科技查新人員素質培訓與激勵

【摘 要】科技查新工作對查新人員素質要求很高，既要具備深厚的專業功底和廣泛的知識面，還要具備較多相關的技能和能力，這些素質不僅依賴良好的自身基礎，還需要不斷的學習強化和培訓，并建立有效的激勵措施充分調動其積極性，才能更好的促進科技查新工作長足發展。

【關鍵詞】科技查新；人員素質；培訓；激勵

課題項目：河南省科技廳2016年度河南省軟科學研究計劃項目“大數據時代下科技查新推動科研創新研究”（項目編號：162400410100）資助

一、科技查新人員的素質培訓

大數據的時代，快速從海量蕪雜信息中找到有用相關正確信息更加不易，科技查新工作對查新人員的素養要求越來越高。

（一）總負責人、辦公文員、宣傳員素質

總負責人一般要求從經驗豐富的查新員或審核員中選拔，不僅具備查新要求的素質，還要具備管理能力、協調能力、組織能力，明確各項工作環節的要求、規范、法律責任，并加強與咨詢專家、評審專家的聯系。辦公文員要熟悉查新流程、熟練計算機操作、熟練操作科技查新管理系統，網上或面對面提供咨詢服務，上傳或下載表格文件、讓用戶了解查新動態，了解每個查新員的專業方向并分工協調，把已做的查新工作認真存檔。宣傳員要熟悉查新流程和業務，熟悉機構查新亮點和查新員各項狀況，需具備很強的溝通和宣傳能力。

（二）查新員、審核員素質

查新員和審核員的素質是查新質量的決定性因素，它有著豐富的內涵，查新技術是核心，知識功底是基礎，各項能力是雙翼，職業道德是靈魂。

1.查新員的綜合素質。

（1）專業知識：真正合格的查新員要具備扎實的本專業知識，掌握2-3門相近相關專業，并盡可能的拓寬各領域知識，特別是科研前沿的一些動態消息。

（2）外語閱讀能力：有很多針對企業的查新需要了解國內外研究動態，而且很多科研專題需要檢索外文數據庫，如果外語水平達低，根本無法進行國際水平的查新任務，達到四級水平還較為吃力，影響進度。所以很多大型咨詢機構納入碩士、博士或海歸精英。

（3）計算機操作能力：大數據背景下，對計算機分析軟件和檢索技術、數據庫功能的熟練掌握，可以起到事半功倍的效果。查新員對于計算機的操作不能滿足于基本的使用，而要具備深層次的掌握和信息的挖掘分析。

（4）語言分析理解能力、文字表達能力：這兩項能力相輔相成，語言分析重在理解，理解查新項目背景、技術要點、查新點及所查各文獻的主旨、各專利成果的重心；文字表達重在表達，撰寫查新書面報告要求用詞恰當，表述清晰準確，需要字句推敲錘煉。

（5）學習能力：活到老學到老，科學與知識都是無止境的，新理論、新技術飛速發展，科研不斷向交叉學科、多元化方向發展，同一領域課題向深層次發展，隱性詞匯增多，而查新機構專業涉及越來越寬廣，量大時間緊情況下，不可能每個查新員只接受本專業任務，所以查新員在工作的同時，要不斷自我學習一些新的知識，新的專業、新的能力，才能跟上時代的步伐，會學習、會補充、會強化才會不斷提高。

（6）溝通能力：查新員又身兼宣傳員的責任，主動聯系用戶，甚至跟蹤服務重大專項，需要深入用戶了解需求，并就查新點進行溝通，甚至向咨詢專家請教，說話方式、語言藝術都是需要注意的元素。

（7）職業道德：查新員要與用戶和咨詢專家耐心溝通，一視同仁，要實事求是，要有責任感，堅持科學原則，不泄密，不披露。

2.審核員的綜合素質。

審核員是查新質量的“守門員”，要有高度的責任心、嚴謹的態度之外，更要具備比查新員更高的素質。審核員需要審核查新程序是否符合規范，數據庫選擇、檢索工具是否合適，檢索詞或檢索式是否合適，檢出文獻是否相關或相近，檢出文獻是否查全，是否查準，判斷是否客觀，報告是否規范，而不是只看看表面格式或語句是否通順，或只憑主觀經驗片面判斷，所以，審核員要具備比查新員更高的水平才能勝任，需要有比查新員更深更廣的知識功底，比查新員更強的各方面能力。查新機構的審核員應該取得國家頒發的查新審核員培訓證書，國家要對審核員從業標準制定硬性規定。

（三）科技查新人員培訓

1.行政管理人員的培訓。

首先，負責人在已有查新經驗和管理經驗的基礎上，還需不斷提高查新水平，與時俱進不斷學習查新管理系統，提高整體效率和效益。辦公室人員要熟悉科技查新管理信息平臺，熟練操作，接受委托書和咨詢，熟悉各類表格規范填寫，熟悉檔案管理細節，根據查新工作的發展，不斷完善查新的流程，使其更加規范有序。要做到這些，需要不斷的自我鉆研學習以外，要多與國內同行交流接觸，可以通過出差考察或研討方式、參加專門培訓方式，也可通過網站互動平臺或微信、電話等，借鑒別人的間接經驗能有直接快速的效果。

2.查新員、審核員的培訓。

查新員審核員的素質對查新的質量起著至關重要的作用，科技查新人員的培訓重點在于查新員審核員的培訓，使其在自我學習、自我積累的基礎上水平提升更快、更高。

（1）常規培訓：包括專職人員要接受的科技部委托組織的科技查新培訓；查新員、審核員資格培訓；國家組織的定期、不定期的查新技能培訓，要求定期參加，集中培訓，使查新技能培訓制度化、常態化。

（2）關聯業務培訓：關聯業務有專利分析、專利代理、專利法律咨詢、商業規劃書、市場調研報告等，國內很少把上列關聯業務作為查新培訓的重點內容，而給查新員、審核員增加一些有關專利知識產權方面的培訓非常有必要，因為專利文獻在專利查新和一般查新中舉足輕重，只有查新員對專利申請等過程有全面的了解，才能規避相關法律糾紛，才能做出更客觀嚴謹的查新報告，也間接提高業務水平。

（3）知識更新培訓：為了更好的使查新員、審核員知識跟上科技的發展和時代步伐，在查新審核中更好的把握查新點和技術要點做出精準判斷，可以邀請各行各業的精英、教授、權威講解科技發展現狀、趨勢、熱點等，定期開展查新人員知識更新培訓班。

（4）科技查新研討會、同行經驗交流會：查新機構要多組織查新人員參加各省市甚至國內外的查新研討會、經驗交流會，通過會議開闊眼界、查找差距、快速吸收更多的知識和經驗。

3.建立培訓的長效機制。

科技查新機構要建立查新機構人員培訓的長效機制，可以大略制定時間和模式，做出詳細要求，形成制度，并做以記錄，包括考勤記錄、培訓內容記錄，對堅持良好的人員予以精神或實質獎勵，對不重視提高，或參加會議只是應付形式的做出懲罰；此外，多多提供研討會和交流會的機會，因為這種并不單調的模式、增加業界溝通交流的機會是大家樂于接受的。

二、科技查新人員的激勵

科技查新是一項規范性、技術性、專業性很強的工作，行為方式機械化、單一化，繁忙時段長期面對電腦，超強工作量與高強度分析、腦力勞動易導致生理、心理疲勞；加之委托人的一些過高期望，施加有利的影響，查新點的不斷溝通和專家咨詢，難以理解的大數據信息，甚至出現干多干少一個樣，干與不干一個樣，能干者、愿意接受者多干的情況，使得查新人員覺得付出與收獲不能成正比，個人發展失衡，這需要制定一系列的激勵措施來調動每個成員的積極性，把每位人員的潛能發揮到極致。

（一）彈性管理激勵

彈性管理是在一定條件下給予員工自我管理、自我選擇、自我調整、適應情況變化的靈活管理，意在打破傳統刻板的工作模式，滿足個性化的要求，充分發揮員工主動性、積極性、創造性。彈性管理包括彈性工作時間、彈性工作職能、彈性獎金福利利潤等。查新員工作以較高質量地完成大量查新任務為目的，讓其靈活的選擇時間段、舒適的地點更為人性化，傳統固定的坐班制度難免讓人產生枯燥無趣感；彈性工作職能是指在能力專業許可前提下，輪換相近工作或拓展工作范圍、調試查新方向，提高工作新鮮度和熱情，增加更多學習機會來提高工作效率；彈性獎金福利利潤需要構建以績效考評為基礎的獎勵體系，需要細化可操作的獎金標準、加班補助福利、利潤分成標準，秉持公平公正原則，根據定性定量的考評直接與經濟效益掛鉤，提高工作人員滿意度和工作效率。

（二）職稱評定與績效考量激勵

職稱評定激勵對申請職稱者有很顯著的激勵功能，運用科學合理的職稱評定機制激發員工活力，增加查新工作量化制度和技能熟練程度或查新質量標準，使指標設置與德能勤績相符，以此為依據，在課題申報、學術論文方面提供機會與獎勵。公平透明的指標設置有利于調動工作激情，反之會挫傷積極性。績效考量指機構對員工一定條件和時間下表現的態度、能力、業績進行定量定性的考評，有打分計量標準，公開公正原則。例如員工學歷、從事此行業年限、英語考級、計算機考級、分配工作量、完成工作量及態度、完成查新數量、質量、效益、反饋意見等都可以作為績效指標。

（三）業務技能競賽與成果展示激勵

查新業務技能主要包括根據查新點快速定制檢索式、快速分析歸納提煉相關文獻、準確下結論等能力，可以就類似查新任務開展競賽活動，由咨詢專家或評審專家或機構負責人、審核員等作為評判，設置獎項并獎勵，激勵先進，樹立榜樣典型，并舉辦講座介紹經驗。開展學術研究、課題立項、成果獎項、核心論文展示，進行多項評比展示，給予強烈榮譽感和成就感。

（四）培訓教育機會獎勵

培訓教育是提升個人素質、開闊眼界、完善技能、提升創造力的有效途徑，隨著知識經濟的飛速發展，大數據時代的來臨，快速掌握知識專業新動態，快速獲取有用信息是提升自信心的關鍵。構建繼續教育機制和增加培訓平臺是查新員增長圖情知識、檢索機能、專業知識、學術前沿知識的有力措施，并激發員工的學習欲望。

（五）情感疏導與溝通激勵

尊重員工、關心員工、支持員工的工作與發展，形成領導與員工的和諧融洽關系，營造愉悅的工作氛圍，形成有效的溝通機制，使每個成員感受集體的溫暖，產生歸屬感，形成有效的情感激勵。首先尊重員工，注意說話方式與策略，不當眾批評，不說傷自尊的話語，委婉指出錯誤；關心員工困難，體諒員工難處，生日或過節以單位名義慰問，關心工作條件的改善，適當給予心理測試疏導，組織體育、音樂等方面活動調節身心，增強集體凝聚力和團結向上的氛圍；支持員工的發展，贊賞所做成就。相信處于這種集體的每位員工會精神煥發，具有愉悅的情感和積極投入工作的狀態。

科技查新站在實施一系列的激勵措施的同時，也要提倡紀律的約束，特別是要求查新員、審核員牢記職責與規范，明確不當行為所負責任，并不斷自我學習和參加培訓，不斷提高自身查新素養。

參考文獻：

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作者簡介：方梅青，1979年11月，女，漢族，籍貫河南信陽，工作單位河南中醫藥大學， 中級職稱（館員），鄭州大學碩士研究生畢業。