企業檔案信息化建設與管理探討

摘要：隨著以計算機為基礎的現代科技的普遍發展以及企業運用計算機處理管理問題的迫切需要，東方電氣（廣州）重型機器有限公司的檔案信息化建設日益提上日程。文章對企業檔案信息化建設與管理進行了探討。

關鍵詞：企業管理；檔案管理；信息化建設；基礎設施建設；電子文件；信息安全 文獻標識碼：A

中圖分類號：TP391 文章編號：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.075

1 信息化建設的基本內容

1.1 基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸交換和資源共享的必要手段。

檔案信息網絡是一個資源性網絡、廣域性網絡、開放性網絡。它是在網絡環境下的檔案業務的重新設計，是檔案技術與檔案業務模式的有機結合。它應具有網上信息服務、網上文檔管理、檔案行政管理、網上檔案宣傳、網上檔案教育等功能。檔案網建設的基本任務

包括：

1.1.1 硬件環境建設。包括檔案館局域網建設、檔案網站的建設等。局域網的建設應根據企業的實際情況選擇合適的網絡拓撲結構（星型結構、總線結構、環形結構、網狀結構），對等網絡與基于服務器。檔案網站是在檔案館（室）相互聯系的公共服務的網絡上建立的站點，以主頁方式提供相關信息和相關服務（WEB服務）構成公共服務網絡的一個結點。它應是集宣傳、中介、服務、對話交流五個窗口功能為一體的開放性對外平臺。檔案網站內容包括五個方面：（1）檔案館（室）職能信息，包括檔案館（室）及其管理機構的基本職能、部門設置、主要領導、崗位職責、聯系途徑等；（2）檔案館（室）資源信息、庫藏全宗名冊、系列案卷目錄、特種館藏目錄、專題目錄索引等介紹性信息和檢索性信息；（3）檔案利用、服務信息；（4）檔案工作信息；（5）相關資源信息。

以我公司目前的情況，檔案室網站建設也可以從五個方面來考慮：（1）檔案室的職能信息。在這一板塊可以介紹檔案室的基本職能以及需要協助的相關部門的相應責任、主要負責人及其職責、聯系方式、值班安排情況等，這樣有利用明確分工，落實責任；（2）檔案室的資源信息。可以設置館藏系列案卷目錄。如產品類案卷目錄、設備儀器類案卷目錄、基建案卷目錄等。此外還可以設置專題目錄索引，以方便專門項目方面資料的查詢與利用，如嶺澳二期項目；（3）檔案利用、服務信息，可以設置用戶問答界面，根據用戶的需求，提供有針對性的服務，如資料的借閱。利用者可以在網上提出借閱申請，在通過計算機權限審核或身份認證后，就可以在網上直接查閱資料了；（4）檔案工作信息。在這一板塊，一部分可以介紹目前檔案工作的概況、重點，必要的話還可以開辟評論區，以便交流經驗，改進工作。一部分還可以介紹一些在檔案工作方面的標準規范和制度（國家的、行業的、公司的）；（5）相關信息資源，可以公布最近公司以及集團公司的檔案管理動態，還可以涉及最近國內外的先進管理理念、手段、軟件等。

1.1.2 信息資源建設。能作為在檔案信息網絡上使用的資源是NIR，是電子化的檔案信息。要及時、適時地對公司日常運行中形成的紙質文件、電子文件進行收集、整理、鑒定、管理、歸檔。工作人員要明確分工，確定責任。各部門形成的電子文件必須按時上報，由專人管理，按年度、部門、類別由專用微機存儲。避免了電子文件的丟失，保證了年度電子文件的完整性。

1.2 應用系統建設

在這里主要指的是標準化的檔案管理軟件。所謂標準化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標準規范的，適用于政府機關，企事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的計算機應用軟件系統，如OA、MIS、GIS和電子文件管理系統（ERKS）信息系統（IS）文件管理系統（DMS）檔案計算機管理系統（ACAMS）等。它應具備以下四種功能：

1.2.1 實現有快速檢索和查找功能的數據庫系統。要對檔案信息進行快速檢索和查找就要建立合理靈活的數據庫管理系統。企業檔案信息化建設就相當于將紙質的資料在電腦中進行備份，這樣就可以有序地將企業檔案分門別類地歸納好。在建立起企業檔案目錄數據庫之后，要檢索和查找所需資料就可以直接輸入關鍵詞，以此來得到自己需要的檔案資料。并且企業檔案數據庫管理系統還可以直接進行修改或者刪除，因此也能加快企業檔案的更新。

1.2.2 文件檔案管理一體化。如果企業的檔案管理與建設還是和之前傳統的方式一樣，那么相比于企業檔案信息化建設就需要更多的人力。但是如果企業檔案建設和管理可以實現一體化，那么工作流程將減少一些不必要的麻煩，比如文書部門的文件可以通過計算機的輔助實現歸檔，工作人員可以在網上接收整理，企業檔案從電子文件形式到電子歸檔都只需要工作人員運用計算機進行操作。由此可見企業檔案的管理就實現了前端控制，操作過程也更加簡單。

1.2.3 檔案的保存功能。企業檔案信息化建設與管理有助于保存企業信息，并且更易于工作人員將文字信息轉化成不同形式的資料，如Excel、不同形式的圖片文件等。如果檔案部門將檔案信息儲存到計算機中，企業的工作人員就可以通過服務器上的身份認證，在企業內部對檔案信息進行查詢，這樣在一定程度上有利于工作人員提高工作效率。

1.2.4 企業檔案信息的記錄功能。為了避免企業檔案的泄露所造成的麻煩，對檔案進行信息化的建設和管理可以有效地對查閱和檢索檔案的時間、內容進行嚴格的記錄。檔案業務管理的自動化，可以對企業檔案進行實時監控和管理，同時也有助于工作人員對檔案進行進基本的情況統計，并且這種統計方式更加簡單精準，使檔案管理更加規范化、科學化。

1.3 標準規范建設

標準規范建設是檔案信息化建設的一項重要的工作，要將公司內部的信息資源有序、協調組織，通過網絡系統實現共享，關鍵在于標準建設。要遵循國家標準，《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結合其行業的管理標準和特點，加快制定切實可行的檔案信息化相關規范、制度、標準，明確電子檔案信息的歸檔標準，規范檔案信息收集、整理、存儲傳送和發布程序，真正做到步步有章可循、件件標準規范，保證檔案信息的真實性、完整性、安全性。

標準規范建設應該是公司檔案信息化建設之初工作的一個重點。目前，標準規范體系還未建立，現有的國家相關標準、行業標準并不能全面指導檔案工作的進行，公司的相關文件制度還不夠完善，大大降低了檔案工作的效率以及服務的質量。

1.4 人才隊伍建設

企業中檔案管理的工作好像在企業建設中并沒有受到社會各界的廣泛關注，尤其是在信息化建設沒有正式實行之前。但是如今的社會科技發展迅速，要使信息化技術真正走進企業檔案的建設和管理，就應該大力建設人才隊伍。目前，一些企業對檔案管理的工作人員都要求其具備運用計算機解決檔案管理工作中的問題，但是我國大型企業和中小型企業之間對檔案信息化建設和管理中還是存在較大的差距，這使得市場對企業檔案管理人員有更加迫切的需要。人才隊伍的建設應該從各個方面著手，比如加大培訓力度、提高人員素質和業務水

平等。

2 信息化建設應注意的問題

隨著社會科技的快速發展和企業市場的需求，我國企業信息化建設與管理已經逐漸走上正軌，但是與一些發達國家相比，我國的檔案信息化建設還是稍顯落后，并且在管理方面還是存在一些問題，我們可以從以下方面來分析：

2.1 政府企業領導對檔案信息化建設和管理認識不到位

一些企業領導忽視檔案信息化建設和管理的重要性是因為他們認為信息化的管理并不會為企業帶來經濟效益，這樣的思想觀念使得他們不會對檔案信息化管理人才給予太多的關注，由此就會導致人才的供求不平衡。

2.2 企業檔案信息化管理缺乏保密意識

如上文所說，企業檔案信息化建設與管理使得工作人員對檔案的查找更加便捷，但是由于計算機并不能保證檔案信息的完全安全，因為計算機是聯網設備，企業的檔案信息很有可能會被竊取，所以企業一定要加強對檔案管理的保密意識與計算機的安全保障系統。

2.3 企業檔案信息化管理的工作人員缺少專業性

檔案信息化管理的工作人員并不是只要會用基本的計算機操作將檔案進行整理和歸納就可以了，而是需要通過專業的培訓，使他們有能力發現檔案管理中存在的問題并且能夠提出相應的解決措施，這也正說明企業檔案信息化建設與管理需要的是高素質、專業的復合型

人才。

2.4 檔案信息化管理的設備不夠完善

因為在我國的企業檔案信息化建設與管理中還是存在很多的不足，其中計算機等設備作為信息化管理中最重要的組成部分，在現實中企業對這些設備的利用還不夠完善。這些基礎條件差，就會導致信息化管理在企業的建設與發展中不能發揮其最大的功能，這樣雖然對企業檔案實行了信息化管理，但是它對企業真正的效益就會大大降低。所以計算機等設備作為企業檔案信息化管理的前期投資，必須得到企業的高度重視。

3 結語

隨著公司的日益發展以及現代化管理的迫切需要，檔案信息化管理顯得越來越重要。基礎設施建設、標準規范建設、應用系統建設、人才隊伍建設應該在信息化系統建立之前就予以全面、客觀的考慮，這樣才能在系統運行中避免和減少失誤，即使出現問題，也有相應的措施及時、有效地解決，全面提高檔案工作效率以及服務質量，為公司日常工作的開展以及戰略性發展做出應有的貢獻。

參考文獻

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作者簡介：丁蘭蘭（1985-），女，廣東廣州人，東方電氣（廣州）重型機器有限公司助理館員，研究方向：檔案

管理。

（責任編輯：周 瓊）