戴明循環在病案回收管理中的應用價值

葉細珍

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戴明循環在病案回收管理中的應用價值

葉細珍

【摘要】目的 探討戴明（PDCA）循環在病案回收管理中的應用價值。方法 回顧性選取實施PDCA循環前2013年1—12月廣東省河源市龍川縣中醫院收治的11 258例患者病案資料，收集實施PDCA循環后2014年1—12月我院收治的12 035例患者病案資料，比較PDCA循環前后病案回收率、甲級病案率。結果 2014年病案3 d回收率、7 d回收率、甲級病案率均明顯高于2013年，差異均有統計學意義（均P＜0.05）。結論 在病案回收管理中應用PDCA循環法，可明顯提高病案回收率，改善病案質量。

【關鍵詞】戴明循環；病案回收管理；應用價值

廣東省河源市龍川縣中醫院，廣東河源 517300

出院患者的病案回收是病案管理工作中的重點，能否及時將病案回收歸檔是確保病案完整保存的基礎，但由于各種因素影響，在實際工作中病案回收工作往往十分拖沓，直接影響著病案資料轉化為醫療信息。PDCA循環又稱戴明環，是由美國戴明博士提出的一種質量管理系統，包括計劃階段（Plan,P）、執行階段（Do,D）、檢查階段（Check,C）、總結處理階段（Action,A）[1]。本研究就PDCA循環在病案回收管理中的應用價值進行探討，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料 回顧性選取實施PDCA循環前2013年1—12月我院收治的11 258例患者病案資料，其中男5736例，女5522例，年齡4～81歲，平均（47± 11）歲，住院時間5～35 d，平均（13±4）d；所屬科室：內科4852例，普外科3674例，骨科2254例，泌尿科478例。另外，收集實施PDCA循環后2014年1—12月我院收治的12 035例患者病案資料，其中男6118例，女5917例，年齡2～85歲，平均（48± 12）歲，住院時間5～41 d，平均（14±3）d；所屬科室：內科5124例，普外科3901例，骨科2415例，泌尿科595例。兩組患者性別、年齡、住院時間、所屬科室比較，差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。

1.2 PDCA循環

1.2.1 P階段 對本院病案回收管理現狀進行調查，對各臨床科室病案回收率、缺陷返修率、病案首頁質量等進行評估，找出存在的問題，并對其原因進行分析。住院患者數量增加、法律意識欠缺、病案管理人員與臨床醫師溝通不足、培訓不到位、獎懲制度未落實等均是導致病案管理問題出現的原因。根據上述情況嚴格按照衛生管理部門《病歷書寫基本規范》的要求制訂病案回收管理計劃[2]。

1.2.2 D階段 依據《病歷書寫基本規范》《醫療機構病歷管理規定》，建立健全病案回收管理制度、病案首頁管理辦法、獎懲制度等，使病案回收管理有法可依。加強科主任在病案書寫環節的監控作用，督促各級醫師及時、真實、正確地完成診療記錄，使合格病案在規定時間出科歸檔。醫務科定期對病案進行現場抽查，發現問題后責任到人，限期整改[3]。

加強對病案管理人員專業知識和法律知識的培訓，并協同醫務科對醫師進行培訓，將臨床常用的診斷名稱與ICD-10診斷編碼建立對照目錄，發放至各科室，以便查閱。將病案首頁中常見的共性錯誤作為典型案例講解，降低病案首頁返修率。定期邀請法律專家對典型醫療糾紛案例進行解析，以提高醫師的法律意識[4]。

病案管理人員應加強與醫師的溝通，對到期未回收病案、回收病案內容有缺項者及時反饋，督促醫師修正。將病案回收情況納入科室績效考核，逾期未回收者扣主要責任人和上級醫師的績效工資。收到病歷缺陷通知單未及時修正者扣主要責任人的績效工資。病案管理人員對病案缺陷未登記、未發放修正通知或催交通知者扣款到責任人。每月對病案回收率、病案首頁質量優秀者予以獎勵，并作為晉升職稱的考評指標之一[5]。

1.2.3 C階段 實施PDCA循環法6個月后，對臨床各科室病案回收情況進行檢查，將檢查結果作為持續改進依據。實施PDCA循環法后病案回收率明顯上升、缺陷返修率明顯下降、病案首頁質量評分明顯提高，但仍存在3級醫師缺簽、漏簽名、檢查報告單缺失等現象，提示下一階段的整改目標以病案出科前自查、終審、收集為主，確保完整、合格的病案出科，避免發生醫療糾紛因病案不合格而給醫院造成損失[6]。

1.2.4 A階段 及時總結病案管理經驗，鞏固已取得的成績。比較實施PDCA循環前后病案問題數量，在今后的工作中實施3級質量監控，包括以醫師自查為主的基礎質量監控、各科室內部、醫院質量監控部門的過程質量監控、患者出院后的終末質量監控。重視病案管理工作，在衛生管理部門制定的《病歷書寫基本規范》《醫療機構病歷管理規定》指導下結合本院實際情況，做好病案管理工作。

1.3 觀察指標 比較PDCA循環前后病案回收率、甲級病案率。采用住院病案質量評價表對病案質量進行評價，其中評分≥85分為甲級，70～84分為乙級，60～69分為丙級。

1.4 統計學分析 采用SPSS 18.0統計軟件進行數據分析，計數資料以百分率表示，組間比較采用χ2檢驗，P＜0.05為差異有統計學意義。

2 結果

2014年病案3 d回收率、7 d回收率、甲級病案率均明顯高于2013年，差異均有統計學意義（均P＜0.05），見表1。

表1　實施PDCA循環前后病案回收情況及甲級病案情況比較[例(％)]

3 討論

我國衛生管理對出院病案的完成時限制定了明確要求，但在實際工作中部分醫師常不能在規定時限內完成病案書寫，其與我國醫療行業人力資源緊張相關。臨床醫師不僅擔負著門診、住院、手術等工作，還承擔著一定的教學任務等工作，忽略了病案書寫的時限性和病案質量。且部分醫院對病案完成時限的具體管理流程存在缺陷，領導不重視病案管理工作，導致未嚴格規范醫師行為，造成病歷資料流轉秩序混亂、病案回收不及時。病案科工作效率低下，嚴重影響病案及時歸檔，無法保證數據統計的及時性和準確性，一旦發生醫療糾紛，會給醫院造成較大安全隱患。

PDCA循環運用先進管理理念進行病案回收管理，改變了傳統的重醫療、輕病案的觀念，通過P、D、C、A循環，不斷發現問題、解決問題。及時、優質的病案不僅可以保證患者的合法權利，還有利于保護醫務人員的自身權利，應當將病案回收管理作為醫院管理工作的重點。實施PDCA循環管理可有效提高病案回收管理工作效率，改變傳統病案無法及時回收，促進病案室工作流程程序化、條理化，確保病案及時歸檔，首頁及時錄入，有利于保障數據準確性、及時性。另外，在實施PDCA循環后，可明顯提高出院病案歸檔率，縮短復印或病案查找時時間，避免患者長時間等候帶來的糾紛。

本研究結果表明，實施PDCA循環后病案3 d 和7 d的回收率以及甲級病案率均明顯高于PDCA循環前。提示在病案回收管理中應用PDCA循環，可明顯提高病案回收率，改善病案質量。

參考文獻

[1] 鐘綺玉,張小平,黃潔平.應用PDCA循環法加強基層醫院病案質量管理分析[J].中國醫學創新,2015,12(15):135-138.

[2] 周曉清,明星辰,梅正平,等.PDCA循環法在病案回收管理的應用[J].中國病案,2014,15(10):11-13.

[3] 李麗星,洪嘉銘,梁瑜,等.出院病案回收管理系統的應用[J].中國病案,2012,13(4):48-49.

[4] 陳美笑,盧振輝.PDCA在病案質量管理中的應用效果[J].中國病案,2014,15(8):7-9.

[5] 杜靜,閻莉,張菊芬,等.病案回收管理信息系統的使用對病區工作的影響研究[J].中國數字醫學,2014,9(8):116-117.

[6] 曾程慧,陳才壽,張敏,等.PDCA循環法在病案管理中的應用[J].中國病案,2015,16(5):10-12.

【中圖分類號】R197.323.1

【文獻標志碼】A 【DOI】10.12010/j.issn.1673-5846.2016.04.095