對高校檔案分類辦法的認識

胡曉彤 李季秀

【摘 要】國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實體分類辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《實體分類法》和《規(guī)范》），是對高校檔案進行科學(xué)分類的依據(jù)性文件，它是一個嚴整的分類體系，具有可包容性、系統(tǒng)性和相對穩(wěn)定性。對于實現(xiàn)高校檔案工作標準化和規(guī)范化，產(chǎn)生了重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案分類法 高校圖書館 科學(xué)分類

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2016.05.200

一、《實體分類法》和《規(guī)范》是根據(jù)檔案管理的邏輯原則和方法，對檔案進行科學(xué)分類管理的規(guī)范標準

（一）只有對檔案進行系統(tǒng)的整理、科學(xué)的分類，才能為檔案的保管、鑒定和利用等管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。檔案實體分類的基本原則：“檔案的實體分類，必須按照檔案的形成規(guī)律，維護其歷史上固有的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的有機聯(lián)系”。高校檔案數(shù)量大、范圍廣、門類多，這就構(gòu)成了高校檔案的綜合性和廣泛性。實體分類法遵循“最大限度保持文件材料之間的歷史聯(lián)系”的原則，把產(chǎn)生于高校各項工作活動領(lǐng)域中的管理性文件材料和業(yè)務(wù)性文件材料，作為一個有機聯(lián)系的整體劃分為十大類。這種方法有較強的可操作性，有充足的理論依據(jù)。較之以往的文書檔案以組織機構(gòu)為基礎(chǔ)的分類方法具有明顯的進步性。

（二）分類是按照本質(zhì)屬性和顯著特征，將一大類分為若干小類的邏輯方法。分類以劃分為基礎(chǔ)。實體分類法用劃分的邏輯規(guī)則把十大類檔案“嚴格按從總到分。從一般到具體的劃分”。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分層次清楚，界限分明，標準一致，互不交叉。下位類目的外延之和等于上級類目的外延。如行政類檔案包括了行政工作中業(yè)務(wù)和管理方面有聯(lián)系的整套材料。《實體分類法》把行政類檔案分為XZ11-綜合、XZ12-人事、XZ13-審計、XZ14-醫(yī)院管理、XZ15-總務(wù)、XZ16-圖書管理、XZ17-檔案七小類。這就從業(yè)務(wù)上包容了該類檔案全部材料，而各小類之間又互不交叉。

（三）檔案檔號結(jié)構(gòu)符合邏輯原則。高校檔案實體分類法的檔號結(jié)構(gòu)把十大類檔案的檔號統(tǒng)一成一個相同的模式：年度號+分類號+案卷號。具有唯一性、穩(wěn)定性。例如黨群類分為DQ11（綜合）、 DQ12（紀委） 、DQ13（組織部）……即按照2015-DQ11-1……n、2015-DQ12-1……n 模式設(shè)立檔號，這種檔號模式便于排架和查找利用，也利于插卷和檢索，更利于計算機管理。

二、《實體分類法》和《規(guī)范》既有統(tǒng)一的分類原則，又有多元性和靈活性，有很大的通用性和使用效果

（一）實體分類法打破了文書、科技、財會三大塊的界限，每大類按照文件材料的形成和有機聯(lián)系歸類

同位類目必須使用同一分類標準。類目劃分適度，大體設(shè)置兩級類目，但允許根據(jù)情況平行增設(shè)一個同位類目。具有原則性，同時又有一定的靈活性。我校在十大類的基礎(chǔ)上增設(shè)了聲像檔案、實物檔案、人物檔案、論文論著檔案。實物檔案、人物檔案、聲像檔案在校史研究、校史館建設(shè)、校園文化建設(shè)等學(xué)校工作任務(wù)中發(fā)揮了主要作用。而論文論著檔案的管理又是我校檔案管理工作的一大特色，論文論著在我校學(xué)術(shù)交流、職稱晉升、業(yè)務(wù)人員業(yè)績考核等工作中發(fā)揮了重要作用。

（二）實體分類法具有多元性和靈活性，又表現(xiàn)在不同的檔案類別可有不同的分類依據(jù)

如教學(xué)類檔案在設(shè)置二級類目時就包括按教學(xué)層次設(shè)置和按教學(xué)環(huán)節(jié)設(shè)置兩種方法。各院校可根據(jù)自己的特點選擇。教學(xué)檔案按環(huán)節(jié)劃分可歸納為：招生、課堂教學(xué)與實踐、學(xué)籍管理、學(xué)位與畢業(yè)分配等環(huán)節(jié)。既有管理性文件又有業(yè)務(wù)性文件，反映了教學(xué)活動發(fā)展的全過程，保持了文件材料的成套性。但教學(xué)文件材料的分散性又是成套性的一種現(xiàn)象。而且隨著學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校規(guī)模的擴大，教學(xué)活動又是分層次的進行的。

三、實體分類法雖然有較強的科學(xué)性和實用性，但我們在實踐中也遇到一些問題，我們都摸索了一些解決辦法

（一）《實體分類法》在整理編目中沒有考慮保管期限，檔案無法按保管期限長短依次排列

這在將來保管期滿的檔案銷毀時，將遇到很大麻煩，因為許多短期卷夾在中間，抽出銷毀后就會出現(xiàn)許多空號，無法填補，如果要保持連續(xù)性就需串號，這樣勢必造成混亂，不僅定期清點庫房時造成不便，也使已有的檢索工具都失去功能。作為檔案，由于保存利用價值的不同，必然有不同的保管期限，對不同的保管期限檔案的排列上必須給予考慮，這是檔案管理中的一個實際問題。我校在工作應(yīng)用中采取了文件材料整理鑒定階段保管期限初排列和予立卷相結(jié)合的方法，盡可能的保持同一類別的案卷永久、長期再短期的依次排號順序，解決了排列不分保管期限的問題。

（二）《實體分類法》的檔號結(jié)構(gòu)設(shè)置，在一、二級類目前冠以年代號

這樣的編號在實際應(yīng)用中也表現(xiàn)出一些不便。黨群、行政、教學(xué)、外事、出版等類檔案在形式上表現(xiàn)出較強的時限性，即年度界限較分明，而設(shè)備、科研、基建等類檔案時間界限就往往表現(xiàn)的不大分明，特別是一些較大的科研項目可能有許多子項目，時間跨度較大，各個子項目完成的年代不同，歸檔的時間就不同。這樣，把一個科研項目以年度號割裂開來，就割裂了它的歷史聯(lián)系。無論在管理上還是在利用上都造成諸多不變。我們認為不同類別的檔案不應(yīng)一律將年度號冠予其首。對此，我校也作出了相應(yīng)的解決辦法，即將科研、基建、設(shè)備檔案按結(jié)題通過、竣工、驗收的年度立卷歸檔全套材料，在分類時將類目劃分成四級類。以科研項目為例，一級類目科研（KY）；二級類目11綜合、12項目、13成果；三級類目項目來源（部委、省、市、軍工等）；四級類目單位代碼。這樣從項目來源和單位代碼上有效的保證了項目的有機聯(lián)系，又可清楚地了解各個子項目的完成情況。便于統(tǒng)計、提供利用，服務(wù)于課題組。

（三）高校檔案的形成和內(nèi)容也有新變化，出現(xiàn)了機構(gòu)和事物交替劃分界限不明確和交叉的現(xiàn)象

對此實體分類法也沒有明確的歸處，不利于管理和利用。尤其對于我們這個“六校合一”的新型綜合性大學(xué)來說，學(xué)校規(guī)模大、部門學(xué)院多、產(chǎn)生檔案數(shù)量較多、校本部和校區(qū)及學(xué)部間易發(fā)生同類別文件交叉、重號，針對這一現(xiàn)象，我校依據(jù)檔案形成的領(lǐng)域范疇，組織機構(gòu)、信息內(nèi)容等對學(xué)校檔案實體引入了歸檔單位代碼，并將其設(shè)定在分類層次的最末層次。對各歸檔單位立卷歸檔的文件材料賦予了唯一的、合理的、穩(wěn)定的檔號標識，不僅有效的解決了文件材料劃分邊界模糊、交叉的問題，更方便了網(wǎng)上立卷歸檔的信息數(shù)據(jù)著錄工作，為檔案的數(shù)字化管理打下基礎(chǔ)。