高校行政工作精細化管理初探

高校行政工作精細化管理，是對高校行政常規管理基礎上的進一步深化。高校行政工作精細化管理的內容主要包括辦文、辦會、辦事。對于高校行政工作的精細化管理應在明確具體要求的前提下，提高行政人員精細化管理意識，明確崗位權責，完善各項工作制度，優化管理工作流程，落實科學精細化管理。

精細化管理是源于發達國家的一種管理理念，1911年，泰勒發表了《科學管理原理》一書，這是世界上第一本精細化管理著作。精細化管理是是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，它是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的關鍵一步。

廣州城建職業學院作為一所新興的民辦高職院校，由于辦學水平的迅速提高和學生規模的擴張，目前在校生已經超過16000人，2015年1月份，在全校管理干部研討會中，校長首次提出精細化管理思路，要求全院上下在管理過程中實施精細化管理，配以相關管理制度，打造規范化、精細化、個性化城建管理模式。本文以此為背景對高校行政工作精細化管理進行初步探索。

一、高校行政工作精細化管理的要求

作為學校，實行精細化管理，首先必須使全體師生在思想上得到轉變，認識實施精細化管理的必要性和重要性，作為個人，要認識到自己所肩負的重擔。在辦事過程中注重提高效率，急事急辦，大事嚴肅辦，小事認真辦，分內事盡責辦，分外事盡量辦，可辦可不辦的事熱情辦。

實施精細化管理對行政人員提出了較高的要求，不僅考察行政人員的文字功底，更多的是對行政人員綜合素質的檢驗。作為辦公室行政人員應該時時注意；一要提高參謀咨詢的能力，當好調研員、信息員和情報員；二要鍛煉綜合協調能力，既做好內部協調，也做好外部協調；三要養成精細辦事的良好習慣，認真辦事能把事辦對，用心辦事能把事辦好；四要馬上就辦，及時反饋，做到清醒、準確、滿意。盡心竭力追求辦文零毛病，辦會零差錯，辦事零失誤。

二、高校行政工作精細化管理的主要內容

1.辦文

文字工作是高校行政工作的重要內容，上、下級文件的收發與傳達，內部文件的起草，各類方案的擬定，周、月、學期計劃總結，新聞宣傳稿件的撰寫審核都屬于辦文內容。

2.辦會

會務組織是考驗行政人員是否稱職的基本要素，對精細化提出了較高的要求，會前“如坐針氈”，會中“如履薄冰”，會后“如釋重負”是筆者每次辦會的深刻體會。會務組織包括：會前準備（參會人員、會議地點、時間協調、主持人、會場布置、會議議程、會前宣傳等），會中準備（參會人員是否及時到位、是否需要準備茶水、攝影、會議記錄、會議時間控制等），會后檢查（安排參會人員離場、收拾會場、新聞宣傳等），每個細節都需要精心準備，只要一個環節出現遺漏或差錯，整個會議都會受到影響。

3.辦事

辦事更多的是對行政人員綜合素質的檢驗，學院辦公室作為學校運轉的中樞系統，每天都在接觸、協調形形色色的人和事，面對不同的人該如何對話，面對不同的事該如何處理，需要時刻有清醒的頭腦，需要有精細化的流程和制度做保障。

三、推進高校行政工作精細化管理初探

1.提高行政人員精細化管理意識

提高行政人員在精細化工作方面的意識和素質是推行精細化管理，提高辦事效能的有效手段。要從主觀上引導和開發行政人員工作精細化的覺悟，組織開展精細化管理相關培訓，邀請精細化管理方面的專家開辦講座，讓精細化管理觀念深入人心，主動提升工作能力和工作水平。同時在工作中要善于總結，及時反思管理工作中存在的問題和漏洞，做到事前精心準備，過程清晰可控，結果領導滿意。

2.明確崗位權責

造成部門之間相互推諉，沒有承擔責任的擔當。醫院行政管理工作量大，工作內容復雜，如果不能將各個部門職責進行合理明確的劃分，就會出現部門間職責界限模糊，職責交叉重疊，或者出現職責真空現象，導致工作效率低下，各部門之間的工作不協調等后果。因此，應根據醫院自身條件，結合醫院自身特點，精細明確地劃分各部門應承擔的相應職責，實現職責安排系統化，職責劃分精確化，職責描述明確化。運用先進的管理理念，靈活的管理手段，統籌協調醫院各部門間的責任承擔和工作分工。

3.完善各項工作制度，執行規范精細化管理

制度建設是實施精細化管理的保障，制度確保管理有序，制度設計的是否合情合理是對精細化管理實施效果的檢驗，因此在制定制度是應注意；第一制度既要符合領導要求，又不能違背大眾需要，需要很巧妙的兩者結合。第二制度不能設計的太復雜，要簡單易懂，容易操作，一個制度洋洋灑灑數十頁相信大部分都沒心思去詳細了解的，更不可能都記下來。第三制度制定前要廣泛征集意見，初稿擬定后要認真研討，制度制定后要加大制度的宣傳和引導，公布后要嚴格執行。

需要注意的是，制度是有時效性的，隨著領導的更換和學校的發展，執行一段時間后應及時進行調整以適應目前發展形勢。如我校考勤制度原規定教師每學期開學預備周和期末最后一周要求打卡坐班，在執行中很多教師提出較大意見，開學預備周和期末最后一周教師最主要的工作是備課和批改試卷、錄入成績，這些工作不一定要在辦公室完成，在家里或宿舍同樣可以完成。2015年底修訂為教師不再統一要求打卡坐班，由各二級學院自定。我院的做法是，每學期開學第一天上午要求教師到學院辦公室簽到，目的是為了準確掌握教師到校情況，及時做好師資調整，這一做法得到了全體教師的認可，一致認為是非常人性化的體現。

4.優化管理工作流程，落實科學精細化管理

清晰簡明、設計合理的工作流程，是推進高校行政精細化管理的前提。隨著高校的發展，辦公室面臨著紛繁復雜的辦會、辦文、活動安排等事務。優良的工作流程應該是按照專業化分工的模式來提高工作效率。辦事流程是檢驗工作效率的最高標準，設計簡單、容易操作的辦事流程可以使工作順暢無阻礙，繁瑣的辦事流程是滋生腐敗的溫床。

很多時候流程制定者往往“拍腦袋”決定流程怎么安排，不考慮請示人執行的難度，流程制定后也沒有對運行過程進行檢驗就直接公布，這即使管理者的不負責任，也是對學校辦學聲譽的損害。如我校在2013年前大部分辦事流程都使用紙質流程，請示人打印后先找部門領導簽字，再找職能部門領導簽字，需要涉及其他部門的還要找相關部門領導，再找主管副校長簽字，重大事項校長還要簽字，涉及財務的期間財務處長也要簽字。請示人好不容易找到一個領導簽字后再找下一個領導不一定在辦公室，一個流程往往跑三五次還不一定辦的完，費時費力。2014年后學校大部分流程已經啟用網上流程，請示人只需在網上提交請示內容，選擇后續批復領導后系統直接發送短信提醒相關領導進行批復，節省了很多辦事時間，大大提高了辦事效率。

總之，高校行政工作涉及學校管理的每一方面、每個細節，各項規章制度、崗位職責和工作流程要做到精細化。高校行政工作精細化管理要求人人對工作負責，對崗位負責，于小處見大，從細節看成績。要求行政工作人員在日常工作中每一個步驟都要精心，每一個環節都要精細，每一項工作都是精品，精心是態度，精細是過程，精品是成績。目的就是把大家平時看似簡單、很容易的事情用心、精心地做好。

（作者單位：廣州城建職業學院）