計算機技術運用于電子檔案管理分析

常晶

摘要：檔案在單位的發展過程中具有不可忽略的價值，作為單位記錄相關數據的資料，單位可以通過檔案反映出的信息來對未來發展方向進行決策，并且檔案信息也是維護自身利益的重要依據。但是，傳統的紙質檔案不但查詢不方便，而且在保存的過程中容易損壞或者丟失。當前計算機技術在不斷發展，電子檔案已經逐漸取代了傳統的紙質檔案，被廣泛的應用到單位的檔案管理當中。由于電子檔案是需要通過計算機來進行管理，所以計算機技術的發展成為了電子檔案信息管理的重要條件之一。

關鍵詞：計算機技術；電子檔案；管理

中圖分類號：TB

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.098

當前社會發展不斷加快，電子檔案的應用也越來越廣泛，在單位的發展過程中，檔案是記錄單位發展的重要文件，單位可以通過檔案信息來制定科學合理的發展策略，是保證單位發展的重要前提。然而，紙質檔案在使用過程中，不但不便于保存，容易損壞丟失，而且缺乏實時共享性與查詢方法。隨著電子計算機技術的不斷發展，電子檔案已經逐漸取代了紙質檔案，被廣泛的運用到檔案的記錄與整理上，對檔案價值的保護具有十分重要的意義。

1 電子檔案的定義

電子檔案與紙質檔案存在本質的不同，紙質檔案是通過書面形式來對檔案進行記錄或者儲存，而電子檔案則是通過計算機的儲存設備或者網絡云空間來進行當那信息的儲存于處理。相比電子檔案，紙質檔案容易丟失與損毀，而且需要花費大量的人力物力進行保存，在檔案需要使用時查詢也不夠方面。電子檔案的信息都是通過數據的形式儲存在儲存工具或者網絡空間當中，并且具備快捷的搜索系統，用戶只需要擁有電子設備就可以在電子檔案當中尋找自己所需的資料。

2 電子檔案使用的優勢

2.1 信息虛擬化

紙質的檔案信息在使用或者保存的過程中極易出現丟失或者損壞，從而降低了檔案信息使用的準確性以及使用價值。電子檔案中的信息則是通過計算機進行儲存，并且具有開放性與共享性的特點，相對紙質檔案而言，電子檔案可以通過備份等方式進行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破壞。

2.2 數字化管理

紙質檔案的管理方法大多都是通過安排專業的管理人員進行管理，不但消耗了大量的人力物力，而且極易出現管理錯誤，導致信息丟失。電子檔案在使用過程中，管理工作都是通過計算機進行處理，工作人員可以通過計算機技術，將計算機中的電子檔案進行整理歸類，并將其數字化處理，將文字、圖片、視頻等多種文件格式進行歸納。在檔案管理的過程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且檔案不易損壞。

2.3 服務性強

檔案信息保存的目的就是為了體現出再次利用的價值。傳統紙質檔案在保存過程中由于容易出現破損或者丟失，使檔案信息的價值大打折扣。與此同時，紙質信息在查詢的過程中需要消耗大量的時間，降低了檔案信息的實時性與準確性。電子檔案在使用的過程中，不僅可以完整的保存檔案信息，并且擁有便捷的搜索系統，可以快速的查詢到用戶需要的檔案信息。在管理的過程中，用戶可以同管理人員進行實時溝通，方便了檔案的管理，并且當檔案出現錯誤或者需要更改時，也可以方便快捷的進行修改或更新，保證電子檔案可以準確的反映出需要的信息。

3 計算機技術在電子檔案中的應用

計算機技術在電子檔案中的應用最廣泛的就是信息數據庫的建設，信息數據庫是將單位中的檔案信息進行整理歸類后輸入到計算機儲存系統當中，用戶可以通過計算機或者其他電子設備對數據庫中的檔案信息進行查詢、增加、刪除等操作。

3.1 檔案信息數據庫的建設

電子計算機技術在檔案信息中的應用最初僅僅是檢索功能，近年來，科技不斷發展，大量的大容量儲存設備和網絡儲存空間相繼被開發出來，計算機技術的應用也從基本的信息檢索轉換為信息數據庫的建設與使用。當前，信息處理技術與信息儲存技術的發展成為了當前電子檔案數據庫建設的重要技術。通過掃描儀器，或者計算機等先進設備，將電子檔案建立為具有專業性、綜合性強等特點的實時信息數據庫，成為電子檔案保存的重要方法之一。

3.2 電子檔案庫信息數據庫的研究

當前電子檔案的信息數據庫的基本功能有：將檔案信息內容的獲取與收集數字化，存儲與管理電子檔案信息，電子檔案共享技術，電子檔案安全技術以及電子檔案權益的管理。這幾種計算機技術實現了電子檔案數據庫建立的基本需求。當前，電子檔案信息信息技術在多個領域已經成熟，也存在許多需要改進的技術。例如提高信息資源的利用率，通過信息資源的互補與共享，緩解在檔案信息管理過程中消耗過量的人力物力等問題。重點注意各級電子檔案的分類管理，建立具有特色性、專業性、系統性的單位特色信息數據庫。

3.3 加強管理人員的計算機專業技能

在單位發展的過程中，越來越注重對檔案信息的使用與管理，從而對檔案的管理人員提出了更多的要求。電子檔案管理過程中，需要管理人員對電子檔案進行數據分析、數據生成、計算機硬件軟件維護、網絡環境維護等多種人才。并且，計算機技術會隨著科技的發展不斷進步，計算機技術也在不斷的更新，需要管理人員不斷的提高自身相關專業知識，保證電子檔案計算機技術可以跟隨計算機發展的趨勢。所以，電子檔案管理工作人員必須經常補充自身計算機技術專業知識，不斷的更新進步，才能成為一支具有高素質、專業化的電子檔案信息管理隊伍。

4 計算機技術在電子檔案應用過程中的問題與對策

4.1 電子檔案的保密性能

電子檔案是一種可以共享的信息，從而導致電子檔案信息在共享的過程中非常容易受到破壞或者篡改，當電子檔案被篡改或者破壞時，缺乏相應的計算機技術就很難發現，使電子檔案在傳播的過程中缺乏真實性、準確性。為了解決這種情況，單位在建立電子檔案的過程中，應當加強計算機技術中保密系統的使用，在電子檔案進行加密，并且通過分層處理。如果用戶權限較低，則無法查閱高權限信息，從而保證信息的真實可靠，保證檔案信息的價值。

4.2 電子檔案的安全性能

電子檔案已經被全球化，由于因特網的使用與開發，使電子檔案在網絡空間具有開放性、共享性等特點，檔案信息在網絡空間保存的過程中，會遭到大量的非法訪問或者黑客攻擊，對電子檔案信息進行竊取或者破壞。所以，在電子檔案日常管理的過程中，應當時刻保證電子檔案的信息安全，為電子檔案數據庫安裝防火墻，并且定期對防火墻進行升級與更新，保證電子檔案信息不被黑客或者計算機病毒破壞和電子檔案信息的完整性與安全性。

4.3 電子檔案管理應當注意

首先應當建立統一的電子檔案信息的結構標準，通過建立信息保護體系來保證電子檔案信息的原始性。其次，電子檔案數據庫的建設過程中，應當將電子檔案的管理工作設計到其中，并且通過書面形式或者電子檔案形式將管理要求列舉出來，作為電子檔案管理的前提條件。最后，需要通過相關的法律法規，確保電子檔案信息有充足的法律保證，當單位的利益受到危害時，可以通過有法律依據的電子檔案信息作為單位利益的重要保障。

5 結束語

電子計算機技術不斷發展，電子檔案也逐漸的代替了紙質檔案，并且被廣泛的應用到單位的發展當中，不但提高了單位運用的效率，而且保證了單位穩定的發展。單位在經濟增長的過程中，應當注重自身電子檔案的管理，通過提高計算機技術完善電子檔案管理體系，保證檔案信息在單位發展過程中的價值以及作用。

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