淺談醫院JCI檔案信息化管理

季昱 陳雅

摘要：隨著我院各方面業務的拓展和配合JCI評審的要求，醫院信息化建設已經取得了長足的發展，建立JCI檔案管理系統可以極大地提高人事服務的效率。本文通過分析我院JCI檔案實現信息化管理的過程，分析JCI檔案建設和管理工作中遇到的現實問題，有針對性的提出對策建議，提升我院JCI檔案管理的品質。

關鍵詞：醫院 JCI檔案 信息化

一、醫院開展JCI檔案信息化管理的意義

1.順應時代和社會的發展潮流。醫院JCI檔案信息化建設是指檔案管理員將紙質材料運用現代化手段后可以通過計算機的處理轉化為電子材料加以永久保存，從而可以通過計算機網絡隨時隨地、快捷準確的存取檔案信息。因此，實現JCI檔案信息化是當今我院JCI檔案管理的必經之路。

2.提升醫院JCI檔案管理的效率。信息化檔案系統的建設正逐步成為醫院JCI檔案管理的一項基礎性工作。隨著我院的不斷發展，醫療業務量的擴大，醫院各項人事管理產生的文件日益增多，傳統檔案管理手段不能充分有效的利用JCI檔案的價值。通過現代化網絡通訊技術，可以提高JCI檔案的管理水平和利用效率，形成具有實際意義的網絡檔案館。

二、醫院JCI檔案實現信息化管理的過程

1.運用現代化管理理念。通過JCI評審的一些醫院，已經率先意識到信息系統在管理決策中的應用，開始關注并設計相關軟件來滿足管理上的各種需求。在計算機飛速發展的今天，傳統手動管理大量JCI檔案的模式所顯現的缺陷越發明顯，JCI檔案管理要從傳統管理模式中解放出來，完成向現代化管理模式的轉變，從而為醫院良性發展提供更優質的服務和管理方式。

2.實現JCI檔案管理的計算機化。根據我院實際情況，以JCI紙質員工個人資料檔案為基礎，建立了相應的JCI檔案管理系統，包括檔案首頁、資格準入、崗位職責、醫療權限、考核評價、教育培訓等模塊。同時，JCI檔案信息的采集與報送工作制度化和規范化也極為重要，我院通過掃描等手段將原有紙質文件電子化，通過開發年度考核系統等手段將現有材料直接電子化，準確、完整、規范的管理了我院JCI檔案。檔案管理員還定期對JCI檔案進行及時的更新及檢查，加強了檔案的可靠性和完整性。我院還要進一步加大投入，不斷改善、改進和提高整個JCI檔案系統的功能，使整個系統日益完善。

3.維護JCI檔案數據安全。隨著JCI檔案資源的數字化、網絡化，數據信息長期保存，防止JCI檔案信息被非法變更或破壞成了JCI檔案管理的重要課題。我院主要通過以下手段加強JCI檔案信息安全建設：一是對長期保存的電子文件要定期進行備份，以防信息丟失。二是對長期保存不需要修改的文件刻錄在只讀光盤上以保證其不被修改。三是對價值大、保密性強、容易遭到“電腦黑客”攻擊的文件，應通過加密數據、限制管理權限、設置系統恢復功能等方式進行管控。

三、醫院JCI檔案信息化建設過程中的困境

1.檔案信息的準確性問題。JCI檔案管理信息化需要將材料重新整理、編碼、掃描并錄入計算機系統，檔案管理員自身的工作態度、計算機操作水平容易影響材料在電子化的過程中的準確性，如編碼輸入出錯，將直接導致無法準確查閱職工相關的JCI信息。

2.檔案信息的安全性問題。JCI檔案涉及機密的職工資料，因此，必須對查閱的權限進行把控。目前我院JCI檔案管理系統只對人力資源部的職員開放查閱和更改權限。為確保檔案材料不被輕易盜取查閱和更改，應樹立并不斷強化檔案安全管理理念。

四、建立與完善JCI檔案信息化的管理對策

1.提高檔案管理人員的業務水平和工作責任心。JCI檔案涉及院內內部重要材料，其管理和維護工作是一項嚴肅艱巨的任務，JCI檔案管理人員的業務水平甚至政治素養都與檔案的保密工作直接相關。因此，對JCI檔案管理人員的培訓和管理應不斷加強。

2.多項質控確保信息準確常新。醫院JCI檔案信息化數據管理持續時間長，工作任務重，對材料的準確性和及時性等都有較高要求，我院主要通過以下兩種方法確保材料準確常新：一是紙質文件電子化過程中的質量控制。采用分類專人錄入并二次審核減少電子化中的錯誤。二是JCI檔案材料日常維護更新的質量控制。在將原始材料電子化的過程中同時保留原始紙質文件以備查。

綜上所述，醫院JCI檔案系統的建設和管理已經成為醫院JCI標準建設和發展的一項重要內容，JCI檔案管理系統可以更為高效的進行人事信息管理和網絡化共享。但在推進JCI檔案管理工作的過程中也會存在諸多問題，我院通過強化JCI檔案管理意識、提高從業人員業務水平、管控檔案信息準確常新等方式將JCI檔案進行了有效的信息化管理，從而為醫院JCI發展鋪平了道路，提供了堅實后盾。

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