論新時期高職院校辦公室的制度建設

摘 要 對于高職院校來說，辦公室制度建設引導了高職院校辦公室職能轉變，它既是辦公室工作高效有序的有力保障，也是高職院校辦公室科學化管理的前提，還是高職院校辦公室工作崗位責任制完善的依據。隨著高等教育改革的深入，當前制度暴露出了很多問題，諸如缺乏健全的制度、工作職責不明確、制度的執行力不夠，在闡述這些問題的同時，本文還試著從以人為本的管理、辦公室文化建設、執行監督能力三方面提出改善措施。

關鍵詞 新時期 高職院校 辦公室 制度建設

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.008

On the System Construction of Higher Vocational College's Office in the New Era

ZHAO Jun

（Jiangsu Vocational College of Agriculture and Forestry， Jurong， Jiangsu 212400）

Abstract In higher vocational colleges， office system construction guide transformation of higher vocational college office functions， it is a powerful guarantee of office work efficient and orderly， the premise is the office of scientific management in higher vocational colleges， higher vocational colleges or office work perfect basis. With the deepening of higher education reform， the current system has exposed many problems， such as lack of responsibility system， sound is not clear， the execution of the system is not enough， on these issues at the same time， this paper also try from three aspects of people-oriented management， office culture construction and put forward some measures to improve the ability of execution and supervision.

Keywords new era； vocational college； office； system construction

1 高職院校辦公室制度建設的意義

1.1 引導了高職院校辦公室職能轉變

以往，高職院校辦公室的工作大多涉及到的是事務性的服務與管理，這些工作往往處于被動地位。工作方式大部分是按照慣例行事，毫無制度可言。在新形勢下，高職院校辦公室作為學院的對外窗口部門，與社會各界以及兄弟院校的聯系也越來越多，工作的廣度和深度也更進了一步，辦公室的工作成效在高職教育的發展中起著至關重要的作用。辦公室工作應該緊跟當前形勢，更新管理觀念，探索并運用先進的管理方法，進而有效推動高職院校現代化、科學化的管理進程。高職院校辦公室管理職能的轉變要求辦公室必須建立起一個完善的運行機制，該機制功能齊全，并在內部形成一個互為補充的狀態。

1.2 是辦公室工作高效有序的有力保障

高職院校辦公室工作制度的建立有利于提高辦公室工作效率以及管理水平。高職院校辦公室工作就目前現狀來說，很多還是按照慣例行事，運用以往的經驗來管理，而隨著教育改革的深入，高職院校辦公室所面對的工作局面日益繁雜，在缺乏科學的理論依據的情況下，辦公室人員僅僅只能是被動的完成工作。辦公室工作職能轉變后，同時由于辦公室工作量增大，要求更高，工作的輻射面也廣而深， 在這種情況下，首先要明確辦公室工作人員的工作職責，激發成員的工作積極性，而不是被動地完成領導安排的任務，每個人都朝著自己的目標努力，要想達成這個局面，離不開辦公室工作制度的建立。辦公室工作制度一旦制定，就必須嚴格執行，在工作中以此作為標準和準則，用客觀公正的制度代替以往的個人主觀評判，杜絕了辦公室工作人員相互推諉，拖延不決的現象，從而提高了辦公室工作的效率以及質量。

1.3 是高職院校辦公室科學化管理的前提

辦公室工作繁雜多變，極其瑣碎，常常會有突發性情況，這些都是無法預料的，至此，很多人會認為辦公室工作無法實現科學化管理。干部隊伍建設步伐的加快促進了隊伍中年輕干部比率不斷攀升，這就威脅了辦公室工作的穩定性和連續性。任何一種制度都是在實際工作中得出的經驗概括，它是團隊的智慧結晶，是突破于個體差異和個人限制的一種工作章程。用以調動全體工作人員的積極性，激勵每個成員發揮自身價值，協調成員之間的關系，避免推諉、拖延等狀況的發生，由此增強團隊的凝聚力，而高職院校辦公室制度亦是如此。在實際工作中，辦公室工作繁雜多變，人員崗位也會流動，但辦公室職責是相對穩定的，辦公室制度在一定時期內也是相對穩定的。制度的建立能盡可能降低由于人員崗位變動而帶來的不利影響。

1.4 是高職院校辦公室工作崗位責任制完善的依據

高職院校辦公室是學院的行政管理部門，工作內容包括起草行文、文件運轉、印章管理、會議室管理、收發傳真、檔案管理等等，每個崗位的工作人員都具備一定的權利，比如說，印章管理人員在行使權利的時候，如果腦子里沒有責任意識，在本不該蓋章的文件上蓋了學院公章，這將是重大的事故。而為了保證更嚴肅有效地處理各項工作，尤其是在新時期，辦公室人員必須樹立起權利與責任共存的意識，必須健全辦公室崗位職責，這一切都離不開辦公室工作制度的建立。隨著教育事業的不斷深入改革，完善高職院校辦公室制度勢在必行，這將有利于理順各種工作之間的關系，同時科學化的對辦公室人員的崗位以及職責作出明確規定，一方面在職責允許的范圍內調動了工作人員的積極性，另一方面又規范了工作人員的操作流程以及工作方式等，時刻提醒他們按照既定章程辦事。明確權利與義務，獎勵與懲罰，根本來講就是要樹立責任制的意識，辦公室制度正是為了保障這一意識的樹立而制定的，完備、可行，有據可依，才能行之有效地指導辦公室的各項工作。

2 高職院校辦公室制度建設的現狀

新時期，隨著高職院校內部管理體制改革的深入發展，其中也暴露出越來越多的問題。大部分高職院校都是由中專校升格而來，原來的辦學規模，師生人數都不是很多，行政人員配備也比較少，管理職能也比較單一化，這些都使得當時制定的制度相對落后。隨著當前辦學條件的提升，辦學規模的不斷擴大，師生人數不斷飆升，學院工作面廣而深，繼續使用以往的規章制度，顯然是不能適應當前工作的。新時期，辦公室行政工作中，不斷提到“法治”的重要性，我們要打破過去的“人治”。同時，在眾多高職院中，很多在辦公室從事行政工作的老師都是由專任教師兼職的，他們職稱從教師系列評定，行政工作的重要性對于他們的發展來說并不是唯一的，種種原因導致這部分辦公室人員在完成課時量的工作后，對于行政工作無法給予太多的精力以及熱情，更無從談起辦公室深層次的管理和制度建設。主要表現在：

2.1 缺乏健全的制度

大部分高職院校并不是沒有辦公室管理方面的制度，但是卻沒有建立起一個相互制約、相互依賴的辦公室工作制度體系。在實際的工作中，有些辦公室人員“目無法紀”、“無法可依”，工作隨心情而定，規矩由自己說了算，在這種情況下，工作毫無效率以及質量可言，對辦公室職能的發揮有很大的威脅。隨著社會發展，高職院校的辦學規模不大擴大，涉及面也比以往要廣，原有的制度已不能適應新時期辦公室工作的管理要求。

2.2 工作職責不明確

雖說辦公室是一個整體部門，辦公室人員之間要相互配合，相互補臺，但作為辦公室管理來說，最忌憚的就是“一鍋端”。有的辦公室人員滿足于接電話、收傳真、寫通知，按部就班地完成各項工作，并沒有考慮工作職責等。內部分工明確，各個崗位職責明晰，這對于辦公室人員來說，大大提高了其工作效率。

2.3 制度的執行力不夠

工作制度的制定是為了指導實際工作，可現狀是很多制度的制定并未落到實處。有些學校盡管制定了一系列的規章制度、崗位職責，如印章管理、檔案管理、公文管理、會議管理、倉庫管理等制度，但這些制度既不向教職員工宣傳，也不進行網上公布，工作人員不確定是否按照此制度執行，制定這些文件只是為了應付上級檢查。執行力不夠，監管不力，制度也僅僅是紙上談兵。

3 改善高職院校辦公室制度的有效措施

3.1 制度建設與以人為本

管理工作首先要以人為本，不能凌駕于人的意愿之上，作為制度建設亦然。制度建設的首要目的是為了促進人員管理，所以首先應該樹立起以人為本的意識。以人為本的管理理念在運用中涵蓋的內容包括從工作人員的內在需求出發，激勵工作人員的更高層次需求，使得他們進行自我管理并追求自我實現等。制度建設與以人為本從來就不是相互對立的，正確的做法是通過制度建設營造和諧的工作氛圍，不斷提高工作人員的內在素質以及業務能力，充分發揮辦公室工作人員的主觀能動性，激發工作人員的部門歸屬感和認同感，促進提升團隊的凝聚力和執行力。

3.2 制度建設與辦公室文化

新時期辦公室文化的建設也有了很大的變化，以往在一個團體中，成員之間處處設防，以自我為中心的傳統本位主義早已經落伍，替代的是要求團隊中的個體之間加強溝通，有效合作，為了團隊利益可以摒棄前嫌。而辦公室工作制度的建設正是融入其中的，除了物質文化、精神文化，制度文化也是辦公室文化的一個重要組成部分。新時期的辦公室文化意欲讓成員明白一個忠于自己職位，踏踏實實做好本職工作的員工并不見得就能出類拔萃，與人溝通、協調、協作能力的強弱是考核個人綜合實力的重要指標。高職院校辦公室要充分發揮自身的優勢，結合高職院校的工作特征，大力提升文化對人的影響力，營造出積極向上的辦公室文化，對外樹立高效、有序的辦公室形象；對內營造團結、協作的工作氛圍。

3.3 制度建設與執行監督

制度建立后，最重要的是要落到實處，扎實有效。正式制度制定后，辦公室應該在辦公室人員中開展必要的學習，讓各成員熟悉該項管理制度，并對制度中存有的疑慮進行答疑，以便在實施過程中按章辦事。同時，辦公室領導作為制度的簽發人，尤其要以身作則，切不可行使特殊權利，“有令不行，有令不止”是制度執行過程中最大的問題。辦公室成員應該共同維護辦公室制度，以此作為工作準則，在辦公室工作中真正做到“有章可循，有章必循”，辦事流程經得住考驗，并自覺接受其他各部門的監督。制度建設只是路徑，而最終目的是提升辦公室的工作效能。

4 總結

高職院校辦公室是學院的中樞機構，擔負著協助參謀、溝通協調、督查協辦、調研分析、處理學院日常事務等職責。當前，隨著高等教育事業的迅猛發展和教育改革的深入開展，亟待完善高職院校辦公室制度建設。高職院校辦公室制度建設是高職院校制度建設中不可或缺的重要組成部分，是高職院校落實依法辦學，依法治校方針政策的必要途徑，是提升高職院校辦公室工作能力、實現科學化管理的重要保障。

參考文獻

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