淺談檔案工作在煙草企業發展過程中的重要作用

法威

【摘要】企業檔案是伴隨著企業生產經營活動過程中產生的，是企業發展的真實記錄，它承載了一個企業的興衰記憶和發展歷程，因而它也是企業發展的見證者。本文主要探討了檔案工作在煙草企業發展過程中的重要作用。

【關鍵詞】檔案工作；煙草企業發展；作用

一、前言

煙草行業檔案工作肩負著維護國家利益和消費者利益的重要使命。在構建和諧社會的進程中，檔案室應主動發揮自身特有的優勢，堅持以科學發展觀為指導，進一步整合資源，協調關系，積極參與；加強宣傳，努力為創建和諧煙草企業作出應有貢獻。

二、企業文化與檔案之間的聯系

（一）企業文化當中融入檔案元素。企業的文化管理成果不但是企業檔案管理的一個重要內容，而且也是企業建設特色文化過程中，記載企業成長與發展的歷程以及宣傳企業的精神文化、經營哲學等重要載體。尤其是在煙草企業的發展歷史中，企業不同時期的檔案管理、文化理念、活動等，都是煙草企業歷史資料，有利于促進煙草企業進一步發展。

（二）企業檔案文化特性。企業檔案有效記錄了企業成長與發展的歷程，提供了企業文化建設所需資料。從企業的檔案屬性來說，其具有原始的記錄性，記錄的內容從實質上來說就是企業的文化性質，是建設企業文化過程中不可缺失的資料。管理人員編輯、整理檔案的過程屬于一種文化活動，也是企業文化建設在檔案管理過程中的有效落實，并滲透了其中的文化意識等。

（三）企業文化在檔案管理中的影響。企業的文化建設工作屬于企業管理中重要的一個部分，不但屬于企業收集檔案信息的項目之一，而且還對檔案信息的價值鑒定有極大的影響。在鑒定的過程中，應該充分考慮到其對建設企業文化的影響，使企業檔案的更多價值被發掘。

三、檔案工作是煙草行業發展的推動者

人才和檔案是煙草企業的兩大財富，其中檔案是廣大職工辛勤勞動的結晶，在煙草企業發展和管理中檔案工作發揮了不可估量的重要作用。現在，我國企業特別是大型國有企業多年來積累起來的檔案資料，已成為重要的企業資源和國家財富，為企業生產經營和維護企業與國家權益提供了重要支撐和保障，同時也成為傳承企業文化的重要載體。

（一）檔案為企業發展提供了重要數據。檔案是對企業的大量資料進行保存和加以利用，實現共享和增值。一個煙草企業從成立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音、錄像和實物等等。這些資料是在企業發展過程中保存下來的，同時，它又可以為企業的進一步發展提供數據參考和佐證。市場經濟時代，企業領導者決策要依據各種資料、數據、信息，對決策而言，正確決策需要匯集各方面的信息，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。然而，沒有檔案管理就沒有信息數據，沒有信息數據企業就無法在瞬息萬變的市場中捕捉到機會。

（二）檔案為企業發展提供了權益維護。企業檔案指的是企業在各項經營、生產活動中形成的對社會、國家及本企業具有保存價值的文字、圖標以及聲像等形式不同的歷史記錄。如今，企業檔案工作已成為企業日常管理的重要組成部分，企業的文書資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案、信用憑證等等，都要求要比較完整和真實地保存下來，要為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史的證明。企業在經濟運作之中難免要發生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多。企業要想減少經濟運作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經營管理中謹慎、細致地保存好較為翔實完整的企業檔案做證據，供起訴、應訴之用，這樣才能在經濟糾紛中立于不敗之地。企業檔案真實記錄了企業發展過程中的一切節點，當發生責任糾紛時，檔案能起到至關重要的作用，是企業保護自身的有力武器。

（三）檔案為企業發展提煉了文化信仰。首先，檔案能提材料供領導決策參考為培育企業文化做出服務。企業文化由企業的領導倡導爾后成為全體員工的共同信念。企業文化要充滿個性富有特色。企業領導必須深入了解企業所處的內外環境、生產經營情況、現存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等并進行深入細致地研究，檔案是企業各種活動的歷史記錄，這些情況在檔案中都有記載。其次，企業檔案在企業文化建設中起著教育作用，能調動企業內部潛在的工作氛圍。檔案具有文化教育的價值企業檔案亦是如此。企業文化的核心是人。企業文化、企業精神、企業形象的諸方面都是由人來體現的。建設企業文化最重要的就是以人為本。企業采取各種措施教育職工調動職工的積極性和創造性。而企業檔案在教育職工中具有獨特的作用。如實地記錄了企業創辦初期的艱辛、巔峰時期的輝煌、困難時期的堅持以及由于決策錯誤而造成的巨大后果等的檔案對于現任的領導者和職工會是一本最好的教材。

（四）推進檔案利用工作，服務企業民主化管理需求。作為傳統的國有企業，加強人性化、民主化管理，是建設現代煙草企業的基本要求，也是塑造和諧煙草的企業文化內容之一。充分利用好檔案資源，通過建立企業現行文件開放式閱覽室，建立和完善電子檔案查詢信息系統，推進檔案管理數字化步伐，特別是對涉及企業發展的重大決策以及與員工利益密切相關的決定等，及時歸類歸檔，開放權限，為職工查閱提供便捷。這不僅可以增強企業決策的透明度，尊重員工的知情權，體現員工的參與權，充分獲取員工的理解、支持、配合，也可以增強團結進取的企業精神，形成企業發展的合力。

四、結束語

總而言之，煙草企業的檔案管理在企業建設獨具特色文化的過程中發揮著十分重要的作用，檔案資料是煙草企業管理不可多得的精神財富，有利于促進煙草企業的進一步發展。企業管理人員應該積極發揮檔案材料在企業文化建設過程中的重要作用，將煙草企業的檔案文件進行分類歸檔管理，并建設專業的檔案材料閱覽室，采用先進科學技術，使煙草企業的檔案管理形成一個具有統一標準的數字化管理。在煙草市場競爭日益激烈的背景下，煙草企業更應該全面發揮檔案資料管理的重要作用，促進企業自身的特色文化建設，提高企業的市場競爭力，擴寬企業的發展空間，促進煙草企業的持久發展。

參考文獻

[1]李江.煙草企業文化建設淺析[J].合作經濟與科技，2014，13（24）：122-123.