事業單位檔案管理創新與改革的新思路

張忠文

【摘要】在現代化進程高速發展的今天，事業單位的地位越來越重要。要想保證事業單位的工作順利進行，就要對工作中的任何一項基礎工作都不能放松。事業單位的檔案管理工作是一項十分重要的工作。但是目前我國事業單位在進行檔案管理工作時存在著很多的問題，這些問題影響事業單位工作的順利進行。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新與改革

1.事業單位進行檔案管理的意義分析

事業單位對保證社會正常的經濟秩序正常進行有十分重要的作用。事業單位每天運轉的情況，人員變動和各項業務往來的相關情況都要以信息的形式記錄在檔案中。檔案資料可以給單位員工參閱，以便于事業單位各部門人員對單位的運轉情況有一定程度的掌握。還可以通過以往檔案記錄的信息進行分析以在日后的工作過程中根據經驗合理分析時態，做出有利于單位發揮的決策。

2.當前事業單位檔案管理中存在的問題

2.1事業單位對檔案管理工作重視程度不夠

事業單位檔案管理中出現的各種各樣的問題，最根本的原因就是事業單位對檔案管理工作的重視程度不夠。事業單位的領導部門普遍認為檔案記錄只是單純的對單位的發展歷程還有一些日常情況的簡單記錄，對于單位的發展和未來的趨勢變化的預測作用并不大，所以不予以高度的重視。所以安排給檔案管理部門的人員設備也并不精良完善，對檔案管理工作的監督和管理工作也不會重視，使其出現很多漏洞，但是領導對于這漏洞的出現也不及時解決，最終問題越積越多，可能對事業單位發展帶來危害。

2.2進行檔案管理的工作人員素質不高

事業單位的檔案管理工作是一項管理工作，需要有專業管理知識的人進行操作。但是現在由于事業單位對檔案管理工作的不重視導致單位安排給檔案管理部門的人員大多都是沒有經驗和專業知識的人員，很多人員還是身兼數職，對于檔案管理工作根本不認真對待。他們對于怎么整理資料，怎么辨別重要信息和次要信息，怎么保存和查閱他們沒有工作經驗只能通過以往的工作記錄來摸索出這項工作的規律。而且，從事檔案管理的工作的工資待遇普遍不高，職工工作起來沒有積極性，也就沒有對這項工作的責任心。職工態度散漫和能力落后使得檔案管理工作存在問題。

2.3用于進行檔案管理的方法傳統，技術落后

在當前的信息化時代，各行各業都已經應用了現代化信息技術。但是目前很多事業單位進行檔案管理的方法傳統，使用的技術也很落后。比如對于檔案信息的收集還是通過人工傳遞的方法，這樣對信息獲取的及時性有很大影響。對檔案信息的錄入也是采用手工錄入的方式，這樣就可能導致錯誤率增加，登記耗費的時間精力大。而且隨著事業單位愈發展，所需要處理的數據就越多，如果沒有科學先進的設備支持，只靠人力解決。就會在處理時有很多繁瑣問題，耗費大量精力。而且對于現有的一些的檔案管理的軟件處理技術也太過陳舊老套，沒有及時更新換代，不能適應新時代下對檔案管理的要求。

2.4事業單位沒有建立完善的檔案管理制度

現在市場經濟競爭激烈，各行各業都在努力在市場上占有一席之地。事業單位為了在競爭中占有強有力的位置也是努力發展自身，但是很多事業都是只顧著單位的經濟發展，但是卻忽略了很多基礎工作。對于檔案管理這樣易忽視的工作就容易被忽略。更沒有完善的檔案管理制度，沒有制度的約束，就會產生人員工作態度散漫，做出不符合崗位要求的行為，對于出現的錯誤也沒有合理的體制去監督和管理，從而造成很多問題。

3.對事業單位檔案管理進行創新改革的措施

3.1重視事業單位的檔案管理工作

事業單位的檔案管理對于單位來說是一項十分重要的基礎工作，打好基礎是做好事業的重要成功因素。很多記錄在檔案里的經驗對事業單位來說都是十分受益的。所以要充分重視事業單位的檔案管理工作。首先要從領導人員做起，只有領導重視了，加大人力和物力的投入量，別的員工才會意識到這項工作的重要性。領導對于檔案管理工作也應該多關心，多詢問，體現出對這項工作的重視。只有領導的態度方針正確，手下的員工才會干其精神，貫徹其領導方針，上下一心。還要開展宣傳活動，宣傳講解檔案管理工作的重要性，讓單位各階層員工都正確認識檔案管理工作的地位和作用，共同推進事業發展。

3.2提高檔案管理工作人員的素質

事業單位在認識到了檔案管理的重要意義之后，就應該給檔案管理部門安排得力的職工。在招聘員工時，側重于吸收有專業知識的檔案管理人員。對于現有的在這個崗位上上工作的人員進行績效和工作能力考核，將不適合這個崗位，甚至是渾水摸魚的人員調用到奇特崗位上甚至解雇。事業單位還要定期舉行有關于檔案管理的講座，宣傳檔案工作的重要意義，提高人員素質和工作意識，向員工講授管理方法，管理經驗。對優秀人才重點培養，定期進修。事業單位還要適當提高檔案管理人員的工資待遇，獎罰分明，提高職工工作積極性。

3.3利用先進的方法和技術進行檔案管理

科學技術是第一發展力，事業單位應該在檔案管理方面大力應用科學技術，采用先進的信息處理軟件和檔案記錄軟件來進行檔案管理的工作，通過互聯網，方便快速的進行各部門之間的信息傳遞，檔案登記，以及單位中每個人的檔案查閱，一次來節省大量的工作時間，避免工作精力的浪費。對于應用的相關軟件，還要根據時代的發展的要求，不斷地進行更新改造，使技術和設備始終保持先進性。

3.4事業單位建立完善的檔案管理體制

制度是約束人員規范的一把利劍在檔案管理方面事業單位應該建立一套完善的檔案管理制度。各單位建立制度應以科學合理為前提。在深刻地貫徹國家的有關政策和法律法規的同時，要適應事業單位的自身的單位信息的特點，制定相應的檔案管理制度。制度的建立也應當注重實用性，方便在日常工作中應用。制度對于單位職工的約束，不應僅僅局限于普通員工們，對于相關部門的領導也應該有所約束，保證整個體系都在合理的制度約束下穩定運行。

參考文獻

[1]趙艷萍，伍明慧.做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[U].哈爾濱職業技術學院學報，2012年03期