信息化背景下文書檔案管理工作的思考

鄧春秀

【摘要】本文主要分析了信息化對文書檔案管理工作的影響，比較了文書檔案信息化管理方式與傳統檔案管理方式的優勢，分析了當前檔案信息化管理的弊端，提出了文書檔案信息化管理的對策，以供參考和借鑒。

【關鍵詞】文書檔案管理；信息化建設；電子文件

隨著通信技術、計算機技術以及互聯網技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式方法亟待調整和轉型。運用信息化技術實現檔案現代化管理成為檔案工作者當前最重要的課題之一。雖然，短期內檔案管理工作以實物、以文本為核心的管理方式一時無法徹底轉變，但以信息、數字為核心的檔案信息化管理模式勢在必行。

一、信息化技術對檔案管理工作的影響

由于計算機技術的運用與快速發展，產生了大量的電子文件，使社會進入信息化時代。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。與傳統的紙質文件比較，電子文件具有以下新特點：載體上，不是實物而是網絡虛擬的，不可直觀而需要借助計算機等設備才能閱讀和利用，不存在數量問題；使用上，不需實物交接而是在計算機等設備上直接處理、傳遞、閱覽，不受時間和空間限制；保管上，對保存空間要求不高，對保密、溫濕度、防磁性、防盜等要求高。電子文件對當前檔案管理工作的影響主要體現在：

（一）對文件生成和歸檔內容的影響。電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別。電子文件對計算機有很強的依賴性，歸檔時除了電子文件本身，還應包括電子文件的讀取軟件、操作系統。歸檔載體不再限于紙質文件，而應包括計算機硬盤、磁盤或光盤等存儲器。

（二）對檔案歸檔內容及方式的影響。電子文件歸檔涉及電子文件生成、收集、積累、歸檔、保管、統計利用等方面要求。生成階段，要有科學規范的管理制度和嚴格有效的技術措施，以保證電子文件的完整性、原始性、真實性和有效性。整理階段，要有全過程監控，以保證電子檔案管理工作的連續性。歸檔階段，要完善時間、內容、范圍、相關人員（含授權人）、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、檢測數據等要素，保證歸檔電子文件的質量和可追溯性。在歸檔方式上，當歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，要實行“雙軌制”歸檔，在內容、描述及相關說明上保持一致。

（三）對檔案本質屬性的影響。原始歷史記錄性是檔案的本質屬性，是檔案存在的最重要的特性，也是檔案區別于其他非檔案最主要的特點，而具有法律憑證的作用。電子文件生成、使用和借閱等都在計算機上進行，沒有草稿與印稿的區別，正本與副本的差異，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。要使電子文件具有法律憑證的作用，就必須增加其原始記錄性，如轉換為PDF格式，或刻錄在不可讀寫光盤上，確保其無法被修改。

二、 檔案實行信息化管理的優點及現狀分析

（一）檔案信息化管理對傳統文書檔案管理優勝的方面。一是文件損壞少。傳統文書檔案面對的都是紙質檔案，在收集歸檔中涉及多個部門環節，工作量大任務重，在保存保管、借閱利用過程中非常容易產生破損。電子文件在計算機工作中產生，歸檔、保存、借閱等都十分迅速、簡便，便于程序化。二是工作效率高。文書檔案信息化管理可以有效提高檔案查閱和使用的效率，可以在許可平臺上在線瀏覽，可以通過不同搜索提高信息查閱速度，節省了大量人力物力。

（二）檔案信息化管理存在的問題。一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時間跨度大，修改無授權，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計算機，或刻錄在光盤、U盤等移動存儲器，如果信息系統出現故障或存儲器受損，電子文件安全完整性就無從保障。電子文件由于存儲方便，便捷經濟，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。三是人員素質低。當前檔案工作，要求工作人員專業素質強，計算機水平高，還要有先進的計算機設備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無法達標，致使工作還處于手工時代。

三、文書檔案信息化管理的對策

（一）明確文書檔案信息化建設目標。檔案信息化建設是我國信息化戰略在檔案領域的具體體現，主要目標是利用信息技術和基礎設施，滿足檔案部門信息化管理的需要；開展案卷級、文件級機讀目錄數據庫建設，推進檔案數字化系統建設。

（二）建立科學規范有效的檔案管理信息平臺。實現檔案管理的信息化，必須要有科學的管理平臺作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺的建設應包括以下四個系統：一是建立文書檔案歸檔系統，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應的核查制度，定期檢查，確保文本真實有效。三是建立文書檔案存儲系統，利用計算機強大的功能建立文書檔案的數據庫，對信息進行編目、歸類、儲存，便于查找利用。對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲，實行多種形式的存儲。四是建立文書檔案保密系統，制定檔案保密制度，設置檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限，安裝高級別的防火墻，庫房等重要場所強化防磁設施。

（三）建設高素質檔案隊伍。檔案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求檔案管理人員要逐步實現文書檔案管理的信息化、數字化和規范化，必須具備計算機信息技術技能。一是要提高認識，管理者要高度認識檔案信息化建設的重要性和前瞻性，配備高素質人員從事檔案工作，重視檔案人員的職業發展和福利待遇。檔案管理人員要轉變觀念，與時俱進，不墨守成規，而是大膽創新，使檔案工作從幕后走向臺前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采購先進設備和軟件，加大對外交流和學習；檔案人員要加強自身學習，不斷提高自身業務能力和素質，積極參加各類檔案繼續教育，完善知識結構，從而具備強大的應對和創新能力。三是要完善保障，加快制度建設創新，以科學發展觀指導檔案隊伍建設，做到有法可依，有章可循。

檔案信息化建設是集網絡化、數字化、規范化于一體的工程，涉及檔案管理、網絡技術、信息技術等專業綜合技術，當前文書檔案管理，應緊跟信息化建設發展步伐，不斷探索創新，使信息化成為提升檔案管理水平的基礎性核心手段，促進檔案事業發展和騰飛。

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