科研課題檔案管理對策探討

龔婧 孫寧

摘 要：科研課題檔案的完整、系統與準確對科研院所事業的發展、相關學科的學術研究等方面具有重要的意義。本文針對科研課題檔案管理中存在的一些亟待解決的問題及成因進行分析探討，并結合工作實際提出相應的對策與措施。

關鍵詞：科研課題；檔案；管理對策

科研課題檔案是指在科學技術研究活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、音像資料等科技文件材料。它具有鮮明的專業性、種類多樣性、特有的成套性和較強的現實使用性的特點。

我院是國家計劃單列的國內唯一的核武器研制生產單位，是以發展國防尖端科學技術為主的綜合性研究院，科研課題檔案對于我院的現在和將來的科學研究、設計、生產、應用等方面具有重要的憑證與參考作用，課題檔案的完整、系統與準確對我們的國防事業的發展、相關學科的學術研究等具有重要的意義。但在科研課題檔案管理過程中，課題檔案的完整性、系統性、準確性等方面存在一些亟待解決的問題，本文對這些問題及成因進行分析探討，并結合工作實踐提出相應的對策與措施。

1 科研課題檔案存在的問題及成因探析

1.科研課題管理人員及課題成員重視科研工作，忽視課題檔案的形成、積累與歸檔工作。科研院所的課題管理人員往往重視課題的開題與結題工作，課題研究達到相關技術標的順利結題后，課題檔案是否歸檔，歸檔是否完整、系統基本再無人關注。

2.部分科研課題檔案質量不高。課題檔案質量不高有幾種情況，有些科研人員出于個人利益考慮或是擔心知識產權得不到保護，關鍵技術不愿體現在技術報告中；有些科研人員對報告的編寫要求、標準不熟悉導致技術報告規范性較差；還有些科研人員為了應付歸檔，隨便提交一份報告交差。

3.科研課題檔案的成套性欠佳。科研課題研究包含五個階段：開題論證階段、研究實（試）驗階段、總結鑒定驗收階段、成果申報獎勵階段、成果推廣應用階段。但歸檔的課題資料往往只有研究方案、研究總結，缺乏科研過程中的文件資料，比如原始實驗記錄、測試記錄、計算數據，特別是有些失敗的實驗數據參數，對今后的工作也有很好的借鑒作用，這些資料缺乏收集與積累。

4.科研課題檔案的開發利用工作薄弱。課題檔案的開發利用工作目前僅限于借閱查詢，其他的如科技檔案用戶類型及需求特點的研究、根據利用情況和效果提出管理工作的建議、庫藏科技檔案的編研工作等開發利用工作基本未開展。開發利用工作的薄弱又導致管理層與科研人員錯誤認為科技檔案可有可無，檔案部門只是資料保管的地方。

科研課題檔案管理中存在的種種問題，就其原因主要有三方面。

第一方面是意識層面：領導的檔案意識與科研人員的檔案意識。

組織機構的上層領導對檔案管理的重視程度決定了單位檔案體制建設的科學與合理性，科研與檔案管理在管理辦法與程序上的融合程度，檔案管理檢查與考核力度，人才隊伍的配置高低。科研人員的檔案意識取決于檔案過程管理的力度，也依賴于檔案工作宣傳的效果。

第二方面是管理體制約束。目前大部分的檔案管理或歸入后勤保障部門，或劃入信息管理部門等下屬的小組，檔案的計劃、監督、檢查、指導等管理職責無法履行，檔案人員對歸檔單位沒有考核與獎勵的權利，沒有管理的制約力，檔案部門實際只是一個資料保管部門，因此檔案人員看見課題檔案存在的問題，卻無能為力。

第三方面是檔案人才隊伍素質有待提高。檔案部門目前的地位無法吸引也留不住高層次的管理人員和技術人員，待遇較低，工作創新很難實施，個人價值得不到體現，檔案部門成了接收各類機構調整富裕人員、退休前養老的單位，檔案工作似乎誰都可以做好。這些諸多因素又影響現有的檔案人員工作的積極性和主動性，檔案管理停滯于簡單的收集、整理與保管，科技檔案管理的創新與發展、科技檔案的深層次的開發利用工作沒有精力和能力開展。

這三方面又是相互影響，相互制約，檔案意識的提高依賴于管理制度與管理辦法的制定，領導重視決定管理體制的建設，管理體制決定管理制度與管理辦法執行力，也決定檔案人才隊伍的建設，人才隊伍素質高低決定檔案管理水平，同時也會影響領導的決策。

2 科研課題檔案管理的對策與措施

1.建立科研課題檔案管理體系。

在目前管理體制下建立科研課題檔案管理體系，包括管理層和實施層。管理層以檔案管理委員會或檔案管理領導小組的形式設立，成員包括院所級行政領導、機關管理部門領導、科研室領導、檔案管理人員等，主要職責是制定檔案管理制度與管理辦法，中長期檔案管理規劃和年度檔案歸檔計劃，中期檢查課題檔案形成、積累情況，并負責課題結題檔案考核和獎懲。實施層成員包括檔案管理人員、課題負責人、文件資料管理員，檔案人員負責指導、監督文件資料的形成與積累以及歸檔后的整理，課題負責人及資料員負責課題文件資料的形成、積累與歸檔工作。檔案人員在體系中承上啟下既是管理人員，也是實施人員，確保檔案管理與過程實施的銜接。管理體系的建立、相關人員職責的明確保證了檔案管理職能的明確體現和有效的實施。

2.科研課題管理與檔案管理同策劃、同檢查、同考核。

課題開題簽訂課題協議時在協議中明確課題歸檔計劃，歸檔計劃由課題負責人編制，所級技術負責人、課題管理責任人、檔案管理責任人負責審查會簽；課題中期檢查的同時相關檔案管理責任人根據課題進度檢查檔案的形成、積累情況，并形成檔案中期檢查情況表；課題結題時須有課題檔案歸檔審查合格結論作為結題條件之一。課題實施的三個重要節點的有效控制才能確保課題檔案的完整性與系統性。

3.利用信息化手段實現過程文件的質量控制。

在現有的網絡辦公自動化平臺上，科研管理系統和檔案管理系統結合在一起，建立文件編制標準化控制、科技文件技術審查、科技文件歸檔審查等功能。在管理系統中，檔案管理從科技文件產生介入到最終的歸檔，其中的格式要求、標準規范、技術深度等方面在流程中都有相應的節點、對應的責任人進行審查，保證科技文件的質量過程控制。

建立在信息平臺的課題檔案過程管理需要檔案管理人員充分了解科研管理流程，充分了解基層科研實施流程與操作習慣，提高檔案管理和項目、課題管理的融合度，提高基層接受的舒適度，這樣才能建立科學的、可操作性強的管理程序和控制措施。

4.建立嚴格的保密保管與借查閱制度。

我院的科研課題檔案涉及國家秘密事項和知識產權保護。課題檔案的保管與借查閱都需嚴格按照保密要求進行管理，在此基礎上，還需注重科技檔案知識產權的保護。科技文件歸檔時若編寫人認為文件中涉及關鍵技術、關鍵工藝、關鍵參數、創新點等不宜對其他單位或個人公開，由編寫人提出歸檔說明，審核后說明同時歸入相應卷宗。檔案部門在辦理借閱、查閱工作應同時征詢編制人意見，充分保護科技文件編制人的知識產權權益。

5.加強檔案人才隊伍的建設

檔案管理人才包括：組織管理人才、科學技術人才、科學研究人才。組織管理人才應在精通專業知識的同時，掌握現代管理科學的理論和方法，能夠根據檔案工作的內在規律對全局或某一局部的檔案工作進行合理的組織和科學的規劃。科學技術人才是指在某一科學領域如計算機技術、檔案保護技術等掌握有關的先進科學技術，能夠擔負起檔案信息化建設、各種檔案材質的保護、修復等技術工作的人才。科學研究人才是指能夠從事檔案學理論和技術手段的研究，能為傳遞檔案信息需要進行檔案史料研究和編撰的人才。

加強檔案人才隊伍的建設一方面需要我們逐步引進并留住這三方面的高層次人才，使檔案管理更上一臺階；另一方面需要現有的檔案管理人員加強檔案基本理論和方法的學習，熟悉檔案管理標準與規范，熟悉科研管理的流程與需求，理論與實際緊密結合，不斷提高自身業務能力水平，才能保證課題檔案管理科學性、合理性和有效性。

總之，科研課題檔案管理是科研課題管理的重要組成部分，納入科研課題管理系統，有組織機構和制度保障，做到同策劃，同檢查、同考核，過程管理控制有效，才能保證課題檔案的完整、系統和準確，并在此基礎上大力開展檔案開發利用工作，才能充分發揮課題檔案這種重要信息資源的學術價值與社會價值。

參考文獻

[1]陳兆祦，王信功，劉振淮.檔案工作實務全書.中國三峽出版社，2000.

[2]李平.課題制背景下的科研檔案管理.中國檔案，2013（05）.