教師人事檔案管理的信息化建設探索

在很多人眼中，一個學校中最重要的是學生的檔案的管理。如果保存不妥當，就會影響到學生的發展，但是，他們對于教師的檔案并不看重，甚至不知道教師需要有檔案這回事。也正是由于大部分人的無知，導致了我國對于教師的檔案管理存在著諸多的不足之處。其實教師的檔案管理和學生的檔案管理并沒有什么區別，一個學校中管理檔案的手段和方式都是相同的，對教師的檔案管理效率低下，對學生的檔案管理自然也好不到哪里去。教師的人事檔案包括教師的履歷和他們的發展，如何高效地保存教師的檔案是學校的一件很重要的事。有很多學校都已經把教師檔案的管理和信息技術結合起來，也有很多學校仍然固守以往的人工整理保存的方式。總之，教師人事檔案管理的信息化還不健全，尚在探索之中，要想做好這一點，就必須了解到目前管理中的不足，之后提出措施來補救。

一、目前我國對于教師人事檔案管理的不足

（一）固守傳統管理方式

雖然目前有部分學校已經開始對教師的人事檔案進行信息化管理，但是很多學校，尤其是教學理念比較落后的學校，對于教師的人事檔案管理仍然停留在傳統的管理方式上，這種傳統的管理方式，不僅需要管理人員花費大量的時間和精力來整理教師的檔案，還增加了很多工作量，教師在校任職期間可能會有一些別的改變，傳統的管理方式也不能及時把這些信息收集到老師的檔案中，對于教師和學校有很大的影響，更新速度慢，而且查找起來也十分不方便，最重要的是這些學校都還沒有對于這種現狀進行改變的想法，他們認為這種辦法雖然比較古板，但是不會出現很大的問題，認為信息化會導致檔案丟失或者被竊取，這些顧慮都可以理解，但是，相比信息化管理人事檔案的好處來說，就顯得微不足道了。所以最不足的不是學校固守傳統的管理方式，而是他們的思想太過傳統，沒有接受新技術的想法。

（二）信息化管理技術不成熟

對于少部分采取信息化管理人事檔案的學校來說，由于普及力度小，學校對于這些也不夠關注，所以相關的管理人員技術要求也不高，他們在對學校的教師檔案進行信息化管理時，由于不了解一些操作過程中出現的錯誤，對這些錯誤不能夠對癥下藥，在管理和錄入時就會顯得十分困難，而且也會造成檔案的錯誤和遺漏，這都是由于管理人員技術不過關，不夠專業所造成的，這也是信息化管理技術不夠成熟的表現。不管是小學、初中還是各大高校，對于這個技術都沒有太多的了解，所以還需要有一定的重視，并且在技術方面進行指導。

二、教師人事檔案管理的信息化措施

我國對于教師人事檔案管理方面的不足需要有多方面的措施來進行解決，對于管理方式的不足，需要學校改變自己的觀念，把傳統的管理方式轉變為信息化管理，而對于信息化管理技術不夠成熟這方面，要求學校加強技術指導，對管理人員的培訓多多加強，所以在教師人事檔案管理這方面，最重要的解決措施有以下兩點：

（一）普及信息化管理

普及信息化管理不僅是要給學校普及這一技術，還要給社會的各階層人士普及，讓他們了解到這一技術的存在和發展，很多學校不了解這一技術，認為只要動動手指甚至不用太多人，只需要簡單掃描就可以把一切資料都錄入到學校的管理系統中是天方夜譚，尤其是很多學校的領導都是年紀比較大的，對于這種新的技術不接受，有的甚至到了排斥的地步，不放心機器的操作，更愿意用可操控性比較強的人來進行管理，普及信息化管理就是要讓他們了解到信息化管理不僅速度快、效率高而且出錯率很小，通過信息化管理教師的人事檔案，可以節省大量的人力資源，也能提高工作效率，很多公司和企業對于人員檔案的管理早已經施行了無紙化，學校作為培養人才的搖籃，必須跟得上時代的發展進步，信息化管理能夠減輕管理人員的工作壓力，同時能減少這個崗位的人員。在社會普及信息化管理能夠讓全民了解到這一技術的優點，在全社會有積極的響應，相當于對信息化管理的一個宣傳，能夠讓學校對這一技術重視起來，就能夠有效解決他們固守傳統的管理方式的不足。

（二）加強對于管理人員的專業培訓

在進行信息化管理教師人事檔案的過程中，還有一點需要重視的就是管理人員的專業素養，作為學校的檔案的管理人員，不僅需要有對信息化管理的技術的熟練，還要有保密意識以及耐心、細心等品質，如果不重視管理人員的這些特點，那么學校的教師人事檔案的管理就會出現很多問題，所以學校在開展這項工作時需要把這一個因素考慮在內，對管理人員進行專業的技術指導，在培訓完成后對他們進行測試，看他們是否真的能夠自己獨立操作系統，對于系統的故障能否冷靜應對，讓他們對技術有了掌握之后，學校還要分配幾個人進行二次審核，在錄入和管理檔案時有人互相監督，避免資料的泄露，同時也能在出故障時互相幫助。讓管理人員掌握技能，對他們的職業道德進行嚴格的要求，這兩個因素缺一不可，必須互相牽制和補充，職業道德和技術水平對信息化管理是不可或缺的，這能夠有效保證對于教師人事檔案的管理和保存，也能夠及時更新一些信息，提高了效率更有利于學校和教師的發展。

（三）大力加強檔案數據的安全性

信息化下的高校檔案雖然有很多優勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和數據丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數據安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數據可以通過一個小小的內存卡進行保存，有氣便利的優勢，但存在數據丟失的風險，諸如電腦病毒、內存卡損壞等。因此，信息化背景下的高老師檔案工作要重視其保存的安全性。

總結：教師人事檔案的信息化管理技術其實早已成熟，但是由于人們對這一技術并不了解，導致在學校中信息化管理還沒有步入正軌，學校采用了這一方法之后，希望他們能夠注意到這一方法的優點的同時盡量避免技術的缺點，讓學校的信息化管理逐步走向成熟。

（作者單位：孝義市教育局人事科）