，這也是對他們的一種警示。

《檔案法》的頒布，使得檔案事業建設有法可依，相對于地方性的檔案法規，它的宏觀性、整體性較強，但在實際的檔案工作過程中，出現的一些局部的、特殊的情況，往往沒有較為具體的解決辦法。這也就造成了一些基層或專業性較強的檔案部門在找不到具有針對性和可操作性的制度規定的情況下，采取行政干預或者主觀武斷的方式，讓問題不了了之，在煤炭行業中，很多企業就存在著這種狀況，這種做法本身就違反了“依法治檔”的原則，也在一定程度上阻礙了檔案工作法制化的開展落實。因此，必須依法制定科學有效的規章體系，建立健全檔案館具體業務規章制度，從檔案的接收、征集、保管、整理、編研，到鑒定、搶救、保密等工作，都能夠做到科學、合理，有法可依。

（四）做好安全工作，劃分保管期限。檔案信息資源的開發利用是一項嚴肅、認真的工作，一方面要為利用者提供及時、準確、可靠的檔案信息，還要確保檔案信息資源的安全與保密。開發利用與安全保密工作，兩者是相輔相成，不可分開的。因此，要依據《檔案法》等相關法律法規，嚴格地進行檔案信息服務與安全工作。1.要建立起規范的檔案外借制度，在相關工作中嚴格按程序走，不提供“關系檔案”“人情檔案”等，在外借檔案的收回工作中，要做好檢查工作，防止檔案信息資源在外借過程中出現損壞、拆卸和外漏的問題。2.檔案資料的保管期限不應只是從短期、長期、永久來劃分，還要考慮到檔案的安全期限。在檔案的整理、編目、組卷過程中，經常會出現保管期限與安全期限相矛盾的局面，這時，就應該先從文件安全的角度來劃分期限，再結合實際的保管問題，宜長不宜短，以確保檔案在保管期限中的安全性。

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