試論檔案工作中的人性化管理途徑

徐利軍

【摘要】人性化檔案管理是檔案工作中創新的管理形式，也是適應當前社會發展的必要，對于實現現代化檔案管理有著重要的意義。在人性化檔案管理中要重視人的價值，培養人員的職業素養，以人為本，重視感情的培養。在對外的服務工作中，還要注重使用者的需求，預見未來的管理方向，以便更好的適應經濟的快速發展。文章通過對檔案管理的方式、制度、人員和工作環境等進行細致的分析，總結了具體的管理途徑。

【關鍵詞】檔案工作；人性化管理；以人為本

在傳統的檔案管理中，管理的中心主要就是資料管理，主要工作內容就是對檔案資料進行整理和保管。而在當今的社會發展中，傳統額管理形式已經不能夠適應當前經濟的需求，在資料的調用過程中要求更多的就是人性化的需求，將人作為工作的重點，根據使用者的真正需要進行管理服務。在檔案的內部工作中，更要實行人性化的管理模式，以人為本，提高個人的素質，促進各部門之間的緊密聯系，實現人性化管理給檔案工作帶來的科學性價值。

一、檔案工作中的人性化管理

人本管理作為正確認識和處理人與其他生產要素的辯證關系，重視人的智慧、創造力及其主導、能動和決定性作用，將人作為“活力源”而形成的關于人的科學理念。人性化的管理則是將組織中的每一個個體作為關注中心，把調節、控制和管理人的行為看作是管理好整個組織系統的關鍵，把調動人的積極性和創造性看作是搞好整個管理工作的根本。

1、管理方式的變更

在以往的工作中，人只被視作為勞動力，較多的企業單位認為，只要勞動力增多就能夠實現經濟和管理的快速發展，在這種傳統的工作中，雖然重視人的存在，但是卻忽視了人自身的潛在價值，沒有充分利用個人的力量，造成了人力資源的浪費。在現代化管理中，人的主觀能動性逐漸的被重視，以人文本的管理辦法，不僅能夠激發人們的工作熱情，還能發掘出人們的潛在價值。在檔案管理中，人性觀管理注重員工之間的感情培養，重視個人價值和組織和諧共存的關系，在日常的工作中要對工作人員的專業技能和職業素養進行定期的培訓，提高人員的管理水平，在檔案管理的各部門中，注重工作氣氛的營造，重視情感的呵護與培養，激發出員工們的工作熱情，在輕松的工作環境中不斷的創新，不斷的奉獻。

2、管理制度的柔化

柔性管理的最大特點，在于它主要不是依靠權利影響力，而是依賴于員工的心理過程，依賴于從每個員工內心深處激發的主動性、內在潛力和創造精神，因此具有明顯的內在驅動性。檔案管理層級在人員、組織方面存在著有利條件，比如服務的專業性、針對性強，應用上更顯直接；工作開展靈活性高，往往一人身兼多職，責任劃分清晰，不易相互扯皮推諉；人員結構層次少，便于提高管理的科學性、準確性和系統性；傳遞信息及時有效。結合這些特點，更應該發揮靈活高效的優勢，引入柔性管理手段，為各項業務的開展創造有利條件。

3、管理人員素養提升

檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術上，但最終還需要既有良好職業道德，又擁有專業檔案管理及其他相關學科的知識，并掌握計算機技能的工作人員來實現。檔案員的素質應當不斷地通過崗前培訓、日常業務培訓、雙向交流、派出學習等方式提高。檔案員所具有的服務意識、服務能力、服務禮儀等對使用者的心理有很大的影響。如果在服務過程中不僅有“百問不厭”的服務精神，而且具備“百問不倒”的服務素質，態度和藹、誠懇，服務積極、認真，說話和氣、禮貌，這種和諧的人際氛圍很自然地會被對方所接受、所感染，服務的價值也將得到提升。另外，身體動作，面部表情，穿著打扮，空間利用等在內的非語言因素也將在很大程度上反映職員的職業素養。在建立培訓交流機制的同時，完善監督、考核機制也是各級檔案員素質提升的有力保障，通過對工作的完成情況、績效結果、群眾評議的考核考查，可以查缺補漏，發現問題，及時改進，同時也是增強檔案員的責任意識，激發其內在動力，主動地提升自身素養、提高工作效率的有效途徑。

二、檔案工作中的人性化服務

1、服務理念變革

檔案管理工作的人性化不僅僅體現在內部的管理工作中，對外的服務也應進行人性化的建設。改變傳統的管理理念，將使用者的地位不斷的提高，重視使用者的使用需求，并按照需求的不斷變化，改善內部的管理機制，從而使檔案管理工作適應現代化的經濟建設。以服務為重點的檔案管理，不僅要關注當前的需求，還要預見未來的工作方向與工作重點，這就要提高工作人員的專業性，根據目前的工作內容和工作形式總結檔案管理工作要點，通過細節推斷出檔案管理的日后發展動態，及時的整改管理機制，以便能夠適應當前的社會經濟形式。

2、歸檔方法改進

人事檔案是個人基本信息、學習及工作經歷、德、能、勤、績、獎懲狀況的綜合記錄，是歷史、全面地記載個人綜合信息的載體，是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要信息和依據，它在人才的選拔、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用。歸檔材料一直以來是由組織人事部門收集和管理的。這種“背靠背”方式形成的個人檔案，難免發生錯誤。因此，歸檔內容的透明化也成為檔案人性化服務的一個改進方面。收集個人信息要公開，收集的方式方法程度要讓當事人知道，人事檔案的建立者和管理者應以適當的方式告知當事人其人事檔案的建檔的程序和內容，當事人知悉有關個人檔案的建立、處理、保存和利用的情況，當事人如有需求，可以查詢本人檔案目錄。這樣做利于消除個人對人事檔案的神秘感，更好地發揮人事檔案的作用。

3、工作環境優化

人性化的環境，能超越其物化外表，而成為精神的、人為的審美世界，成為一種可以對使用者施以教化的富有審美意義的文化環境。物理環境方面，布局合理、環境優美、標識醒目、具有個性的閱檔室服務環境，足以使使用者感受尊重知識、尊重人才的人文關懷，營造人性化服務環境，必須從觀念和設計入手，將情感化、以人為本的理念貫穿其中。閱檔室墻壁上應標明歸檔制度、借閱制度、保密制度等事項，室內溫度、濕度、光線、色彩力求令人舒適愉悅，除庫房外，可有盆景、花草的點綴，高雅字畫裝飾，人文關懷的功能布局，會使利用者減輕工作的緊張感。人文環境方面，工作人員應該提高服務意識、端正服務態度、提升服務質量，通過文明用語和恰到好處的體態語言使讀者產生賓至如歸的感覺，努力營造一個和諧的環境，使使用者能夠全方位地感受到環境與人的親和力，真正為其營造一種無微不至的人文關懷環境。

三、結語

人性化管理是以人為本的科學管理，是科學發展觀的核心，是經濟和社會管理的普遍原則，是新時期一切工作必須遵循的根本理念。作為歷史記錄的檔案工作，對歷史的承接與文化的連續起著至關重要的作用。檔案不僅是信息資源、還是知識寶庫和文化財富，在檔案工作中實施人性化管理，既是檔案工作本身的需要，更是社會延續和發展的需要。

【參考文獻】

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