淺談建筑工程管理中施工文件檔案管理

王宜平

摘 要：社會建筑行業的快速發展，推動了建筑施工企業內部管理工作的完善和進步，施工文件檔案管理作為建筑工程管理工作中一個重要的環節，對其進行有效的管理能夠提升建筑工程管理工作效率和質量的提升，因此在管理建筑工程中，要加強對施工文件檔案的管理。由于各種因素的影響，建筑工程管理中施工文件檔案管理還存在不足和缺陷，影響著檔案管理的水平，因此需要建筑企業采取有效的措施進行處理和結局，從而保證建筑工程的質量。

關鍵詞：建筑工程；施工文件；檔案管理；現狀；對策

隨著城市化和工業化進程的加快，我國城市的規模越來越大，高層建筑的戶數量越來越多，促使建筑企業對建筑工程中施工文件檔案管理工作加強重視，而不僅僅將關注點放在建筑工程的施工管理階段。對于施工單位的改建、維修和管理等方面，施工文件檔案管理具有重要的作用，其還能夠保證施工的質量，進而保證工程的質量。由此可見，建筑工程中施工文件檔案管理具有重要的意義，因此建筑企業要采取有效的措施做好建筑工程中施工文件檔案的管理。

1 建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點

在建筑工程管理中，施工文件檔案的管理內容一般包括基建文件、工程監理資料、施工資料等。其中，基建文件主要有勘察、測繪、設計文件，工程開工、竣工文件和決策立項文件、商務文件等幾種；工程監理資料有監理合同文件、記錄和驗收資料等；施工資料一般是指施工技術、物資、測量、驗收記錄等方面的資料。從建筑工程的施工文件檔案管理的特點來看，由于工程項目的周期相對較長，致使施工文件檔案管理普遍存在著分散性、復雜性、實效性等特點。同時，從文件檔案本身對各種工程項目的參考借鑒來看，還表現出文件檔案管理的繼承性特點。

2 建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題

2.1 文件檔案資料的收集較為困難

一般情況下，建筑工程的施工管理周期是比較長的，建筑施工現場作業情況能夠直接反應施工技術管理水平的高低，這樣一來，建筑企業的管理重點全都放在建筑工程的施工現場，往往會忽視建筑工程中施工文件檔案的管理。同時，由于施工人員的工作量比較大，其的專業素質和綜合素質也不是很高，對于檔案管理工作的落實并不很配合，認為施工文件檔案管理工作沒有什么必要，所以表現出排斥的態度，因此，檔案管理人員在收集施工文件的過程中受到各種各樣的阻力。另外，在建筑工程施工的收尾階段，很多的施工人員已經離開了施工限現場，并投入到其它的施工現場中，這樣一來，施工文件的整理也會受到阻礙，不利保證施工文件檔案管理工作質量的提高，從而影響到建筑工程的管理質量。

2.2 文件檔案管理混亂

從現階段的施工文件檔案管理現狀來看，施工文件檔案管理在建筑工程管理過程中并沒有收到足夠的重視，管理混亂的現象還普遍的存在。施工資源隨處可見和施工材料的散亂堆放等是這種情況的主要表現。還存在這個一種狀況，施工人員在使用施工文件之后，就將其水散落各處，還有施工人員會將施工文件帶到施工現場進行施工作業的指導，種種情況表現出不重視的態度，造成大量的施工文件損壞和丟失的問題，對施工文件檔案管理造成不利的影響。

2.3 存在嚴重的應付現象

明顯的應付現象在建筑工程施工文件檔案的日常管理中。施工文件檔案管理人員并沒有嚴格按照相相關的管理制度進行施工文件的收集和整理，加之，在檔案管理中廣泛的存在填寫格式不規范的情況，馬虎填寫的情況要也廣泛存在。檔案管理人員也沒有核實施工文件的真假，這樣一來，施工文件是否完全屬實是不明確的。對于施工文件材料的記錄，記錄人員也沒有及時有效的記錄下來，有的還是在施工完成之后才進行記錄的，這樣的話，對施工文件檔案管理的有效性造成了嚴重的影響。

3 建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理

3.1 完善施工文件檔案管理相關制度

施工企業應該根據國家及地方的法律法規、條例等對施工文件檔案管理的有關規定，認真完善施工文件檔案管理制度。包括：（1）對檔案管理人員的執業資格、崗位職責、施工資料管理流程等的規范，要求施工文件檔案管理須持證上崗，確保施工資料的管理嚴格遵循制度執行；（2）結合《建設工程文件歸檔整理規范》的相關內容進行施工文件檔案管理制度的完善。規范在施工資料的編輯、整理、收集、調用和管理等各個方面的工作。

3.2 重視培養施工文件檔案管理的專業人才

在加強施工單位的施工文件檔案管理過程中，還應重視對檔案管理的專業人才的培養。通常來講，施工單位可以從以下四個方面著手進行。包括：（1）成立施工文件檔案管理小組，專門負責各種施工資料的管理，且不能隨意調動、更換檔案管理小組成員；同時，小組人員必須分工明確，分別負責施工文件檔案的收集、整理、核實等工作，最后由小組組長進行審核通過，妥善存放。形成一支強有力的施工文件檔案管理專業隊伍。（2）定期組織施工資料管理的專業知識培訓及演習，為新、老檔案管理人員提供交流與學習的機會，讓新檔案管理人員盡快熟悉施工文件檔案管理工作的各個流程安排，并規范原有檔案管理人員的填寫、收集工作。

3.3 加強電子信息技術與施工文件檔案管理的結合

信息化是現代社會主要的發展趨勢，計算機網絡技術被廣泛的應用，并取得了較好的效果，因此在建筑工程管理中施工文件檔案管理也要實現信息化的管理，也就是說在管理施工文件檔案的過程中使用現代化的技術手段，從而使施工文件資料的收集和整理能夠較快完成，節省了工作人員的工作量，有利于促進施工文件檔案管理水平的提高，從而能夠提升建筑工程的管理質量。具體的做法是在加強施工文件檔案管理工作時，應該注重與電子信息技術的相結合。通過建立施工文件檔案管理系統，將整理后的施工資料錄入計算機，制作成電子文檔，并上傳到施工文件檔案管理系統當中。通過系統對各種施工資料的分類、整理，并建立起相應模塊，不但能夠方便檔案管理人員對以往施工單位的各個工程項目資料的查詢和檢索，解決了以往施工資料易于丟失和損毀，以及存放困難等問題。

結束語

綜上所述，施工文件檔案管理是建筑工程管理過程中一個重要的內容，對建筑工程管理的質量具有較大的影響，因此，建筑企業在管理建筑工程過程中應該加強對施工文件檔案管理的重視。管理人員要熟練掌握檔案管理的內容和特點的基礎上，采取有效的措施處理存在施工文件檔案管理中的問題，從而提高施工文件檔案管理的效率，進而提升建筑工程的管理質量，促進建筑行業的進一步發展。■

參考文獻

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