高職院校檔案管理與信息化建設綜合探析

卓小柳

【摘要】高職院校檔案管理主要分為兩種，一種是對學生個人信息的檔案管理，另一種是對學校建校開始到今天的發展檔案，這兩種檔案管理對一所高職院校來說，都是必不可少且不可替代的。高職院校的檔案采用信息化的方式，為學校建設提供了強大的后臺和保證，而高職院校要想使檔案管理更加科學化、規范化，就必須加強高職院校的檔案管理，完善信息化建設。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設；資源

所謂檔案信息化管理，即用網絡、計算機和信息技術為手段，以資源為對象，以工作為依托，以理論為指導，按照國家要求開展的檔案收集、整理、保管等一系列的管理過程。隨著信息技術不斷提高，檔案管理工作早已進入了自動化、信息化的階段，這給各高校的校園網建設、檔案信息化提供了良好的契機。但由于起步晚，經驗少，所以檔案信息化并不完善，還有待提高。

一、高職院校現今檔案管理狀況

當今社會，部分高職院校已經開始信息化管理檔案，但在這個過程中，仍有許許多多的不足之處，技術人員的缺乏使大量工作沒有辦法開展，這也成為了高職院校的一大漏洞。當前，懂得檔案管理信息化建設的人才較少，缺乏專職的技術人員。一些工作人員缺少專業知識和基本的技能，更沒有接受過專業的檔案信息管理的教育，這些都一直制約著檔案信息化的進程。同時，檔案管理的設備也是拖延進程的一個原因。雖然部分高職院校已經開始啟用信息化管理檔案，但設備不足，技術手段落后，檔案部門所使用的計算機比較陳舊，系統早已老化，甚至都沒有一個系統的管理軟件。但尤為重要的一點就是，高職院校并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，因為在高職院基本建設、師資力量和設備等方面，檔案信息化管理并不是被院校擺在很重要的位置，從而忽略了這個看似不重要實則很重要的一項進程。

二、高職院校成立信息化檔案管理的必要性

在這個信息時代，高職院校的信息化檔案管理建設有著舉足輕重的位置，以上通過對高職院校的檔案現狀進行分析后，我們充分認識到了檔案信息化建設對高職院校的重要作用。高職院校的信息化建設是很重要的一項工作，它標志著院校走向科技化的偉大進程，也標志著人類的進步。高職院校主要的兩種檔案管理運行穩定，能促進院校不斷發展。高職院校學生個人信息檔案管理對學生而言，是非常重要的。學生的個人檔案、成績等都掌握在學校的管理庫里。學生個人檔案的安全與完整是學生最關心的事情，學生可以看到自己發展過程中的不足并反思自己的錯誤，促進學生全面發展。而學校發展檔案的管理，對學校來說是非常重要的，它的作用和學生個人檔案對學生的重要性是一樣的。學校歷年來的發展進程全部在檔案資料庫里，從檔案中學校可以看到學校發展歷程中的優劣，總結經驗加以改正，促進學校長遠發展。檔案管理信息化的同時，我們可以看到檔案功能的全面與完善，相對于過去只有登記、錄入等單一管理方式，如今的檔案管理更具有凝聚力。我們之所以要推廣高職院校進行信息化管理檔案，就是因為在當今，檔案自動化的管理建設已經初見成效，并且大勢所趨，這必將是各大院校以后必須實行的一項準則。檔案信息化的管理方式，將是時代的趨勢，所以建立完善的信息化檔案管理是非常有必要的。

三、實施檔案管理信息化的具體措施

（一）檔案信息數字化——管理建設。檔案管理信息化打破了傳統檔案管理的形式，用電子記錄形式代替了傳統紙質記錄的形式，在一定程度上方便了檔案管理員的工作，增加了辦事效率。對于檔案管理信息化，我們首先要采取的措施就對檔案信息進行數字化的管理，把傳統紙質、聲像文件通過信息化網絡技術將其轉換為電子檔案，進行系統有序的編號，組成有規律可循的檔案信息庫。通過關鍵字的搜索，能夠快速有效地查找到對應資料，使需要查找的信息一目了然，內容全面。例如，將學生個人信息輸入到信息庫里，通過搜索該學生姓名，即可查找到該學生所有資料。對學校發展檔案管理的建設也是如此，這樣可以在最短的時間內，通過關鍵字搜索獲取最多、最全的信息，既方便又快捷。

（二）檔案信息數字化——網站建設。現如今，網站作為人們日常生活中經常用到的工具在生活中起著重要作用。檔案僅僅數字化還不夠，因為數字化僅僅供內部管理人員使用，檔案資源的利用率大大降低，且如若僅僅由檔案管理人員掌握檔案信息，學生或學校對自己檔案的查詢也將會增加檔案管理員的工作負擔，且在一定程度上浪費了學生或學校工作人員的時間。檔案進行網站建設，給予學生及學校工作人員一個固定的賬號與密碼，使學生能夠自己通過網絡查詢相關資料，節省時間的同時也降低了檔案管理員的工作強度，使其能夠對檔案管理有進一步的研究，更好地造福院校。檔案網站建設的主頁需要提供基本端口，這個端口需集服務、宣傳與交流為一體，方便學生能夠快速了解學校的發展歷程及其他內容。

（三）信息數字化管理中應注意的問題。1.檔案管理信息化，并不是完全取代傳統檔案管理，只是在傳統管理基礎上進行優化，但并不是取代。傳統檔案管理與信息化管理相互依賴，傳統檔案管理作為基礎，在一定程度上影響著信息化管理。2.檔案管理信息化分目錄與全文，但無論是哪一個，在進行數字化的過程中都會有諸多問題，例如技術問題、合作問題等。3.檔案信息管理需要有安全保障。數據的管理與使用，必須設定一定的權限。數據管理者必須經過嚴格挑選與考察，確保對信息化檔案管理技術掌握熟練，避免誤操作現象發生。對于檔案查詢者的權限，則應考慮其是否是院校學生或老師，避免被校外不良分子利用。4.檔案信息需定期備份。管理員進行定期備份能夠保證數據丟失或損壞時能夠及時恢復，保證系統盡快恢復運行。

三、高職院校的檔案信息管理應注意的環節和遵循原則

高職院校的檔案管理，需要從以下幾個環節出發：一是高職院校從自身實際出發，一定要避免盲目建設。二是高職院校的檔案信息應有系統的規范標準，使檔案管理信息化進入科學化和制度化的正規管理模式。三是處理好院校系統與其他系統的交流性和兼容性，這樣將更便于資源的有效利用。

高職院校同時也要遵循以下幾個原則：一是為了使高職院校的檔案信息充分被利用，我們要將利用率高的資源信息進行優先數字化。二是優先選擇比較稀有的高職院校檔案集中進行數字化的管理，使稀有檔案的珍貴性得到完全保護。三是通過篩選，選擇具有代表性的、有特色的檔案信息進行資源共享，對外開放。這樣，檔案的資源開放性也充分地被體現出來。

四、結束語

在這個現代化的信息時代，信息是一種很重要的資源，人們對信息的認識也有了更大的提高。高職院校的檔案自動化、信息化必須有一個系統的、標準的規范體系。各個層次與各種類別的檔案信息能夠得到相互的補充與完善，信息之間相互促進、相互依賴，從而使各大院校的檔案管理變得有章可循，有條不紊。隨著時代的發展，網絡技術的不斷更新，高職院校檔案管理的信息化建設，已經成為了一種新的發展趨勢。目前，各大高職院校的檔案管理都已進入了現代化的模式，也逐漸成為現代化校園建設非常重要的一個組成部分。只有大家齊心協力，檔案信息化的建設才會有更好的發展。

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