高速公路項目工程檔案監理淺析

李國新

【摘 要】高速公路建設項目的相關文件檔案材料和工程檔案監理是高速公路建設項目實施過程中的一項重要工作，構成建設項目相關檔案的文件材料，既是工程建設的真實記錄，又是全面鑒定工程質量，日后查明事故原因、追究事故責任的重要依據，它既服務于項目的建設、維修、管理、養護，又為國家長遠工程建設服務，因此重視檔案管理及相關的行為具有十分重要意義。

【關鍵詞】高速公路 監理 檔案

1工程檔案監理常見問題

1.1檔案資料管理要求不統一

（1）同一項目，不同的參建單位或部門，所使用的檔案表格形式不統一。（2）在同一工程中，不同的施工階段所使用檔案表格也存在差異，且有的表格本身設計的就不合理，對其中的填寫要求沒有進行必要的說明，由此導致不同的人填寫出的表格內容不盡相同，無統一規范可言。

1.2檔案盒整理不規范

（1）案卷題名不規范，無標段名稱、無起訖樁號，或案卷題名重復，主要表現為試驗、圖紙檔案資料以（一）、（二）、（三）標注區分，應通過月份、批次及主要內容等予以區分。（2）檔案盒脊背案卷題名等內容涂改。（3）檔案盒脊背檔號與流水號蓋在同一行，檔案盒正面未蓋檔號章、流水號，或者檔號不規范，蓋成01、02等。

1.3目錄填寫不規范

（1）卷內目錄不規范，每頁不是規定條目。（2）卷內目錄責任者不規范，為整頁合并一格書寫。

（3）卷內目錄文件題名相同。

1.4資料內容有缺失

（1）原始記錄、檢測記錄、質量檢驗評定表等重要表格中標題欄未填寫或填寫不齊全。（2）原始記錄、轉序申請批復、內業資料、試驗資料等存在簽字不全、漏簽字、代簽字等現象。（3）個別頁碼有漏打現象。（4）表格中內容填寫錯誤的，用涂改液進行修改，且修改后未經蓋章確認。（5）備考表中應說明的問題，填寫不詳細。

1.5竣工圖整理不規范

（1）竣工圖與變更后的工程實際對應不上，主要表現為部分變更未在竣工圖上修改。（2）竣工圖紙案卷題名不正確，如只寫明“C冊”等字樣，檔案盒缺起止日期。（3）竣工圖未加蓋竣工圖章，或竣工圖章漏蓋。（4）竣工圖沒有備考表。

1.6照片檔案不規范

（1）照片檔案流水號、案卷號不正確，保管期限未填寫。（2）照片檔案卷內目錄序號多本連續編寫，照片標題重復，序號與照片不符。（3）照片檔案無總說明，立卷人、檢查人未簽字。

1.7變更資料不齊全

（1）變更檔案資料不齊全，部分變更文件資料未進行歸檔整理。（2）變更檔案目錄未予以錄入。

1.8檔案資料未及時形成

（1）施工過程中的檔案資料未能及時跟進形成，之后資料造假，內容失真。（2）現場施工記錄、轉序申請等資料需及時填寫，原材料試驗記錄、檢測試驗需及時送檢，，且相關資料要真實、數據要準確。但有些檔案管理人員未能做好現場資料的填報及確認，而是事后補做，造成施工資料不齊全。（3）由于項目參建單位對施工資料管理工作的不重視，相關人員不填寫有關資料，而是由資料員全權代勞，有的施工人員簽名、監理驗收記錄、結論，甚至是監理的簽名也由資料員或別人代簽。

2工程檔案監理管控措施

（1）提高覺悟、思想重視。提高項目參建單位的重視程度及人員素質，要從根本上解決檔案資料管理存在的問題，就應該指派專人負責資料的管理工作，要權責分明，并加強過程中的跟蹤檢查。要提高專業技術人員的業務水平，并定期派人參加培訓及學習規范。

（2）建立體系，明確責任。高速公路監理組織機構，特別是項目總監理工程師辦公室應對檔案管理工作予以充分重視，在進場之初就把檔案工作放在與工程質量、進度、費用監理三大控制工作的同等地位來抓。要求各施工單位、監理駐地辦、試驗室必須成立以部門負責人為第一責任人的檔案管理體系，第一責任人對本單位負責，檔案管理員直接對第一責任人負責。要求各部門檔案管理設專室、專柜，并在項目內部管理中賦予檔案管理員相對的職責與權利，確保崗位明確、責權一致。

（3）抓住源頭、實事求是。在公路工程建設檔案管理過程中，重點難點就是檔案資料的真實性，檔案資料如果不能如實反映工程實際狀況也就失去了存在的意義。因此在檔案管理工作的實際操作中，我們要求內業人員要對文件資料的真實性負責，注重每一張內業表格的質量，各項數據要來源于現場，不得胡編亂造、閉門造車，要作到內容真實準確、經得起推敲、經得起核實。同時要求監理工程師對所簽證的各項現場檢驗單、轉序單、交工證書、質量評定、試驗資料不僅要堅持監理原則，還要對資料本身的真實性把關。

（4）認真整理、及時歸檔。及時完成內業資料僅僅是做好檔案工作的第一步，如果不及時收集、不及時整理，同樣會造成資料的混亂、失真、顛串，給檔案的整理工作帶來不必要的麻煩，甚至直接影響檔案材料的質量。所以我們要求內業管理人員一定要做到及時完成、及時收集、及時整理。做到完成不過時，收集不過日、整理不過月。

（5）加強培訓、統一標準。由于各參建部門檔案管理人員業務水平參差不齊、文體理解各有不同，勢必給同一項目檔案的管理帶來不統一性。對此，項目監理機構首先應對內業表格進行統一規定，并將每張表格的填寫樣式制成樣表下發到各施工單位和監理駐地辦，作為內業表格填寫的參考依據，同時對于各參建部門檔案管理人員隨時提出的問題及時進行答疑。隨著工程的進展，項目監理機構要階段性的組織各參建單位進行內業資料培訓工作，請專業檔案從業人員到現場指導講課，內容包括檔案表格的填寫要求及業主檔案管理辦法等。

（6）總結經驗、不斷提高。對于高速公路項目建設而言，做好其中的任何工作都離不開科學有效的管理，項目監理機構應充分利用計算機網絡有效地對項目工程的質量、進度、費用等進行管理，同樣也對檔案資料實現計算機網絡管理。在項目的質量、安全檢查中，都將工程內業作為一項重要的檢查內容。對完成得好的，要提出書面表揚，并建議業主在優質優價、優監優酬評定中予以獎勵；否則，應予以處罰，必要時，組織現場會，讓大家向先進看齊，找出自己的差距，及時改進。通過這樣的管理措施，提高項目檔案監理工作的效率與質量。

3結語

高速公路工程項目投資大、周期長、工程難度大、參建單位多，加之施工環境復雜，所以其檔案形成的種類廣、數量多。工程檔案的形成與整理是否及時、準確、完善，很大程度上反映了工程管理的真實水平，因此項目監理機構對檔案監理工作的重要性要有充分的認識，只有如此，高速公路項目工程檔案監理的管理工作才能落到實處。