淺論地質單位人事檔案管理存在的問題及其對策

萬小琴

【摘要】在事企并軌的過程中，人事檔案搜集和保存工作暴露出諸多問題。例如人事資料缺乏完整性、人事檔案管理手段欠妥、檔案管理方式相對滯后等不良現象。筆者供職于陜西地質單位多年，結合個人工作經驗對人事檔案的管理提出了建設性意見，希望最終能夠將人事檔案價值發揮到最佳，為單位的人才選拔方面提供較強保障。

【關鍵詞】地質單位；人事檔案管理；問題及對策

人事檔案主要是對單位工作人員在不同階段的個人情況進行記錄，單位能夠依據個人資料顯示，對員工個人基本情況有所掌握。人事檔案反映了員工個人成長狀況以及工作經歷等，是單位進行人才選撥的重要參考依據。隨著社會經濟的快速發展，地勘單位借著改革的東風豐富員工選拔方式，人事檔案不足之處由此體現。人事檔案管理資料搜集缺乏完整性，檔案管理方式滯后等，基于此，管理人員反思應該怎樣提升人事檔案的管理工作，讓其符合社會發展和時代變遷的形勢，更好地為企業服務。筆者供職于野外地質單位，主要負責人事檔案管理工作。對于應該如何提高人事檔案管理工作效率進行了深入分析和思考，希望通過對工作經驗總結，加之宏觀上我國人事檔案管理工作存在的問題，能夠與同行增強交流，促進我國的人事檔案管理工作走向規范化、合理化。

一、目前地質單位人事檔案管理弊端

（一）人事檔案資料尚未齊全，缺乏完整性。通常來說，地質單位涉及各項事務人員眾多，日常工作中，人事檔案管理人員未能將人事檔案材料及時歸檔，為日后人事檔案的查閱帶來不便。另外，人事檔案資料隨意堆放，使人事檔案歸檔工作無法有序及時地完成，這也是檔案資料完整性無法保證的原因之一。

（二）人事檔案管理卷宗管理規范性差。人事檔案卷宗管理質量規范，提升管理質量是人事檔案管理工作得以高效實用的重要前提。其規范性差表現在以下幾個方面：首先，人事檔案信息資料填寫有差異。其次，人事檔案資料保存分類有誤，有價值的檔案資料沒有及時保存。

（三）人事檔案管理方式相對滯后，工作效率低。人事檔案管理工作應該由專業檔案管理人員擔任，對資料信息完整度和規范性進行嚴格把關。

二、人事檔案管理工作解決對策

（一）人事檔案材料管理制度的加強。人事檔案管理工作的首要前提條件就是制定與單位發展相適應的管理制度，將人事檔案資料的管理推向制度化。入檔資料要遵循一定的規律便于單位管理者對人事檔案信息的查閱和審核。

（二）人事檔案材料收集歸檔工作日趨規范。地質單位的人事檔案整理，是檔案建設工作的前提條件之一。檔案整理工作主要是將單位職工的材料進行搜集，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并不斷對人事檔案內容進行補充的工作。

1.材料審查更加規范。政審材料、涉紀涉法材料等，都是成套資料，不可短缺；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、 來源和時間不明的材料，應該進行仔細核查后再對其進行歸檔。尤其加強干部人事檔案中的“三齡二歷一身份”專項審核，積極完善檔案材料，并進行組織認定。如果搜集的人事檔案資料缺乏明確性，不能歸檔。要仔細核對名字、 出生年月、 參加工作時間、 本人簽名、 組織蓋章等。凡手續不完備的檔案材料， 須補辦完手續后再歸檔； 發現檔案中缺少的有關材料， 要及時進行登記并收集補充。

2.人事信息資料更加規范。應該根據相關部門對人事檔案的管理工作加以完成，對人事檔案資料進行明確分類，針對不同的檔案資料，根據一定的順序對其進行排列。

3.材料組卷更加規范。單位人事檔案通常采用統一規格紙張進行印刷使用，用于辦公用途的紙張會在紙邊留出一定寬度的裝訂線，文字書寫工具要嚴格要求。

（三）人事檔案管理中信息技術的應用。人事檔案管理工作應該跟隨時代步伐對傳統管理方式進行改進，信息技術的應用能夠對人事檔案進行更加快速地分類，量化工作人員工作的詳細情況，實現信息技術在人事檔案管理中的有效價值。信息技術的應用還可以保證相關數據資料的準確和完整，對于管理人員工作質量提升有明顯幫助。應該將建設檔案系統作為管理工作完善的核心，對于部分資料可以在單位內部進行傳播，實現資源的共享，使得工作效率能夠進一步加強。例如完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，提高行政效率。

（四）檔案管理人員綜合素質的提升。人事檔案管理人員是管理工作的主要實施者，做好人事檔案管理工作必須要提升個人綜合素質，適應時代發展。另外，單位應該組織管理人員定期參加業務知識培訓，使綜合能力得以提升，關注他們的工作動態，在適宜時機通過有效措施增強工作積極性，發揮其創新精神，實現自我價值和社會價值的統一。

三、結語

地勘單位是我國經濟發展重要的組成部分，隨著改革開放的不斷深入，企事業單位體制改革也在不斷深化。新時期下，單位人員流動性加大，人事檔案管理工作重要性日漸凸顯，所以，人事檔案知識的培訓與相關改革措施的不斷推進，使得人事檔案管理系統的建設已經提上日程，在未來的發展中將會發揮不可預估的作用。

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