企業(yè)檔案電子化管理存在的問題和優(yōu)化對策探討

隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)的快速進步，電子技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，辦公自動化幾乎得到了全面的普及，因此，計算機以及對應(yīng)的高科技技術(shù)裝備，在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)都被廣泛的應(yīng)用。鑒于此，這就要求我們必須要掌握一定的現(xiàn)代化技術(shù)，改變傳統(tǒng)依靠文書來進行立卷的方法，將計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理工作進行科學(xué)有效的結(jié)合，從而形成一套依靠計算機管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案管理方式。

對于檔案管理來講，傳統(tǒng)的立卷方法在操作的過程中相對來講比較復(fù)雜、繁瑣，并且伴隨著一定的主觀性，在這樣的情況下，案卷的質(zhì)量無法得到有效的把控，檔案管理者的管理工作在無形之中就會被加大，因此，許多單位的文書立案工作便成了空頭制度，檔案的利用也因此受到一定程度的影響。隨著社會的不斷發(fā)展，計算機的普及應(yīng)用，現(xiàn)代化檔案管理工作在一定程度上也得到了有效的推動，因此，對檔案管理工作也提出了更多、更新的要求。在這些新的要求中，主要體現(xiàn)在不斷加快企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化進程、電子化發(fā)展的速度，以便實現(xiàn)企業(yè)檔案完全進入電子化程序。鑒于此，筆者就針對我國當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的問題進行簡要分析，并提出一些優(yōu)化措施，供讀者參考，以便我國企業(yè)檔案電子化管理更好的發(fā)展。

1、當(dāng)前企業(yè)檔案電子化管理過程中所存在的問題

1.1企業(yè)檔案電子化管理過程中的隱秘性問題

我們都知道，計算機已經(jīng)普及到家家戶戶，因此，掌握計算機技術(shù)的人也就越來越多，在計算機不斷普及的過程中，許多不法分子都產(chǎn)生了窺視之心。企業(yè)檔案在傳統(tǒng)的管理過程中，由于保管人員的保管工作不夠到位，或者是檔案的存放不夠合理而被一些居心叵測的人截獲，所以通過計算機將檔案電子化，可以是檔案更加安全，更好的保護企業(yè)的隱私。我們都知道計算機信息系統(tǒng)的安全和心為信息系統(tǒng)賴以生存的實體，對于計算機來講，它的系統(tǒng)承載了不同行業(yè)的的信息資源，不同的人們在利益的趨勢下都有可能對計算機進行相應(yīng)的破壞或者是攻擊。

1.2企業(yè)檔案電子化管理過程中的真實性問題

對于傳統(tǒng)的檔案保持來講，通過書面形式來保存，檔案的真實性可以得到有效的保持，但是，在操作的過程中，如果利用電子文件就會非常的方便的通過復(fù)制手段來轉(zhuǎn)移到另外一個載體上，在這樣的情況下，紙質(zhì)的原件已經(jīng)不再適應(yīng)。在計算機不斷普及的過程中，各個不同的網(wǎng)站為了迎合廣大網(wǎng)友的需求，就提供了各種各樣的信息供廣大網(wǎng)友消費者享用，這就是我們所說的資源共享。對于共享資源來講，從表面上就可以看出它的特點，即，擁有一定的共享性，對于共享性來將，它有利也有弊，利端為便捷、快速，弊端為人們對它的真實性產(chǎn)生一定的懷疑。作為企業(yè)檔案管理來講，采用電子化管理人們對它的真實性產(chǎn)生相應(yīng)的懷疑。在計算機進入企業(yè)的過程中，將傳統(tǒng)的書面檔案變成電子檔案，在這樣的環(huán)境下，電子檔案更具有模糊的可信性。在網(wǎng)絡(luò)上，我們隨處可見的都是公開的信息以及共享的信息，在這樣的環(huán)境下，就給不法分子窺視官方網(wǎng)站信息帶來了可乘之機，甚至是篡改官網(wǎng)信息來會的獲得相應(yīng)利益，如此以來企業(yè)的利益不得不受到嚴重的損失。除此之外，企業(yè)的檔案電子化管理在計算機中，一般的情況下都不是固定的，而是流動的，因此，企業(yè)必須要安排相應(yīng)的人員進行專職管理，如若不然，企業(yè)的信息就會被流失或者是受到破壞，那么，檔案的可信性就難以保障。通過以上幾點可以看出，企業(yè)檔案電子化管理雖然有諸多方便，但是，也給一些不法分子提供了更改企業(yè)檔案的機會。

2、當(dāng)前企業(yè)檔案電子化管理過程中相應(yīng)的優(yōu)化措施

首先：速度加強企業(yè)電子檔案的真實性。我們都知道，現(xiàn)代的計算機幾乎都普吉到每一家每一戶，再加上資源信息的共享原因，，所以許多企業(yè)檔案時常被網(wǎng)絡(luò)黑客以及不法分子的襲擊、篡改，、偷襲以及復(fù)制等，在這樣的環(huán)境下，就無法保障企業(yè)檔案的真實性。鑒于此，要想保障企業(yè)檔案文件的真實性就是檔案電子化管理所要考慮的所要問題，那么，僅僅依靠技術(shù)是無法有效完成的，所以必須要將方法以及技術(shù)進行有機的結(jié)合，進而形成一整套技術(shù)與管理相結(jié)合的管理機制。其次：對于企業(yè)的法律顧問來講，可以通過法律的手段對那些不法分子進行相應(yīng)的制裁，與此同時，還可以聘請一些計算機方面的專家來對相應(yīng)的文件進行加密，并設(shè)置向的防火墻技術(shù)，無論是加密技術(shù)，還是防火墻技術(shù)都只能對管理員開放，與此同時，還要歸檔紙質(zhì)文件。采用雙軌制度將電子文件和紙質(zhì)文件應(yīng)該是一個過度政策，都是不斷加強電子文件制作以及管理人員管理，從而避免一些因為人為因素而對電子文件的修改，從而保障了電子文件的真實性，以便電子文件的憑證作用得到有效的發(fā)揮。

3、結(jié)束語

社會的不斷發(fā)展，推動著人類的不斷進步，科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為人們的生活以及工作提供的強大的技術(shù)依據(jù)。為了跟的上時代的發(fā)展，企業(yè)檔案與計算機的有效結(jié)合是社會發(fā)展的必然，就目前來看，這只是一個初級階段，還有許多問題有待進一步解決，只有在解決問題的過程中，企業(yè)電子檔案的發(fā)展才會越來越好。

（作者單位：重慶市秀山縣政府金融工作辦公室）