OA系統應用及其檔案管理的探索

譚卓斌

【摘要】OA辦公系統是自動化建設的重要組成部分，它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷，不但加強了工作中的交流、溝通，還實現了信息采集、處理的高效性和準確性，提高了辦公的效率和管理水平。本文就OA 辦公系統的應用和檔案管理展開了具體的分析，希望可以給實際的檔案管理工作提供參考。

【關鍵詞】OA 辦公系統；檔案管理；應用

一、OA 環境下檔案管理概述

在傳統辦公中，紙質文件是最為常用的信息記錄載體，對它們進行相應的整理和歸檔便可生成紙質檔案。而通過辦公自動化方式生成的檔案屬于一種電子文件，這類電子文件需要借助某些現代化工具才能讀取，同時它們的載體也突破了紙質載體的限制，而是以化學磁性材料為載體，如磁盤或者光盤。相較紙質檔案而言，電子檔案的出現和應用屬于一種革命性的變化，一方面顛覆了檔案工作的對象，另一方面也改變了檔案工作的物質基礎。

二、OA 系統的應用

（一）構于管理基礎之上。現階段，絕大多數OA系統的應用是建立在以辦公事務為目標對象的計算機自動化管理這一基礎之上的，其主要應用領域如下：文件處理；事務處理；文字處理；檔案處理；日程處理；郵件收發；收文發文；出差出勤；文件轉流；電子報表；會議管理；車輛管理等。由OA的應用領域可以看出，OA具有廣泛的適用性，但實際應用并非想象中那么簡單，在應用過程中應結合管理的思想及技術，使 OA 系統能夠為管理提供更為高效的服務。

（二）與工作管理相結合。對諸多辦公活動過程分析發現，其實現的過程是一個由“人通過工作”來實現的過程，所以，對于OA系統而言，工作管理屬于一個基本組成單元，將該類問題更好地解決掉有助于促進 OA 系統得以更好地應用。在設計 OA 系統的過程中，應堅持“以人為本”的思想，同時結合兼顧三大管理工作，即：個人工作管理；組織工作管理；項目工作管理。

（三）采取適當的監管。對OA系統進行設計和開發時，通常會遇到各種各樣的矛盾或者問題。這不僅是軟件編制的問題，同時也需要管理監督的介入和保證。當OA系統的諸項需求得到確定之后，接下來便需要進入到編程環節，此時，應予以必要且適度的監督，從而保證編程工作得以高效開展。這要求相關管理人員善于工作的綜合規劃，要保證實際工作進度，滿足“量”的實際要求，同時還應該保證編程質量，滿足“質”的的實際要求。

三、應用OA系統完善檔案管理的策略

（一）注重軟硬件升級，提高安全性應用。OA系統對電子檔案予以管理的過程中，經常會遇到不兼容的問題，又或者是各類安全風險問題，所以，有必要促進行業標準的進一步整合、統一，以實現對系統的有效升級，同時予以理想的安全檢查。應每隔一段時間便對OA系統所涉及的軟硬件展開相應的檢查工作、更新工作、升級工作以及維修工作，從而為OA系統的正常運行、高效運行營造一個有利的環境。

（二）綜合利用檔案管理技術。檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。將這些技術綜合、集成應用是檔案管理的特點。就電子文檔而言，時至今日，即使是最普通的電子數據，保存它的風險一點也不比其他介質少。保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。電子數據能否有效地長期保存還有待時間的檢驗，所以在進行檔案管理信息化建設、積極構建電子檔案時必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發揮檔案管理的綜合優勢。由于人們對真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對意義。縮微技術等都是永不會消亡的檔案管理應用技術。

（三）完善規章制度，規范檔案管理流程。應結合電子檔案本身特點，建立并完善相應的制度，從而降低電子檔案及其管理系統的風險系數。總之，不僅要建立健全與之相應的管理制度，還需要不斷完善其操作標準，使其制度化、流程化，對各個部門提出統一要求，如儲存格式以及處理方式、對保管環節、使用環節以及收集環節所涉及的標準予以進一步完善，從而防止實踐操作環節發生問題。

（四）注重檔案數據積累。應重視并做好文書檔案數據的不斷積累工作，這是一個長期且繁雜的工作，需要較大的時間和毅力。在致力于現代化檔案管理的過程中，通過分步推進的方式，有步驟、有程序地促成紙質檔案到電子檔案的有效轉換，有目的、有計劃地對電子檔案及其內容進行不斷豐富和完善，從而推動檔案管理工作的信息化發展進程。同時，應強化電子檔案的服務意識，在不斷積累數據資料的過程中，做好一系列檔案信息服務的開發工作。

（五）文檔一體化。OA系統需要協調好文書工作與檔案工作之間的關系。簡單地說，現行工作的最終表現形式大多是文件信息和行業信息，而文件、行業信息的延伸是檔案，檔案又是現行工作的信息源。現行工作信息與檔案信息兩者既是相對分離的，又是相互統一的。因此，一個 OA 系統，必須考慮文檔一體化問題。

OA系統在辦公中的應用有效地促進了辦公自動化，簡化了工作程序，提高了工作效率，使檔案管理工作不斷完善。實際生產中要不斷對OA系統進行改進和創新，在實踐中探索新的方式和方法，以進一步提高工作效率，保障檔案資料的安全性。

【參考文獻】

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