綜合大學藝術學院教學秘書五項修煉

夏艷

摘要：綜合大學藝術學院的教學管理既有一般教學秘書的共性又有其特殊性，要做好藝術學院的教學秘書工作除了政治、法律素養及職業道德外，還應從專業知識、工作作風、統籌管理、溝通協調、信息管理五方面進行修煉。

關鍵詞：藝術學院；教學秘書；素質；修煉

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）21-0022-02

教學工作是高校兩大核心工作之一，要確保教學順利進行，提高教學質量，培養優秀的專業人才，就需要高水平的教學管理。在高校教學管理體系中，教學秘書處于十分重要的節點，既是高校教學管理各項制度的具體執行者，又是高校教務部門與各學院之間、學院各系之間、教師之間及教師與學生之間聯系的橋梁。在整個教學管理系統中居于承上啟下的樞紐地位。教學秘書的素質與能力，直接影響到教學管理水平，對于維持良好的教學秩序、提高教學質量起著重要的作用。

一、教學秘書的角色和職責

教學秘書在行政上受所在學院領導，業務上接受教務處指導，是學院教學管理的重要力量，扮演著多重角色并承擔相應的職責。

（一）教學管理者

教學秘書負責學院常規教學管理工作，包括教學計劃管理、教學建設管理、教學運行管理、教學質量管理、教學研究管理五大方面。其中每個方面又有若干子項，諸如：專業培養計劃制定和實施過程的管理、排課管理、課程建設管理、實習實訓管理、教師考評管理、教學資源和教學檔案管理、教材和教改項目管理等等，工作繁雜而艱巨。

（二）服務保障者

為教學服務、為教師服務、為學生服務，是教學秘書根本職責和工作的出發點。教學秘書的一切工作都是為了維持教學系統的正常運轉，通過教學常規管理、處理教學突發情況、反映師生教學需求等為教師工作和學生學習提供支持和保障。

（三）溝通協調者

在教學運行系統中，教學秘書處于信息交匯點，經常性的溝通對象就包括學校教務處、學院分管教學的領導、各系主任、專任教師、學生、輔導員、校內相關學院等等，形成一個上下貫通、左右聯通的復雜的溝通網絡。教學秘書不僅要做好各方的溝通工作，使信息暢通，使上情下達，下情及時反饋，還要在此基礎上協調各方，化解矛盾，推動教學有序進行。

（四）檢查督促者

教學是一個動態展開的過程，教學秘書對學院的教學活動不僅要起到計劃、組織、溝通、協調的作用，還負有檢查督促之責任，以推進教學制度的貫徹和教學舉措的落實，確保教學活動的順利進行。

（五）決策參謀者

教學秘書身處教學管理的第一線，對學校和學院的教學制度和教學舉措、師生情況、教學活動的進程、教改課題的開展等方面最為了解，對教學中存在的問題和師生的意見也能及時掌握。因此教學秘書也自然成為分管教學的學院領導的助手，對其在教學方面的決策提供咨詢和參謀。

二、藝術學院教學管理的特殊性

（一）專業和培養方式的特殊性

藝術學院與其他文史理工等學院在專業設置和培養方式上存在極大區別。文史理工等學院雖然也有若干個專業，但這些專業間的共性較多，往往幾個專業建立在共同的平臺上，以至于一些高校在一二年級以通識類基礎課為主，到第三年才細分為不同的專業（方向）。與之不同的是，藝術學院各專業之間差異很大，以筆者所在的重慶大學藝術學院為例，設有藝術設計（含環境藝術設計、視覺傳達設計、室內設計三個專業方向）、繪畫（含國畫、油畫兩個專業方向）、產品設計、動畫、音樂舞蹈等5個本科專業，9個專業方向。這些專業雖然都屬于藝術學這個大門類，但彼此差異相當大，繪畫、音樂、舞蹈專業分屬不同領域，而環境藝術設計、產品設計與建筑城規、機械等工科專業有相當程度的關聯。各專業的課程設置、培養方式可以說完全不同，這種特殊性就使得藝術學院的教學管理更加復雜。

（二）課程安排和教學組織形式的特殊性

在課程安排上，非藝術專業的課程通常比較均勻地開設在一個學期，也就是說從第一周到期末每周2～4節。藝術類專業的課程安排有相當部分是集中安排在數周內完成，每周課時達到16節左右，如繪畫課要求4節甚至8節連排，開課時間學期初、學期中和學期末都有，造成了課程起止時間的不一致，也造成了短期內師生教與學的強度都相當大；在教學組織形式上，藝術類專業大多是小班教學，像聲樂、鋼琴課甚至實行一對一教學；教學場所也多種多樣，普通教室、畫室、練功房、琴房等等，除了課堂教學，還要外出寫生、素材收集、實地參觀考察。這些特殊性給教學管理增加了難度。

（三）師生的特殊性

藝術學院的師生長于形象思維，沉浸在藝術世界的他們個性比較隨意和張揚，情緒化色彩濃厚，行事方式特立獨行，不太喜歡嚴格的制度管束；藝術專業學生文化知識水平相對較低，加之藝術專業的實踐性很強，因此學生對理論學習和專業之外的課程缺乏興趣。師生的這些特殊性給教學制度的落實帶來阻力。

三、藝術學院教學秘書的五項修煉

鑒于藝術學院教學管理工作的特殊性，筆者認為要做好藝術學院教學秘書工作，除了政治素養，法律素養及敬業愛崗的職業操守外，還應當扎實進行以下五方面的修煉。

（一）專業知識修煉

俗話說外行不能管理好內行，由于前述藝術學院之特殊性，要做好藝術學院教學秘書工作，除了秘書學的相關知識技能外，還需通過學習和調研熟悉掌握本學院各專業的學科特點和教學規律，讓自己對各專業培養目標、培養過程、教學特點、專業要求、考核方法等方面有更透徹的認識，從而使課程進度的安排、實習實踐環節的設置和要求、考核指標體系的構建、教師工作量的計算等方面更加切合各專業實際，使教學管理與專業教學的契合度更高。這是藝術學院教學秘書的基礎修煉，對于非藝術專業學科背景的教學秘書來說尤為重要。

（二）工作作風修煉

工作作風影響工作行為和績效，教學工作無小事，教學管理中的一個小小的疏漏就可能釀成重大的教學事故。教學秘書要強化責任意識，圍繞“嚴細實快”進行自身修煉，打造優良的工作作風。

嚴：嚴格遵照校院兩級各項教學規章制度，對待每一項工作要本著嚴謹的精神、嚴肅的態度、嚴格的要求，做到教學管理的科學化、規范化、標準化、制度化。

細：對待工作要一絲不茍，要狠抓細節管理。要遵照教育部本科教育教學評估指標體系和學校的相關規定進行對標管理。養成細致入微、精益求精、周到全面的辦事習慣，才能為師生提供準確無誤、精細優質的服務。

實：對人要實心實意，對事要踏實務實。教學管理工作繁忙細碎，面對不喜制度約束的師生，工作不能只停留在辦了事，而是要積極跟進，確保落實，以求實效。如畢業設計的選題、審查、任務書、開題報告等都有嚴格的流程和時間表，超過時間學校畢業設計系統會自動關網。而實際工作中不少師生容易忽略時間的限制，這就需要教學秘書從導師和學生管理兩條線反復通知督促，以確保畢業設計工作的正常運行。

快：要增強時間觀念，踩準工作節奏，不推諉、不拖延，按時完成各項工作；要樹立效率觀念，通過提高自身的業務知識和技能來增強工作效能，提高工作效率。

（三）統籌管理能力修煉

教學秘書工作涉及面廣、工作量大且瑣碎繁雜，除了每天的常規性教學管理工作外，還時不時有突擊性工作或突發事件要處理。教學管理工作還具有周期性和階段性特點，即學期初和學期末最為繁忙，學期中段相對寬松，教學秘書應當根據這一特點，厘清各事項的輕重緩急，遵循“要事第一”的原則作好工作計劃，重要而緊急的事優先做，重要而不緊急的事重點做，緊急而不重要的事可交給助管做，既不重要又不緊急的事盡量不做。這樣就能合理地統籌時間和精力，增強工作的預見性和可控性，做到忙而不亂，有條不紊。

（四）溝通協調能力修煉

教學秘書居于教學系統中相關各方聯系的橋梁和樞紐位置，要求其具有良好的人際溝通能力和協調能力。在溝通方面，教學秘書要以尊重、理解、寬容、分享、共贏為基礎，做一個好的聆聽者，鍛煉提高語言表達能力，提升溝通技巧。例如針對藝術學院在課程安排和教學組織形式的特殊性，教學秘書就要與學校教務處多作溝通工作，使其理解相關專業教學的特殊性，從而在全校公共課程的安排上，在教學設施和場所的提供上，在實習實踐環節時段的安排上滿足實際教學需要；在協調方面，要主動配合分管領導的工作，做好領導的參謀，到位不越位，攬事不弄權。要有團隊意識，與學校和學院其他教學管理人員團結協作達成目標。要有服務觀念，根據課程和師生特點以及教學需要來協助整合資源，為教學提供服務和保障。

（五）信息管理能力修煉

教學秘書每天要面對大量的文件、檔案、資料、電話，對這些信息材料及時而妥善的處理是保證教學工作正常進行所必須。因此教學秘書要強化檔案意識，做好信息管理。對重要的電話要作好記錄以利執行；對文字、音像資料要依據重要性和時效性進行篩選整理，分門別類收藏存檔，特別是對學期的每門課程結束后的教學文檔，要形成規范收集、登記入庫的制度，以備隨時查驗；對學校教務處的通知要及時向領導匯報，或向有關教師通報；對在教學進程中收集到的情況、意見和建議要歸納整理成文，呈送領導作為決策參考。做到教學信息管理的科學化、規范化。

近年來，隨著信息技術的發展，教務工作趨向于數字化、智能化、網絡化。筆者學校已經構建起OA系銃，實行網上辦公，電子教務。因此教學秘書還必須不斷學習計算機應用和網絡技術知識，熟練掌握電子文檔編輯排版、圖像圖形處理、表格處理、數據庫處理，以及數碼相機、復印機、傳真機等現代辦公設備，使教學管理工作更快捷、更高效。

參考文獻：

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