醫院電子文檔檔案的應用與管理策略探究

黃新金

[摘 要]隨著信息技術的發展，經濟水平的提高，計算機設備逐漸普及開來，并被應用于各個領域，尤其是事務性工作比較繁忙的醫院，利用計算機管理檔案，更方面、快捷，提升了醫院的工作效率。而如何使用計算機對電子檔案進行有效的管理，是醫院的檔案部門需要解決的難題。

[關鍵詞]醫院；電子文檔；檔案；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.127

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-02

隨著社會的發展，人們的生活水平逐步提高，由于不規律的生活、飲食和衛生習慣、安全事故、老齡化等各方面的影響，醫院中病人數量不斷增加，醫院的事務日益繁忙。為了更好地對檔案進行管理，醫院檔案室逐步引入網絡技術，實行電子文檔檔案管理，并與文檔源部門、計算機和信息管理部門合作，提高了電子文檔檔案管理的有序性、高效性，但是在管理中仍然出現一些的問題，需要采取相應的措施進行解決。

1 醫院電子文檔概述

1.1 電子文檔

電子文檔主要是指以電子計算機、光盤、磁盤為載體的在日常生活中形成的資料。其具有以下幾個特點：①需要借助電子設備進行閱讀；②利用現代辦公設備進行傳輸和處理；③共享時不受距離和時間限制；④保存過程中受到溫度、濕度和防磁性等條件的影響。

1.2 醫院檔案中的電子文檔

醫院中的電子文檔主要分為兩部分：一部分是各部門自身創建的，這類文檔生成之后，便由創建者直接采集下來；另一部分是從工作網絡上采集而來，這類文檔是從各部門的工作網絡中獲得，多是在部門間的業務交流、上下級之間的工作交流中產生，包括電子信件、電子報告單、電子文書等，各部門在工作過程中，為了工作需要將其下載下來。

2 醫院電子文檔檔案的應用與管理

2.1 完善電子文檔歸檔制度

2.1.1 建立電子文檔歸檔隊伍

紙質文檔的歸檔工作，經過長久的發展，已經形成比較成熟的制度和專業的隊伍，工作基礎厚實，工作能力出色，歸檔隊伍的內部建設比較穩定，分管領導、立卷牽頭人、歸檔人員各司其職，分工合作，相互支持，工作有條不紊。但是將網絡技術應用于文檔的歸檔工作后，電子文檔檔案的整理方法與紙質檔案的整理方法存在較大差異，原有的隊伍無法適應新技術的應用，給立卷和歸檔工作帶來極大挑戰。為了在保存原有隊伍、延續分工合作的基礎上，保證電子文檔檔案歸檔工作的順利進行，需要原有歸檔隊伍人員掌握新的技術和方法，因此，需要對原有的歸檔隊伍進行業務培訓，使他們盡快掌握信息管理自動化的技術和能力，承擔起電子文檔的歸檔工作。同時，還可以通過招聘，選拔一批優秀的電子文檔歸檔人才，在原有的歸檔隊伍中注入新鮮血液，促進電子文檔工作的順利進行。

2.1.2 完善各部門分工合作收集歸檔制度

電子文檔的來源廣泛，制作文檔的人也各不相同，有業務管理人員、信息管理人員、數據錄入人員，還有計算機技術人員。電子文檔的種類比較多，文檔格式也存在差異，如何進行電子文檔的整理、歸檔工作，需要建立相關的制度，通過制度進行約束，保證工作的順利進行。每個單位都遵守立卷歸檔制度，可以將電子文檔的歸檔工作納入立卷歸檔制度中進行管理。電子文檔涉及的問題比較廣泛，紙質文檔的歸檔制度僅靠檔案部門即可，但是電子文檔的歸檔問題需要文檔源部門、計算機與信息管理部門、檔案部門三方的合作，相互滲透，發揮各自的優勢，分工合作，共同促進電子文檔的生成。

2.1.3 實施電子文檔“兩套制”的歸檔程序

電子文檔一旦形成，可以通過電子設備進行修改，與紙質文檔相比，其劣勢在于對于一些具有法律效力和憑證作用的文檔，無法進行實質性的保存，仍需要借助于紙質的載體。現在對于文檔檔案實行“雙軌制”，即電子文檔和紙質文檔并存，而歸檔的檔案內容實行“兩套制”，也就是紙質的文檔與磁盤、光盤的文檔兩種不同介質的文檔一起歸檔，是內容相同、介質不同的兩套檔案，并且兩套檔案均有備注內容：電子文檔歸檔目錄“備注”欄中標明相應的紙質文檔的檔號及存址，紙質檔案的目錄“備注”欄中注明相應的電子文檔的編碼及存址。現在還沒有有效解決磁盤、光盤等電子介質的耐久存貯問題，所以，電子文檔“兩套制”的歸檔程序還需要應用比較長的時間，直至電子介質的耐久存儲問題順利實現。如果電子介質檔案出現存儲上的進步，可以將電子文檔“兩套制”的歸檔程序，按照主次進行存儲劃分，對于具有憑證價值的文檔，采用以紙質歸檔為主、電子歸檔為輔的方法，而具有情報、參考價值的文檔，可以采用以電子歸檔為主、紙質歸檔為輔的方法，可以有效地提高文檔檔案管理的效率。

2.2 選擇合理的歸檔方式和途徑

電子文檔的載體是光盤、磁盤等，穩定性比較差，如果保存不當容易受到損壞，而且無法再次進行閱讀，與紙質檔案相比缺乏穩定性和安全性，因此，對于歸檔方式的選擇極其重要。通過長時間的實踐證明，使用磁盤或光盤儲存書籍資料，載體在傳遞過程中，容易受到損壞或出現數據丟失的情況，如果光盤質量太差，會影響數據的閱讀，影響數據資料的正常流通。在實際工作中，為了避免數據丟失現象的出現，一般會進行多盤備份，這不僅使數據儲存的工作量加大，而且增加了儲存載體的數量，保管起來比較麻煩。目前，比較先進的是光盤存儲，網絡移交歸檔，比較簡單、安全。

2.2.1 開通電子文檔專遞網

隨著網絡的普及和醫院計算機管理網的建立，許多重要的文檔被傳輸到網絡中。大部分文檔在被傳輸到網絡中前，會由各業務部門進行挑選，并按照固定的格式要求進行格式的轉換，保證文檔可以在各個部門通用，而且安全可靠，這已成為歸檔工作的重點。以上是已經傳輸到網絡中的電子文檔，而對于還未被傳輸到管理網上的電子文檔，如果經過驗證，是比較實用、具有保存價值的文檔，則需要由所在部門進行編輯整理，并及時傳遞給檔案部門。為了實現電子文檔的順利傳輸與實用，可以利用信息管理網絡的優勢，在檔案部門與各業務部門之間開通電子文檔專遞網，形成依附于信息管理網絡之下的歸檔子系統。檔案部門在對電子文檔進行歸檔時，可以進行格式的轉換，包括DOC、TXT、DBF、JPG、EXE等幾種通用性的文檔類型。

2.2.2 信息管理部門對電子文檔的信息匯聚點進行歸檔

目前，許多企業單位的會計、檔案部門使用自動化的設備輔助辦公，信息工作的系統化和標準化水平越來越高，打破了單位分散的界限，向著“集中統一”的標準發展。計算機與信息管理部門是集中開發、統一信息系統的部門，起到帶頭作用，主要負責規劃、統籌本單位信息管理工作，成為電子文檔的匯集點，并由本部門的人才利用先進的技術設備對日常工作中的文檔進行歸檔。

在醫院中，可以利用網絡優勢建立內部行政信息管理系統，下設子系統，由計算機與信息中心對接收到的文檔進行處理，再輸送給各個部門進行文檔資源的共享，并及時進行更新、完善。對于失效的文檔，則由檔案部門進行編排歸檔，一般由光盤存儲，一式三份，一份使用、一份存檔，一份異地存檔。

醫院的事務性工作隨著醫院的發展不斷增多，文檔的種類越來越多、應用范圍越來越廣。醫院電子文檔檔案的應用與管理工作比較復雜，需要醫院電子檔案部門、文檔源部門同電子與信息管理部門相互合作，在完善電子文檔歸檔制度和選擇合適歸檔方式的基礎上，實現分工合作，保證電子文檔歸檔工作的有序、高效進行。

主要參考文獻

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