高校干部人事檔案開發(fā)利用研究

周瑩

摘要：高校干部人事檔案是對教職工經(jīng)歷的真實反映，開發(fā)利用高校干部人事檔案能夠全面了解教職工的基本情況，為高校選拔與使用人才提供重要參考依據(jù)，對提高高校干部人事檔案的利用率具有重要的意義。本文以高校干部人事檔案為研究對象，從我國高校干部人事檔案管理中存在的問題、提高高校干部人事檔案利用的措施以及對高效干部人事檔案管理的思考三個方面進行詳細論述。

關鍵詞：高效；干部人事檔案；開發(fā)；利用

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）28-0011-02

在高校管理過程中，高校干部人事檔案是一個重要的管理內(nèi)容，也是高校人事工作的一個重要組成。高校干部人事檔案主要是對教職工個人的經(jīng)歷、德才表現(xiàn)以及工作表現(xiàn)等方面真實記述，為高校組織以及人事部門選拔或者是使用人才提供了有效依據(jù)。因此，加強開發(fā)利用高校干部人事檔案具有重要意義。

一、我國高校干部人事檔案管理中存在的問題

1.高校干部人事檔案內(nèi)容單一。目前，我國高校干部人事檔案的內(nèi)容中，老干部的人事檔案往往以政治表現(xiàn)內(nèi)容為主，而年輕干部的人事檔案內(nèi)容則主要以學歷及其職稱評定為主，因此，這種干部人事檔案往往不能充分反映高校教師干部的整體情況。與此同時，每年填寫一次的考核表能夠對高校教師干部的品德、能力等情況進行一定的反映，但是，高校教師干部填寫考核表的時候往往是以一種敷衍的態(tài)度，沒有結合自己本年度的具體情況認真填寫，而且基層組織對高校教師干部的評價意見也往往是千篇一律，導致高校教師干部人事檔案信息的利用價值較低[1]。此外關于干部人事檔案的材料主要包括十個類別，通常情況下高校干部人事檔案材料中的內(nèi)容僅僅只包括第四類與第九類，其余類別材料十分有限，因此這種干部人事檔案材料的信息十分片面，無法充分反映高校教職工的特點，缺乏一定的利用價值。

2.高校干部人事檔案的整理較為復雜。在整理干部人事檔案的時候，往往需要先進行信息的收集、分類、編號以及整理，然后再對整理后的檔案進行打孔裝訂。雖然裝訂后的檔案具有一定的美觀性，但是這種方式存在補充材料較為困難、復制困難以及容易泄密等缺點。由于高校干部人事檔案的內(nèi)容需要及時進行更新，因而每年都會形成一系列新材料，而在每次插入新材料的時候都需要對原有的檔案進行拆裝，這就導致檔案內(nèi)容容易被破壞，從而縮短了檔案材料的使用壽命[2]。此外對于檔案中超出材料要求的部分必須進行剪裁或者是折疊，這就極有可能會裁去一些需要使用的內(nèi)容，而對于一些小于材料要求的內(nèi)容必須進行裱糊、加邊等操作，從而影響檔案材料的原始性及真實性。

3.高校干部人事檔案管理設施不到位。目前，我國依然有部分高校對干部人事檔案進行管理時采用手工操作方式，沒有建立專門的干部人事檔案管理部門，沒有配置相應的辦公室或者是庫房等，更沒有配置計算機、掃描儀等設施[3]。因此，高校組織或者是人事部門要想了解某一位教師職工的基本情況，就必須將其紙質(zhì)人事檔案調(diào)出，然后才能查閱教職工的檔案內(nèi)容。此外，由于部分高校干部人事檔案管理人員沒有接受專業(yè)的檔案管理技能培訓，也沒有檔案現(xiàn)代化管理的相關知識，這就導致高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化落實具有一定難度。

二、提高高校干部人事檔案利用的措施

1.嚴格遵循法律要求管理檔案。首先，提高高校教職工的檔案法律意識。高校管理部門可以采用校報、校園網(wǎng)以及知識競賽等方式，向高校的教職工廣泛宣傳國家頒布的檔案法律法規(guī)知識，要求高校教職工嚴格遵循《檔案法》及《人事檔案條例》等法律中的相關要求，提高高校教職工的人事檔案法律意識，從而使每一位高校教職工都能夠認識到干部人事檔案的重要性，進而保障高校干部人事檔案的真實性[4]。其次，建立高校干部人事檔案管理的規(guī)章制度。高校干部人事檔案管理人員應該充分掌握國家制定的關于檔案管理的法律法規(guī)，在嚴格遵循《檔案法》的基礎上，結合本校具體特點以及管理工作中出現(xiàn)的具體問題，建立相應的檔案管理規(guī)章制度，比如檔案室崗位責任制、檔案保密制度以及檔案借閱制度等相關制度，從而使高校干部人事檔案管理能夠向著制度化方向發(fā)展。

2.豐富高校干部人事檔案的內(nèi)容。由于高校干部人事檔案內(nèi)容單一，會對檔案利用價值產(chǎn)生一定影響。因此，高校干部人事檔案管理人員應該及時對干部人事檔案進行收集，并進行歸檔，才能保障高校干部人事檔案的完整性。高校干部人事檔案管理人員應該通過多種途徑收集教職工干部的信息，可以從教務處獲得關于教師教學數(shù)量及其教學質(zhì)量的相關信息；獲得關于教師科研工作的相關信息；從專業(yè)培訓資料及個人業(yè)績考核表等材料中獲得相關信息，并及時加入到教職工的人事檔案中，不斷充實高校干部人事檔案的內(nèi)容。與此同時，教職工在填寫年度考核鑒定表的時候，應該以認真的態(tài)度進行如實填寫，而且領導人員對教職工的年度表現(xiàn)進行評價時，應該根據(jù)該職工的實際情況進行中肯評價。此外，高校應該建立切實可行的檔案管理機制，實現(xiàn)對高校干部人事檔案的動態(tài)化管理，并不斷豐富高校干部的人事檔案內(nèi)容，提高高校干部人事檔案的利用率。

3.簡化高校干部人事檔案的整理程序。在對高校干部人事檔案進行管理的過程中，為了保障檔案材料的真實性及其原始性，需要對檔案的整理方法進行改革。具體來說，我們可以先將干部人事檔案材料進行分類，然后采用小活動夾將已經(jīng)分好類的干部人事檔案材料夾住，最后把每一個人的檔案材料分別裝到一個檔案盒中。這種方法不僅能夠方便人事檔案管理人員對檔案材料進行管理，同時還能夠提高檔案的利用率[5]。此外，簡化高校干部人事檔案的整理程序，能夠使高校干部人事檔案管理人員為教職工提供服務的時候，有效處理檔案利用與檔案保密之間地關系。

4.提高高校干部人事檔案管理人員的素質(zhì)。第一，加強高校干部人事檔案管理人員的培訓。高校干部人事檔案管理部門的領導要為管理人員營造一個良好的學習氛圍，不斷為檔案管理人員提供接受教育的機會，不斷更新管理人員的知識體系，充分調(diào)動管理人員鉆研業(yè)務的積極性。此外，高校干部人事檔案管理人員在接受繼續(xù)教育的基礎上，還應該提高自學的積極性，不斷豐富自身的知識體系，充分掌握檔案學專業(yè)的基礎知識，熟練掌握檔案管理的技術技能，進而提高自身的綜合素質(zhì)。第二，引進檔案管理人才。首先，高校可以設立檔案人才開發(fā)基金，對有意愿從事檔案工作的在校生進行資助，培養(yǎng)一批致力于從事檔案工作的人才；其次，可以引進一些精通檔案信息管理的軟件或者是能夠熟練制作檔案信息網(wǎng)頁的計算機人才，開發(fā)出符合本校實際的干部人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的工作效率。

5.加強高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化。第一，從學校角度上來說，高校應該增加對干部人事檔案管理的經(jīng)費投入，積極購買先進的檔案管理技術設備，并積極引入國外先進的干部人事檔案管理技術以及管理經(jīng)驗，建立一套完整的干部人事檔案管理的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，進而提高高校人事檔案管理的工作效率。第二，從檔案資源的標準化建設角度上來說，高校應該不斷加強高校干部人事檔案信息資源建設的數(shù)字化及國家化，積極學習先進的人事檔案信息化系統(tǒng)管理經(jīng)驗，力求建立全國范圍內(nèi)的干部人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)干部人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，進而提高檔案信息的利用率。第三，從檔案資源安全的角度上來說，高校干部人事檔案管理部門應該采取嚴格的保密措施，嚴格依據(jù)法律規(guī)定進行檔案材料的管理，保障高校干部人事檔案信息的真實性，同時還應該提高高校干部人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)、檔案管理能力及其網(wǎng)絡辦公能力，要求檔案管理人員及時對教職工干部的人事檔案信息進行備案，嚴格規(guī)定檔案信息數(shù)據(jù)庫的使用權限，從而保障檔案信息的安全性。第四，從檔案管理的現(xiàn)代化水平上來說，高校干部人事檔案管理人員應該采用計算機對檔案材料中的文字、圖像等信息進行數(shù)字化處理，利用計算機實現(xiàn)對檔案信息資源的遠距離傳輸，進而提高高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

三、關于高校干部人事檔案管理的思考

1.保密與利用之間關系的處理。在人事檔案管理制度中，保密制度是一項必須遵守的制度。作為高校干部人事檔案的管理人員，必須充分掌握干部人事檔案保密制度的相關要求，并嚴格按照保密制度的相關要求工作。與此同時，在高校干部人事檔案利用過程中，作為高校干部人事檔案的管理人員應該做好檔案利用中的監(jiān)督工作，對檔案利用過程中出現(xiàn)的違反檔案保密制度的行為進行及時糾正，這樣不僅能夠使檔案資料得到有效利用，同時還能夠保障檔案資料的安全性。

2.適度開放檔案信息。為保障我國人事檔案信息的真實性及其準確性，我國對人事檔案的管理主要以封閉式管理方式為主，不會對本人開放，因此，大多數(shù)人往往難以接觸到自己的人事檔案。隨著時代的不斷發(fā)展，適度開放檔案信息已經(jīng)成為趨勢，將高校干部人事檔案中一些沒有涉及到個人隱私的信息適當向外開放，不僅有利于人才的開發(fā)，同時還有利于資源共享。

四、結語

綜上所述，高校干部人事檔案存在的目的就是為了能夠對其進行開發(fā)利用，而這也是高校干部人事檔案存在的價值。因此，高校干部人事檔案管理部門應該不斷改革檔案管理方法，提高高校干部人事檔案的利用率，真正發(fā)揮高校干部人事檔案的價值。

參考文獻：

[1]洪涓.提升高校干部人事檔案利用工作水平的途徑[J].科技經(jīng)濟市場，2014，（08）：134-135.

[2]陳瓊.淺析高校人事檔案的開發(fā)與利用[J].辦公室業(yè)務，2014，（24）：47-48.

[3]范燁.高校干部人事檔案適度開放利用探討[J].黑龍江史志，2015，（03）：76，82.

[4]李雪云.高校干部人事檔案開發(fā)利用淺析[J].宿州學院學報，2015，（04）：40-42.

[5]馬曉珊.新時期高校干部人事檔案利用研究[J].好家長，2015，（11）：236.