淺議高校中外合作辦學項目中教學秘書應具備的能力

向婷婷

摘要：我國高等教育國際化的水平不斷提高，高校中外合作辦學項目發展十分迅速。要想做好中外合作辦學項目的教學管理工作，使項目健康穩定地發展，處于教學管理基層的教學秘書所具有的能力，直接影響中外合作辦學項目的日常教學管理質量，影響項目的進一步發展。本文根據三明學院中外合作辦學項目中教學秘書的工作職責，探討了項目中教學秘書應具有的能力。

關鍵詞：中外合作辦學；教學秘書；能力

中圖分類號：G451.2 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）23-0041-02

一、高校中外合作辦學現狀

在世界經濟全球化不斷發展的今天，世界各國在科教文衛方面也朝著全球化的趨勢發展。2010年，國家教育部頒發了《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》，第十六章明確指出，要擴大教育的開放，堅持以開放促發展，引進優質教育資源，辦好一批中外合作辦學項目，提高我國教育的國際化水平。近年來，由于通過中外合作辦學項目，高校能學習、借鑒國際上先進的教育理念和教學管理經驗，實現我國高等教育與國際接軌的目標。中外合作辦學項目對我國地方高校也起著提高知名度，促進教學質量提升的作用，我國中外合作辦學項目如雨后春筍般出現，并發展的十分迅速。總體而言，國內中外合作辦學的發展較為平穩，目前已有一批質量較高且特色鮮明的中外合作辦學機構或中外合作辦學項目，它們為創新人才培養模式，引進國外優質教育資源并使之適合國情積累了不少經驗。然而，像許多迅速發展的新事物一樣，部分高校的中外合作辦學項目逐漸出現了理念不同、管理制度沖突等問題，這也意味著，高校中外合作辦學項目的教學管理隊伍應該具備一些不同于傳統的素質。

二、中外合作辦學項目中教學秘書的工作職責

教學管理工作是高等學校管理工作的重要內容，作為處于管理隊伍中基層的教學管理人員，教學秘書的工作服務于師生，連接部門、領導、教師以及學生。此外，在中外合作辦學項目中，基層教學管理人員還需與合作院校積極進行教學具體事項的對接和溝通?？偟膩砜矗型夂献鬓k學項目中的教學秘書有以下工作職責。

1.教學運行相關工作。教學秘書的工作貫穿教學管理的方方面面，從一學期的開學初至期末，始終圍繞著教學管理的具體事務，以保證教學活動正常有序的開展。①制定開課計劃及相關工作。人才培養方案是安排教學任務的依據，也是開展教學活動的基礎，更是教學質量以及人才培養質量的重要保障。每個學期末，教學秘書需要根據人才培養方案協助配合領導整理出下一學期要開設的課程，將教學計劃、教學任務以及相應的師資信息等錄入教學管理系統，通過一層一層的系統操作再將之安排到新學期的課堂教學中。②學籍方面。配合教務處做好上報學生當兵、休學、退學等學籍異動情況的工作，定期落實學生的成績預警工作并對達到處分級別的學生下達處分告知書。除以上學籍方面的常規工作以外，項目中的教學秘書還需及時登錄中外合作辦學項目學生注冊系統，為學生在系統中注冊，為他們日后赴國外學習或者回國學歷認證等做好準備。③考務工作。教學秘書需保證考務工作的安排嚴肅、科學、合理。認真組織期末、補考、重修考試，及時安排相關教師出卷，完成考場、考試、監考人員的安排工作，根據考場分裝試卷，保障考試的秩序。除了這些常規考務工作，還需做好各類等級考試的考務工作。在學生報考計算機、英語四六級、普通話之類的等級考試前，在學生報考雅思、托福等語言能力考試前，教學秘書需做好宣傳和動員工作。教學秘書還需與輔導員配合，組織學生通過班會等形式學習考場注意事項，強調誠信考試?？傊虒W秘書應努力做好考務工作，以保證考試公開、公平、客觀，保證考試順利進行。④其他服務師生的工作。協助分管教學的領導向任課教師傳達各類教學管理文件，宣傳并落實院級、校級規章制度。為教師辦理調、停課的手續并及時通知學生調、停課信息。教學秘書還需與教師、學生建立緊密的雙向聯系，將教師與學生在教與學過程中的信息進行及時反饋，保證與師生暢通交流，確保教學活動的正常有序。

2.中外合作辦學項目建設工作。中外合作辦學項目在引進國際優質教育資源等方面能發揮積極作用，但前提是項目能夠良性發展，否則以項目豐富人才培養模式，促進教育教學改革只能是曇花一現，因此，作為基層教學管理者的教學秘書還需積極投入到項目的建設中，推動中外合作辦學項目的可持續發展。以下教學秘書需參與的項目建設工作均以筆者所在的中外合作辦學項目為例。①教師團隊建設。教學秘書需協助領導優化中外合作辦學項目教師團隊，存檔教師教學過程中的各項材料，為中外合作辦學項目的教師篩選、評價提供客觀依據，保證合作辦學的教師質量。通過定期組織教學例會，項目教師們積極討論項目教學中的問題并提出各自的建議和想法，既解決項目教學中階段性的問題，也使教師們有強烈的參與感，擁有更強的團隊意識。通過定期開展教研活動，為教師們搭建互相學習的平臺，教師們在交流的過程中增強了歸屬感，強化了的團隊意識，保證項目能擁有相對穩定的師資隊伍。②質量建設。協助院領導落實學校教學相關制度以及為項目制定的各類規章，為規范教學過程、保障教學質量提供相應的支持。按照要求準備各項教學材料，配合領導定期進行教學檢查并及時進行教學檢查總結。此外，通過多種途徑收集教學信息也是質量建設中教學秘書需重視的一部分。除定期組織學生信息員填寫教學信息卡，組織學生進行座談會并整理記錄之外，教學秘書還需定期開展教師課堂教學問卷調查，并對問卷調查逐份整理，形成規范的數據記錄；每學期末組織學生進行課堂教學情況網絡測評。教學秘書通過收集整個學期不同階段的教學信息，為領導及時了解任課教師的課堂教學動態提供了較為翔實的支撐材料，切實保障了課堂教學質量。③外方教師授課相關工作。由于中外合作辦學項目在人才培養上不止開設中方課程，還引入外方院校的課程資源，將中方和外方的課程以及授課方式有機結合是一項重要的工作，因此教學秘書需配合領導與外方院校加強溝通，使外方課程與國內課程銜接更緊密，使學生對外方課程的接受度更高。此外，外方教師到達時間、授課細節等信息都需要教學秘書與相關人員進行多次聯系和溝通，以確保實際授課的過程沒有差錯。④項目評估工作。眾所周知，中外合作辦學項目需要定期接受教育部的評估，配合完成中外合作辦學項目評估教學信息的統計填報便是教學秘書另外一項異常重要的工作。教學秘書應協助領導整理中外合作辦學項目專業的培養方案，對課程進行分類統計并形成有效數據，收集并整理中方及美方授課教師信息、課程信息、教材信息等各項統計匯總工作。

三、中外合作辦學項目中教學秘書應有的能力

前文提到，高校中外合作辦學項目的教學管理人員應該具備傳統意義上的綜合素質，而教學秘書作為一名一線的教學管理參與者，還應具備能夠適應中外合作辦學項目教學管理特點的能力。

1.日常辦公設備的應用能力。教學秘書的日常工作基本上都需要通過電腦來完成，比如使用教務管理系統進行調課、排課，通過聊天工具將教學相關信息傳達給學生，利用電腦存儲教師的一些業務檔案等。除了配合教務處對學生的學籍進行常規管理，中外合作辦學項目中的教學秘書還需熟悉中外合作辦學項目學生注冊系統，以免延誤學生日后回國學歷認證等事宜。因此，教學秘書具備基本的辦公設備應用能力是非常必要的，甚至需要繼續提高常用辦公軟件的應用水平，才能適應教學管理的要求，提高辦公效率。

2.規劃能力。教學的各項工作較為繁雜瑣碎，這就要求教學秘書在處理整個學期的事務時有一定的計劃，將各個時間段里的常規事務按時完成。同時，教學事務中突發性的事情也比較多，教學秘書需在較短的時間里提出應急處理辦法，以保障正常的教學秩序。

3.協調能力。項目中，教學秘書還需要積極與外方院校進行溝通，確保外方教師順利授課。由于國內授課的方式與外方院校有所差異，學生可能會出現不適應新授課方式的現象，因此，教學秘書還應配合領導與外方院校、外方教師加強溝通，用合適的方法協調好各方面的關系，提高溝通的效率，使外方課程更容易被學生接受，保障項目的教學質量。

4.情緒調節能力。教學秘書的工作原本就瑣碎、繁重，中外合作辦學項目中的教學秘書還需同時兼顧與外方院校的對接工作。比如，根據兩國的時差，配合外方院校的時間，就教學方面的細節問題進行溝通等。面對較傳統意義上更具有挑戰性的工作任務，項目內的教學秘書需有較好的自我調節能力，主動調節自己的情緒，以輕松的心態保證工作的順利完成[1]。

5.較強的雙語辦公能力。除了以上幾點能力之外，中外合作辦學項目中的教學秘書還必須具有較好的雙語辦公能力。如果教學管理人員缺乏這種能力，可能會出現與外方溝通不暢，影響辦學質量甚至對該項目造成負面的影響。值得注意的是，能夠較為熟練地閱讀、聽、說對方國家的語言是基本要求，了解對方的語言習慣以及文化傳統，具有國際視野，處理工作事務時善于應用國際化的思維，才能真正提高雙語辦公的效率，使項目更加順利地運行。

學者王慶石、劉偉指出，高等教育的國際化不僅體現在教學上，也在服務和管理的開放性上[2]。中外合作辦學項目需要將教學管理置于國際化的背景下進行，就要求教學管理服務工作必須要跟上中外合作辦學這種不同于傳統高等教育的形式，因此，教學秘書的工作任務更加具有挑戰性。作為一線教學管理人員的教學秘書也應該具有相應的能力，才能更好地開展工作，從而推進中外合作辦學項目的可持續發展。

參考文獻：

[1]王秀繁.淺析高校教學秘書的作用、工作特點及素質要求[J].沈陽工程學院學報（社會科學版），2010，（3）：367-369.

[2]王慶石，劉偉.我國高等教育國際化的相關問題及其對策[J].現代教育管理，2009，（5）：24-27.