關(guān)于基層科研單位的檔案管理實(shí)踐研究

摘 要 檔案管理是基層科研單位的重要組成部分，檔案管理是將基層科研單位研究出的信息整理并保存，使其科研單位擁有一個(gè)具有豐富資源的寶庫(kù)，從而能為科研人員提供更多的素材。因而，對(duì)于基層科研單位的檔案管理實(shí)踐研究科研單位要加以重視，在管理檔案方面，科研單位要制定出合理的方案，采用科學(xué)的方法管理檔案，并對(duì)管理檔案的人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，使檔案管理人員能對(duì)自身的工作負(fù)責(zé)，并積極主動(dòng)地參與到管理檔案的過(guò)程中。

關(guān)鍵詞 基層科研單位 檔案管理 實(shí)踐研究

一、前言

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間將科研人員研究出的成果整理并保存。因此，這對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)困難的工作，如不能及時(shí)地將基層科研單位的信息整理出來(lái)，那不僅影響到管理檔案的工作效率，同時(shí)，也會(huì)給基層科研單位的工作人員帶來(lái)不便。所以，基層科研單位要引進(jìn)先進(jìn)的、科學(xué)規(guī)范的檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作具有規(guī)范性和計(jì)劃性，這樣，檔案管理人員就能快速地將檔案科學(xué)規(guī)劃，并有效地提升管理效率，從而服務(wù)于每一位基層科研人員，讓科研人員能及時(shí)地從資料庫(kù)找尋相關(guān)的研究?jī)?nèi)容。

二、關(guān)于基層科研單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案類型較多，工作人員整理難度大

由于時(shí)代在不斷地變化，基層科研單位所研究出的成果已不是單一化，而是各種類型的成果。因此，檔案的類型也隨之增多，這無(wú)疑是給檔案管理人員增添了工作難度，各種類型的檔案，工作人員在收集的過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，如果少收集一種類型的檔案，檔案管理人員都要重新收集，而且在整理時(shí)，檔案管理人員也要小心翼翼。與此同時(shí)，由于檔案類型繁多，部分檔案管理人員在整理的過(guò)程中難免會(huì)漏掉一些檔案，這樣就使得基層科研人員在查詢資料時(shí)，總會(huì)遇到許多阻礙，甚至查詢不到以往研究的成果。

（二）檔案管理格局存在問(wèn)題

不同部門的檔案需要由不同部門的檔案管理人員整理，這樣才能使檔案具有規(guī)范性，但目前許多基層科研單位的檔案管理都有一個(gè)部門整理，這樣就使得檔案比較分散，而且在使用的過(guò)程中也會(huì)給人帶來(lái)不便。例如，財(cái)務(wù)部門的檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門的人員整理出來(lái)再送到綜合管理檔案的部門，但財(cái)務(wù)部門卻將沒有整理出的檔案送去綜合檔案管理部門，這樣就使財(cái)務(wù)部門的檔案經(jīng)手人多，沒有計(jì)劃性，從而影響到財(cái)務(wù)部門日后的工作，更嚴(yán)重的則是檔案丟失和重要的科研內(nèi)容丟失甚至泄密。

（三）科研單位仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法

檔案管理部門一直是基層科研單位重要的組成部門，但基層科研單位卻經(jīng)常忽視檔案管理部門的存在和重要性，在研究出科學(xué)成果時(shí)只將檔案扔進(jìn)檔案管理部門就對(duì)此放任不管，這給檔案管理人員帶來(lái)許多不便，而且由于基層科研單位對(duì)其檔案管理部門的不重視，導(dǎo)致檔案管理部門依舊采用傳統(tǒng)的管理手段，這嚴(yán)重影響到檔案管理人員的工作的效率。[1]同時(shí)，檔案管理部門的工作環(huán)境較差，儲(chǔ)存空間不足，所以缺少合理的管理布局，并且基礎(chǔ)科研單位缺少對(duì)檔案管理部門人員的配備，使其檔案管理部門缺少大量的工作人員。這不僅不利于檔案的管理，也使得檔案管理人員對(duì)自身的工作不夠重視。

（四）缺少專業(yè)的人才

據(jù)調(diào)查顯示，基層科研單位的檔案管理部門缺少專業(yè)的工作人員，在管理檔案的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)將檔案放錯(cuò)位置的情況。而且檔案管理人員的工作水平和專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏良好的職業(yè)道德，這就使得檔案管理人員在工作時(shí)間疏忽職守，并缺少檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，與此同時(shí)，檔案管理人員對(duì)《檔案法》《保密法》等相關(guān)的法律法規(guī)缺少準(zhǔn)確的認(rèn)知，不能用法律約束自身的工作，使其檔案中的核心數(shù)據(jù)經(jīng)常會(huì)被泄露。[2]

三、關(guān)于基層科研單位的檔案管理實(shí)踐研究的重要性

隨著科學(xué)技術(shù)不斷地創(chuàng)新，基層科研單位的工作任務(wù)也隨之增多，而基層科研單位要想研究出更優(yōu)秀的成果，基層科研單位就要需要大量?jī)?yōu)秀的科研人員，而這些科研人員要根據(jù)以往的科研成果進(jìn)行研究。因而，檔案就成為研究人員工作的參考材料。科研人員要通過(guò)翻閱大量的相關(guān)文獻(xiàn)，在此基礎(chǔ)上研究出新的成果，所以，基層科研單位要重視檔案管理實(shí)踐研究，讓檔案管理實(shí)踐研究發(fā)揮實(shí)際的工作作用，只有這樣，科研人員才能清晰的尋找相關(guān)的研究材料，并為其研究過(guò)程節(jié)省時(shí)間，從而有效地提升研究工作的效率，為國(guó)家和人民做出偉大的貢獻(xiàn)。而我國(guó)在未來(lái)的發(fā)展中也離不開基層科研單位的發(fā)展。因此，基層科研單位要做好自身的工作，打好檔案管理的工作基礎(chǔ)。[3]

在研究基層科研單位檔案管理的過(guò)程中，檔案管理人員將檔案規(guī)范化的管理，不僅為科研人員提供豐富的資料庫(kù)，同時(shí)，也能增強(qiáng)科研單位的工作效率，促進(jìn)基層科研單位的發(fā)展。因此，基層科研單位要明確檔案管理的重要性，如果沒有檔案管理部門的存在，那基層科研人員所研究出的科技成果將會(huì)被遺忘，并無(wú)法在日后為科研人員提供參考材料，這樣就會(huì)使我國(guó)未來(lái)的科技的發(fā)展落后于其他國(guó)家。而與此同時(shí)，基層科研單位對(duì)檔案管理的研究也發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的改變。只有基層科研單位重視對(duì)檔案管理的實(shí)踐研究，檔案管理人員才能提升自身的專業(yè)素質(zhì)，而檔案管理的方法也會(huì)得到創(chuàng)新，其檔案管理的過(guò)程中會(huì)更加規(guī)范、完整，這也方便檔案管理人員對(duì)檔案的收集。所以，基層科研單位要明確檔案管理的目標(biāo)，制定科學(xué)的管理方案。[4]

四、關(guān)于基層科研單位的檔案管理實(shí)踐研究提出的策略

（一）明確檔案管理的目標(biāo)，制定科學(xué)的管理方案

基層科研單位在進(jìn)行檔案管理的實(shí)踐研究過(guò)程中，首先基層科研單位要明確檔案管理的目標(biāo)，將各部門的檔案提前做好規(guī)劃，并將整理出的檔案進(jìn)行分類再放入綜合檔案管理部門。然后再由綜合檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行整理儲(chǔ)存，只有基礎(chǔ)科研單位明確檔案管理工作的目標(biāo)，才能制定出科學(xué)的管理方案，使其工作人員能有針對(duì)性和計(jì)劃性地管理檔案，這樣當(dāng)科研人員在使用檔案時(shí)就能快速地找到檔案，而這也給檔案管理人員帶來(lái)了便利。[5]例如，檔案管理人員在規(guī)整檔案時(shí)，檔案管理人員缺乏明確整理目標(biāo)，就會(huì)使檔案管理人員在管理檔案的過(guò)程中就會(huì)發(fā)生混亂，并且沒有針對(duì)性，而檔案管理人員在根據(jù)管理目標(biāo)工作時(shí)，就能按照順序工作，從而提升工作質(zhì)量。

（二）引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理人員的工作效率

先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)可以促進(jìn)檔案管理人員工作的動(dòng)力，并提升檔案管理人員的工作效率。因此，基層科研單位要為檔案管理部門引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，讓檔案管理人員能利用科學(xué)技術(shù)管理檔案。檔案管理人員在利用科學(xué)技術(shù)管理檔案時(shí)，能有效地將檔案進(jìn)行分類和存放，并明確其檔案的數(shù)量和檔案存放的時(shí)間，這樣檔案管理人員在翻閱檔案時(shí)，就能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地找到檔案存放的位置，而這樣也能增強(qiáng)對(duì)文件的保密度，使其檔案管理人員不會(huì)將文件內(nèi)容泄露。[6]

（三）增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其樹立良好的工作理念

基層科研單位的檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，才能積極主動(dòng)的管理檔案。因此，基層科研單位要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，將新穎的管理理念融入檔案管理人員的思想中，并讓檔案管理人員掌握熟練的檔案管理技巧，這樣檔案人員就能合理地將新穎的檔案管理理念融入工作過(guò)程中，從而使自身樹立良好的工作理念，而檔案管理人員在形成良好的職業(yè)道德時(shí)，也能保障檔案的安全。只有基層科研單位增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，才能讓檔案管理人員明確自身的工作的重要性。[7]

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)

基層科研單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，要將檔案管理的相關(guān)的法律法規(guī)灌輸?shù)綑n案管理人員的思想中，使檔案管理人員能按照檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行工作，并在工作過(guò)程中約束自己，不被利益所引誘。例如，基層科研單位可以將《檔案法》和《保密法》打印出來(lái)，貼在檔案管理部門的墻上，從而時(shí)刻提醒檔案管理人員，基層單位也可以讓檔案管理人員將其法律背誦，在年終的時(shí)候?qū)n案管理人員進(jìn)行考核，加深檔案管理人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的記憶力。因此，基層科研單位要重視增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，使檔案管理人員能夠遵法守法。

（五）構(gòu)建完整的檔案管理體系

基層科研單位要構(gòu)建完整的檔案管理體系，使檔案管理的質(zhì)量能得到提升。因此，基層科研單位應(yīng)積極開展科研活動(dòng)，讓其科研人員和檔案管理人員都參與到其中，這樣科研人員和檔案管理人員在參與活動(dòng)的過(guò)程中就能建立良好的關(guān)系，并在日后尊重對(duì)方的工作和自己主動(dòng)地配合對(duì)方，從而提升雙方的工作效率，而構(gòu)建完整的檔案管理體系，也能將外來(lái)的文件和內(nèi)部的文件進(jìn)行合理的布置，并分清檔案的主次，將重要的文件整理出來(lái)，使檔案具有信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。例如，基層科研單位可以根據(jù)檔案管理的工作任務(wù)，編寫出相關(guān)的體制，如《文件管理》《資料管理規(guī)定》等體制，這樣，檔案管理人員在工作時(shí)就會(huì)有參考物，從而快速地完成檔案管理的工作任務(wù)。[8]

五、結(jié)束語(yǔ)

關(guān)于基層科研單位的檔案管理實(shí)踐研究，基層科研單位的工作人員要增強(qiáng)對(duì)其的關(guān)注，基層單位要增強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的投資，為其創(chuàng)建良好的工作環(huán)境和提供先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，使檔案管理工作人員能采用科學(xué)的方法管理檔案，這樣才能使檔案具有規(guī)范性和清晰性。而與此同時(shí)，基層科研單位也要增強(qiáng)檔案管理人員的工作素養(yǎng)，讓檔案管理人員對(duì)自身的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)約束自己，保證不會(huì)將檔案的重要信息泄露。因而，基層單位人員要積極地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并讓檔案管理部門能夠在未來(lái)的發(fā)展中煥然一新。

（作者單位為阿壩州林業(yè)科學(xué)技術(shù)研究所）

[作者簡(jiǎn)介：楊華（1974—），女，四川遂寧人，館員，主要從事檔案管理及財(cái)務(wù)工作。]

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[8] 張麗萍.關(guān)于做好事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].黑龍江史志，2015（05）：67-89.