淺談檔案“三大體系”建設

【摘要】檔案“三個體系”建設是檔案部門貫徹落實‘以人為本科學發展觀要求的集中體現，是我們黨執政為民宗旨在檔案工作中的具體體現。檔案資源建設體系是‘三個體系建設的核心和基礎，是檔案工作賴以生存和發展的必要因素；檔案利用體系建設是目的，是檔案工作最終的歸宿；安全保密體系建設則是保障，是為檔案資源體系和利用體系起保駕護航的作用，也是檔案的生命線。現階段，要圍繞建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系，確保檔案安全的檔案安全保障體系”的“三大體系”，努力促進工作，推動檔案事業科學發展。

【關鍵詞】檔案；資源；利用；安全

深化檔案資源體系建設 著力改善檔案資源結構

一是加強機關專業檔案業務指導，嚴把檔案案卷質量關，為接收進館做好前期準備工作。專業檔案有許多是覆蓋人民群眾的民生檔案，接收這些檔案進館，對于改善館藏結構，滿足人民群眾的利用需求意義重大。應制訂機關專業檔案清理整理計劃，每年指導一定比例的機關單位完成清理整理工作，并推薦整理規范、管理科學、檔案數量大、工作意識強的單位參加檔案工作科學化管理規范測評工作，從而推動專業檔案清理整理工作的開展；二是廣開門路，開展特色檔案的征集。面向社會各界發布《關于廣泛征集歷史檔案資料的公告》，積極籌措資金，開展地方歷史及特色檔案資料征集工作，制定工作目標，把征集工作列入其中，規定完成的數量。通過捐贈、購買、交換、拍攝等手段，收集照片、票證、民間手工藝品、家譜、節慶紀念品等特色檔案資源，形成特色館藏，提升檔案館的社會化功能。點面結合，整體推進“雙聯”建檔。針對“雙聯”檔案種類繁多，內容豐富的特點，按照示范推廣、以點帶面、整體推進的思路，下達“雙聯”檔案規范化建設目標任務。組織業務指導人員，對“雙聯”檔案進行規范整理。對信息資源進行整合，在充分調研民生檔案、專業檔案保管及利用現狀的基礎上，將婚姻檔案、計生檔案、學籍檔案等接收進館。社保檔案、醫保檔案、農保檔案、房產檔案采取寄存的方式，由檔案局館統一匯總編制民生檔案查詢指南，形成以檔案局館統一協調管理檔案資源的管理模式，為檔案資源科學配置和高效利用奠定堅實的基礎。

深化檔案利用體系建設 優化檔案公共服務效能

始終堅持以檔案工作目標管理為抓手，采取整體推進、重點幫助、抓系統、促基層的措施，在不斷完善機關單位檔案工作組織管理、規范檔案業務基礎、改善檔案保管條件、深化檔案利用工作的基礎上，督促、指導機關單位檔案工作上水平、上臺階。 一是加強檔案信息化建設，對全部館藏檔案進行數字化，為群眾提供快速便捷的檔案查閱利用服務；二是進一步提高了查檔效率，取消和免征一批行政事業性收費，全面取消查閱檔案收費，取消檔案證明費、復制工本費，真正實現查閱檔案“零”收費。只需要憑一張身份證，就可以隨時到檔案館免費查閱利用館藏檔案資料。三是推出系列制度，確保服務優質。制定了首問首接制度、查閱利用度制度、跟蹤服務制度、限期辦結制度和責任追究制度，進一步提升檔案公共服務效能；免費為廣大人民群眾獲取參加工作時間證明、核實工作年限、更正錯誤年齡、找回特殊工種、證明婚姻關系，辦理失業、養老、醫療保險，落實黨和政府有關惠民政策等提供檔案信息服務，充分利用館藏檔案服務群眾，惠及民生。四是加強窗口建設，實行承諾服務。承諾服務時限，無論是到現場查詢，還是電話、網絡查詢，都是當場接待，馬上辦理，提供微笑、熱情服務。牢固樹立“檔案工作為現實服務”的工作理念，以大力推進“溫暖服務”為抓手，積極采取開通綠色通道、延時服務、遠程服務等方式，為廣大人民群眾提供一站式檔案文件利用服務，有效滿足社會各界的檔案利用需求。針對知青檔案、改制破產企業檔案利用需求進一步加大、眾多辦理提前退休、檔案丟失補救等涉及群眾切身利益的問題，積極為其提供優質高效的檔案服務。

深化檔案安全體系建設 保障檔案信息安全可靠

召開安全專題會議，研究部署檔案安全工作，號召大家高度重視檔案安全，明確檔案安全責任人，完善相關制度，充分履行監管職能，采取有效措施加強檔案安全管理。下發《關于加強檔案安全保管工作的通知》，要求各立檔單位要統一思想，提高認識，增強檔案安全意識，同時健全制度，狠抓落實，完善安全保管長效機制；將檔案的安全保管納入檔案工作年度檢查和績效考評工作指標體系，實行長效監督機制并加強培訓和指導；對因忽視預防、疏于管理、制度不健全、責任不落實、人員不到位而發生檔案安全責任事故并造成嚴重后果的，按照《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等有關法律法規，嚴肅追究單位領導和檔案人員的責任。提高全員檔案安全意識；開展館（庫）自檢。要求檔案館人員每日下班前進行安全巡查，看暖氣和自來水是否漏水，將調出檔案歸庫，鎖好庫房，關閉電源。對庫內檔案進行全面的大清點，借出檔案一律催還。安排人員做好春節值班工作，每天巡查檔案庫安全，及時整改存在問題，并向局領導匯報險情，確保檔案安全；開展安全大檢查。要求全面實現館藏檔案資料門類清楚，賬物相符；在檔案館庫房內部及周圍安裝視頻電子安全監控系統，消除安全死角，杜絕安全隱患，確保檔案實體安全；安排業務指導人員按分工，深入各自負責指導單位，及時整改存在問題，在適當時機進行全面的執法大檢查，對存在安全問題的將給予處罰。加強檔案開放審查，全面排查檔案開放情況，依法實施開放，杜絕失泄密事件發生；加強數字檔案安全情況檢查，確保檔案數字化加工過程中、數據保管中、數據異地備份中安全無事故、切實消除檔案信息泄密隱患；同時，安裝檔案信息防火墻，配備相應的防病毒系統和軟件，確保泄密事故零發生。

作者簡介

孫明軍（1974.10—），男，吉林通榆，大學本科畢業，助理館員。現從事通榆縣能源利用與服務中心檔案管理工作。