政務檔案資源管理開發與電子政務建設

孫芃

摘 要：電子政務建設的形成和發展，是政務工作在時代發展大環境下的必然趨勢，具有一定的特殊性。政務檔案信息資源是現代社會信息資源中的重要組成部分，具有長遠的應用價值，在此種情況下，積極加強政務檔案資源的管理與開發，對于提供政務檔案資源利用率方面具有重要的意義。本文就政務檔案資源管理開發以及電子政務建設情況進行簡要分析，僅供相關人員參考。

關鍵詞：政務檔案資源；管理；開發；電子政務建設

電子政務是通過對現代計算機技術、網絡技術以及通信技術等進行科學化應用，并共同多種技術之間的協調配合，來實現政府組織結構的優化以及工作流程的規范化，在超越時間、空間等限制上，促進高效、廉潔且公平的政府運作模式的建立，從而更好的向社會提供優質且規范的管理與服務。政務檔案資源是政務工作中的重要內容，因此將政務檔案資源積極融入到電子政務建設過程中，促進政務檔案資源開發與管理的順利開展，對于提高政務檔案子資源的實際應用價值具有重要的作用。

1 政務檔案資源管理開發對電子政務建設的重要影響

1.1 政務檔案資源的存在形式決定政務運行效率

電子形式存在的政務檔案資源憑借現有信息技術，可以方便地進行報表整理、圖形輸出等。利用計算機應用軟件和網絡技術可以即時傳輸、采集、存儲、檢索和分析所有相關數據，快速把數據挖掘結果、模型分析結果上報作為科學的決策依據，或實時對外發布以提高政務的運行效率。

1.2 政務檔案資源的管理制度決定電子政務建設的創新能力

從中國政府的管理與服務職能上來看，政務檔案資源管理的體制與政府組織機構的劃分和業務內容密切關聯，政務檔案資源的支配權與政府機構權力劃分緊密結合，合理的權力劃分意味著政務檔案資源的合理分配。整合政務信息資源、建設政務數據庫，必須打破政府部門之間對公共信息資源的壟斷和封閉，加大政府機構之間、政府與企業、政府與個人之間信息資源的共享開放程度，共同對信息資源進行開發、更新和維護。

1.3 政務檔案資源響應速度決定政務服務滿意度

社會公眾對政府服務滿意度的評價依據不僅包括政府的服務質量，也包括與政府打交道所花費的成本，如時間、精力等。電子政務的積極意義在于提高政府對企業和公眾的管理服務效率。合理的數據管理機制、數據管理信息化、高質量的數據分析結果等方而也間接影響政務服務滿意度。

2 電子政務建設環境下開展檔案資源管理與開發的有效方式

2.1 積極強化對電子政務建設的認知，自覺參與到電子政務建設中

現代社會經濟的發展以及科學技術的進步，一定程度上推動了電子政務的發展，這就對政務檔案資源的管理與開發提出了更為嚴格的要求，在此種情況下檔案部門參與到電子政務建設中，是當前電子政務建設和檔案事業發展的實際需求，是檔案部門所面臨的一項重要任務，是加強電子政務信息資源管理，推進政務系統持續發展的重要條件，對于檔案信息資源的實際應用價值的發揮存在著密切的聯系，有助于促進檔案專業的自身發展。就實際情況來看，檔案部門參與到電子政務建設過程中，是檔案部門融入社會的重要機遇，是檔案部門實現跨越式發展的一個重要條件，若不能夠牢牢把握住機遇，就會拉大檔案專業與同時期的其他專業的差距，從而陷入到被動處境當中，對于未來發展造成不利影響，因此檔案部門參與到電子政務建設過程中，具有一定的緊迫性。與此同時，檔案信息是現代社會信息管理領域中的重要組成部分，檔案工作的性質屬于信息管理，那么在電子政務信息資源的管理過程中，信息的采集、著錄、分類、整理以及利用等，都與檔案管理工作之間存在著一定的共性，因此檔案部門參與到電子政務建設過程中具有高度的可行性。

2.2 嚴格遵循電子檔案建設的規律，確保政務檔案資源管理開發的積極參與并善于參與到電子政務建設中

在電子政務建設過程中，相關工作人員應當積極對政務檔案資源進行統一性的規劃，嚴格按照國家辦公廳關于加強系統信息化建設的相關文件的精神內涵來開展政務檔案資源的管理與開發工作，各地區檔案部門積極將檔案館納入到當地電子政務建設總體規劃當中。就宏觀層面來看，將檔案館納入到電子政務總體規劃中，能夠促進黨委、政府部門機關文件的生成，并促進電子檔案的形成，從而更好的為社會提供檔案信息資源服務。

在此基礎上，應當積極實現黨委、政府檔案工作部門以及檔案館之間的協調配合，積極加強對電子文件的生成以及流轉過程中的管理，促進電子文件更加真實、完整的歸檔，從而保證政務檔案信息資源的準確性和可靠性。就檔案資源開發與管理的實際情況來看，明確檔案部門在電子政務中的工作職責和工作位置并加以深化，能夠在積極推進檔案館發展的基礎上，為數字化檔案館的建立奠定堅實的基礎。

當前檔案資源的管理開發過程中面臨著嚴峻的挑戰，如何更好的實現與電子政務建設的同步改革和發展，為社會提供更加優質的服務，是當前檔案部門所面臨的一項重要課題。那么在此種情況下，檔案部門應當積極轉變并更新檔案資源的管理及開發理念，真正實現跨越式發展，加強職能改革，從而更好的為社會公眾服務。

2.3 創造條件，主動服務

技術更新，改善基礎條件：參加并服務于電子政務需要一定的前期工作和物質環境，因而有必要加緊進行信息系統建設和數宇化檔案館建設。信息系統建設包括計算機網絡系統建設和紙質檔案的數宇化工作。數宇檔案館建設則更為復雜，包括工作模式、流程、標準、規范，甚至包括責、權、運行機制和經費等問題。

繼續教育，加快人才培養：電子政務工作的實施，需要大量的復合型技術人才，必須通過繼續教育培養人才和引進技術人才并舉，以適應不斷更新的新技術對人才的需求。

機構調整和經費支持：隨著電子政務體系建設的發展，檔案館有可能需要調整內部組織機構，以適應黨委、政府有關部門的工作。同時，由于電子檔案管理需要電子系統環境支持，而且隨著科學技術發展而不斷更新，電子政務系統往往會追求新技術的應用，這有可能迫使檔案館更新設備，取得穩定的經費支持。

科研工作為政務檔案管理創新服務：由于電子政務工作是新事物，沒有經驗可循。因此，有必要依托有關科研單位和檔案館，有計劃、分步驟、系統地開展研究工作。特別是針對電子政務工作引發的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實的收集、整理，研究長期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務等等。

結束語

就整體情況來看，在電子政務建設的大環境下，積極加強檔案資源的管理與開發是當前檔案部門所面臨的一項重要課題，如何更好的實現檔案資源管理開發的改革和跨越式發展，并保持與電子政務建設的高度同步，從而更好的為社會公眾提供優質的檔案資源服務，是當前業內人士所面臨的一項重要客體，仍然有待積極進行探索。■

參考文獻

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