關于高校檔案管理現代化研究的探討

胡濱

【摘要】檔案管理作為高校各項管理工作當中十分重要的內容之一，在社會逐漸現代化的驅使下，亦逐步實現了管理的現代化。為了對高校檔案管理現代化特點進行探討，本文首先對檔案管理現代化的內涵進行了闡述，其次從多個方面細致分析了目前我國高校檔案管理現代化的特點。

【關鍵詞】高校；檔案管理；現代化

隨著科學技術日新月異的發展，計算機網絡技術已經得到了快速的推動和普及。各個行業現今均幾乎實現了讓辦公管理的自動化。高校檔案管理工作亦屬于辦公室管理工作內容之一，目前亦已經展開了對計算機網絡技術的運用，基本實現了管理的現代化。通過高校檔案管理現代化的發展，將能夠深切反映出計算機網絡等科學技術對人們生活與工作的重大影響。本文將通過對高校檔案管理現代化特點的探討，為高校師生以及社會公眾展現科學技術發展的重要性與魅力。

一、檔案管理現代化內涵

檔案管理現代化的內涵比較豐富。首先，檔案管理現代化需要具備現代化的管理思想。高校檔案管理人員必須對自身傳統的管理思想進行改變，并且能夠主動接受現代化管理的理念。在逐步強化高校檔案管理人員現代化意識后，其將為高校的發展提供更加與時俱進的檔案管理服務。其次，高校檔案管理現代化需要現代化的管理人才。作為現代化的管理人才必須能夠充分地掌握現代化管理的專業知識，能夠熟練運用多種現代化管理技術。再次，高校檔案管理現代化需要具備現代化的管理方法。該管理方法主要是指在檔案管理中依據現代化的手段建立相應的管理規章制度，以便利用現代化理念進行管理。最后，高校檔案管理現代化需要利用現代化管理的手段。檔案管理人員必須能夠對現代化的設備與軟件等熟練進行運用。由此提升檔案管理的現代化水平。

二、高校檔案管理現代化的主要特點

第一，高校檔案現代化管理系統的儲存量比較大、信息處理比較迅速、檔案查閱比較方便?，F代化檔案管理系統主要能夠利用計算機技術對文字進行處理，并且能夠通過圖形以及表格等對所有檔案進行科學的分類，進而組成比較完整的管理系統。此外，通過現代化的檔案管理系統，檔案管理人員以及高校師生能夠便利地進行檔案查詢、閱讀與修改。同時，所有檔案在計算機系統當中均能夠被重復使用。

第二，高校檔案現代化管理系統的操作人員均為高素質、專業性強的管理人員。高校的檔案管理部門主要為高校師生提供檔案服務。由于高校專業比較復雜，產生的檔案亦比較多樣化。此時，對于檔案管理者而言，必須具備多方面的知識，能夠按照不同的知識內容依據現代化的管理技術創建不同的檔案管理模塊，最終實現統一的管理。與此同時，高校建立的現代化檔案管理系統具備一定的準確性和系統性。此時，檔案的管理人員便能夠運用其比較認真、細致的工作態度，對檔案的內容進行準確的管理。在今后的高校檔案現代化管理中，檔案管理人員仍舊需要不斷提升個人管理能力，由此方能夠提供更高質量的檔案服務。

第三，雖然現今各大高校的檔案管理已經逐漸實現了現代化，但是其現代化的管理當中存在著諸多不足，亟待加以改進。首先，計算機技術現今已經得到了普及，各項工作當中均會見到計算機的身影。高校檔案管理現代化在依靠計算機技術的同時，亦產生了大量的電子文件。傳統的筆寫文字記錄方式亦已經轉變為現今的機器識別或者電子存儲形式。我國在該方面并未建立相關的法律規定對電子文件的歸檔與管理進行標準的設定。因此，電子檔案極易被修改和拷貝。由此，高校檔案的真實性、完整性、原始性等便受到了威脅。其次，高校檔案現代化管理當中，必須注重對檔案進行鑒定、拷貝、審核與歸檔檢驗，盡量保證檔案的有效性和完整性。最后，高校檔案現代化管理，在實現檔案信息資源共享與定位方面必須要予以重視。

三、結論

綜上所述，在現今現代化快速發展、計算機技術逐漸普及的大環境下，高校檔案管理必須實現依靠現代化技術與方法進行恰當地管理。目前，我國諸多高校的檔案現代化管理中，均能夠建立相對健全的管理系統，選用高素質、高能力的專業現代化管理人才。同時能夠適用現代化的設備與軟件，依靠現代化的技術與方法進行恰當的檔案管理。但是，面對科學技術日新月異的發展速度，高校檔案管理必須重視在未來的現代化管理當中保證檔案的真實性、完整性、準確性與安全性。此外，在未來的檔案管理中，爭取通過現代化手段實現檔案資源的共享與定位。

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