如何提高高校教學秘書工作效率

馮元

摘 要 教學秘書是學校與院（系）教學工作的紐帶，是師生溝通的橋梁，起著協調各部門及教師學生之間關系的作用。是領導決策的執行者和參謀者，是教學秩序正常運行的維持者，它集輔助性、服務型、繁雜性于一體的崗位，是高校管理不可或缺的一個重要環節，要提高教學秘書工作效率，教學秘書就要做到準確定位，明確職責，執行制度，提升素質。

關鍵詞 教學秘書 工作效率 專業素質

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.06.014

Abstract Teaching secretary is the link between the school and the College （Department） teaching， is the bridge of communication between teachers and students， and plays the role of coordinating the relationship between different departments and teachers. Is leadership decision-making executives and staff， it's the maintenance person of normal operation of teaching order， it set auxiliary， service type， complicated in various positions， is indispensable to the management of colleges and universities is an important link， to improve the efficiency of teaching secretary work， teaching secretary to achieve accurate positioning， clear responsibilities， implementation of the system and upgrade the quality.

Key words teaching secretary； work efficiency； professional quality

教學秘書作為高校日常教學活動的組織者和直接參與者，其工作效率直接影響到高校的教學秩序。因此怎樣激發教學秘書的工作熱情，提高他們的工作效率，對學校的發展起著非常重要的作用，下面筆者就結合自身工作對如何提高教學秘書的工作效率談一點的建議。

1 準確定位，圍繞服務做管理是提高教學秘書工作效率的前提

教學秘書作為學校最基層的管理者，首先必須熱愛這個崗位，明白自己應當承擔的責任，增強做好本職工作的責任心和自信心，從而主動投身到到工作中去，積極為學校的教師及學生服務，成為領導的得力助手，老師學生的貼心朋友。這樣工作效率才會提高。

1.1 服務于領導，做好助手和參謀

學校領導在做好日常工作的同時，還要從事正常教學、教學指導，學校事務的宏觀調控等工作，不可能事無巨細，親力親為。所以更多的具體性工作還需要教學秘書按照規定去督促，去落實，并及時把工作進度和工作中存在的問題反饋給領導，讓領導掌握第一手資料，做出相應的決策。

1.2 服務于教師，做好配合工作

傳授知識是老師的天職，教學秘書要根據院校各位老師的具體情況安排好教學工作，讓教師資源做到合理化的配置，并及時準確把學生對老師的建議反饋給老師，保證教學秩序的正常進行和改進。

1.3 服務于學生，做好管理工作

高校學生來自全國各地，他們對學校的希望和教師的期許，都需要教學秘書這個平臺來完成。因此教學秘書要盡可能地深入到學生中去，耐心地向學生介紹有關選修課程，必修課程及考試、補考等相關制度，了解學生對課程設置的要求，并反饋給學校，以促進高校工作的良性進行。

2 明確職責，做到心中有數是提高秘書工作效率的基礎

2.1 常規工作要有計劃

教學秘書的工作雖然繁雜，但每學年的工作也有規律可循。教學秘書應該參考往年的工作進度，對常規工作及早做出安排。比如，制定本學期教學工作計劃，做好各科老師的日程安排，打印課程表，組織學生補考，安排學生考試時間和監考、巡考人員，包括每年應屆畢業生的學位審定，每學期的教學檢查和學生對任課老師及課程設置的評價等，都是常規性的工作，要及早部署，以保證教學按計劃運行。否則，如果都放在開學時一起做，由于時間緊，任務多，就會手忙腳亂，不僅累，還容易出差錯，影響工作效率和教學進程。另外，對有預見性的工作，應該以服務為主，及早著手。比如，對需要重修的學生，可以提醒他們及早進行，這樣做既提供了服務，又分散化解了集中工作的強度，提高了工作效率。

2.2 臨時工作要有條理

教學秘書工作有很多突發情況，需要及時處理，比如臨時調課、考試等通知，都需要教學秘書在日常工作中積累知識，了解學校的基本情況，學生的基本信息，輔導員的通訊方式等，才能做到不慌不忙，需要時就不會胡子眉毛一起抓，疲于應付。

2.3 日常工作要做好記錄

作為一個管理人員，一定要養成做好日常工作記錄的好習慣，一上班，就要做好一天的工作計劃，今天主要做什么工作，哪些工作必須要做，等到下班時，要認真地排除一下，哪些工作做了，哪些還需要完善，還有一些臨時文件的傳達，臨時電話的安排落實等等，這樣一天的工作情況就清清楚楚，避免工作重復，相應地就大大地提高了工作效率。

3 嚴格管理，認真執行制度是提高教學秘書工作效率的手段

家有家法，校有校規，教學規章制度就是學校師生教和學的規范和標準。每個學校都有各自的管理制度，教學秘書要做的就是對規章制度的落實和執行，執行力才是實現工作目標的重要手段。只有將各項制度落實好、執行好，發揮出應有的威力，才能促進學校的進一步管理，實行良性循環。

首先，要加強對學校管理規章制度的宣傳力度，利用各種可以宣傳的平臺，讓老師和學生了解和熟悉這些規章制度，知道事情該怎么去做，讓同學清楚學校的辦事流程，自覺地去執行，這樣就減少了不必要的解釋工作。其次，教學秘書在各項管理工作中，必須以學校的各項規章制度秉公辦事，對事公平公正，對人不偏不倚，用制度說話，按規矩辦事，就會減少不必要的糾紛，提高制度的威懾力，讓大家養成按規矩辦事的良好習慣，就能節省時間，提高工作效率。另外，教學秘書還要學會運用制度保護自己，避免深陷繁雜事務中。屬于自己工作服務的范圍，要認真地去完成，范圍之外的就要學會說“不”。比如，你正在處理一些工作，忽然有老師要請你代替監考，這些看似助人為樂的小事，合起來卻會占據不少時間，分散人的精力，降低工作效率。因此，教學秘書要學會利用學校的管理制度，藝術地處理好這些事。

4 不斷學習，提升素質是提高教學秘書工作效率的保證

無論做什么工作，人的素質水平決定了工作的高度和效率。教學秘書作為基層管理者，既要動腦，又要動手，既要溝通上下，又要協調左右。所以，教學秘書應該不斷學習，充實自己，提高素質，與時俱進，才能夠做到得心應手，促進工作效率的提高。

4.1 提升文化素質

所謂文化素質，是指人在工作或處事過程中所體現出來的風格和能力，它不僅指一個人的學歷有多高，還表現在他在處理事務中的判斷力、言語節奏、原則掌握，局面調控等各個方面。作為教秘，要做到得心應手，就必須要知道自己所在學校的人文歷史，管理制度，教學風格，了解與本崗位相關的專業術語，教師的專業需求，這樣才能做到胸有成竹，制定的應急解決方案和措施才具有前瞻性和可操作性。

4.2 提升專業素質

教學秘書，顧名思義首先是秘書，必須具備秘書所必須具有的基本能力，即書面寫作和語言表達能力，這樣才能完成自己所在崗位所必須要做的工作。比如轉發學校的通知，籌備教學工作會議方案，貫徹落實上級及本院系領導的教學決策精神、反映學校老師對教學的建議，學生對教學的要求，對外預訂各種教材、處理學生學籍等工作中與對方進行交涉，在師生對學校所做的一些決策發生誤解和疑問時進行解釋等，都要求教學秘書做到言簡意賅，措詞準確，文筆優美，行文流暢。所以，教學秘書要堅持學習，掌握與學科有關的相關知識，這樣在完成所需工作時，才能做到提筆有神，提高工作效率。

4.3 提升能力素質

一是溝通協調能力，教學秘書的所在的崗位，是學校的前沿陣地。教學秘書在工作中，要與各個部門打交道。要處理好與各部門的關系，把領導布置的各項工作落實下去，都需要有效溝通。可以說溝通是教學秘書必不可缺的利器，只有彼此有了良好的溝通，才能談到理解和支持，所以溝通是教學秘書必須要掌握的技能。在溝通時，要和氣謙虛，卻不能低三下四，要逐步摸索，掌握一個合適的“度”。有了有效的溝通，才有去協調的可能。只有建立起彼此了解、彼此合作的和諧關系，減少大家不必要的摩擦和誤解，才能齊心協力去完成各項工作任務，保證學校教學工作的正常運轉，提高工作效率。二是應變能力。在學校的教學過程中，總會有些意外的情況發生，此時應該及時向領導稟報，等候指示及處理。遇到此類情況教學秘書不能坐視不理，而要做到臨危不亂，利用應變能力來平息緩和事態，從而保障教學秩序。三是心理素質能力 ，教學秘書每天面對繁瑣的工作，有時還出力不討好，難免會心情煩躁，影響工作效率和心態，因此教學秘書要學會豁達開朗，遇事不急不躁、保持輕松平和的心態，能夠促進工作順利進行。

4.4 提升情感素質

一是要有積極向上的精神，尋找發展機會，不斷提升自己，保持樂觀心態，給人以正能量。二是要有專業操守，誠實守信，對學校領導要端正自己的態度，有事情多請示，多匯報，多溝通，不亂說亂講，對任課教師要態度謙虛，提供最佳服務，對莘莘學子，要熱情幫助，體現學校的溫暖。三是要有團隊合作意識，個人只有融入集體里，在實現共同目標的同時才能更好地發展和完善自己，教學秘書，生活在人才濟濟的高校，更需要團隊的精誠合作，在工作時不斷聽取大家的意見，取長補短，群策群力，才能更好地提高工作質量和效率。四是要重實效，面對繁雜的工作，雖不能拖拉推諉，但也要分先后緩急，在服務時，要把生硬的制度和條文變得人性化，急教師之所急，想學生之所想，工作要有預見性，做到井井有條，才能提高工作效率。

4.5 提升管理素質

一是教學檔案管理，要做好日常工作的搜集和整理，及時入檔，規范管理。二是網絡管理，教學秘書要與時俱進，實行網絡辦公和管理。如學校的一些通知，活動安排，學生每學期成績公布，都可以用計算機、手機去完成。同時，還可以在網上進行課程設置、教學活動等調查，聽取學生對學校教學的意見和建議，發揮學生在教管中的作用。

以上是筆者在幾年從事教秘工作中，從教秘工作人員層面摸索出的能夠提高工作效率的一點體會，要全面提高工作效率，學校還需要從引進高素質人才，為教秘人員規劃工作前景，提高教秘人員待遇，穩定職工隊伍著手，調動起從事教秘崗位的工作熱情。

參考文獻

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