教學檔案信息化管理研究

谷露

摘 要：信息技術的發展為教學檔案管理提供了新途徑，面對資料來源分散、形式豐富的教學檔案，采用信息化管理模式不僅可以提高管理效率，保證歸檔的及時性和完整性，同時可以實現檔案信息共享，提高資源利用率。本文主要分析了當前教學檔案信息化管理中存在的問題，并提出了提高教學檔案信息化管理水平的策略。

關鍵詞：教學檔案；信息化管理；研究

中圖分類號：G270.7文獻標志碼：A文章編號：2095-9214（2016）04-0180-01

一、前言

隨著教學管理改革的進行，學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性，將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規模不斷擴大、教學活動也越來越豐富，教學檔案的內容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統的管理方法顯然已經不能滿足實際需要。在這種形勢下，教學檔案的信息化管理已經成為一種必然，如何利用先進的信息技術提高教學檔案管理水平，是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。

二、教學檔案信息化管理中存在的問題

（一）對檔案信息化的認識存在誤區

首先，教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯。很多教學工作者在對網絡資源進行利用時，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規定處理檔案資源，導致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認為，檔案管理信息化就是將檔案編號規定，需要的時候直接查詢編號就算是實現了信息化管理，這顯然是一種認識誤區，這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發展，不利于教學檔案資源的利用[1]。

（二）硬件、軟件設施不完善

硬件設施是檔案信息化的基礎，但是從目前的情況來看，大多數學校的硬件設施都不夠完善，如計算機的容量不夠大，不能滿足實際需要，掃描儀不夠先進，不能對所有類型的資源進行掃描等，這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設施，也比較重視教學檔案系統的開發，但是一般都將重點放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯系起來，也沒有與相關部門聯網，部門間缺乏合作，導致教學檔案資源的開放性不強，沒有實現資源共享。

（三）缺乏專業的管理人才

教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進的計算機技術，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質資料迅速轉化為電子資料；另一方面，要求其掌握專業的檔案管理知識，能夠按照學校具體管理規定對檔案進行分類管理，同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看，學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平，一是對計算機不熟悉，二是沒有掌握專業的教學檔案管理知識[2]。

三、提高教學檔案信息化管理水平的策略

（一）提高對教學檔案信息化管理的認識

管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識，走出認識誤區，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統的建設和應用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應用，都要利用計算機系統，將信息化管理的優勢充分發揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學檔案信息化管理水平。

（二）加強基礎設施的建設

要想提升信息化管理水平，首先要加強基礎設施的建設。首先，要加大硬件設施的投入，要改變教學檔案管理部門硬件設施落后的現狀，一是保證計算機的容量足夠大，可以容納大量教學信息，二是要購置先進的掃描儀，可以將各類紙質資料掃描進電子系統中。其次，要重視軟件設施的建設，積極引進先進的歸檔軟件，定期對軟件進行升級維護，同時要將歸檔與查閱功能聯系起來，教學檔案管理部門要與其他各部、系聯網，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯網實現教學檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源，提高資源利用率。

（三）紙質檔案與數字檔案的統一管理

目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現象，這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設信息化管理系統的同時，也加強對紙質教學檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現電子檔案更新滯后的現象；最后，紙質教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習題等，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

（四）重視信息化管理人才的培養

要加強對教學檔案管理人員的培養，首先，要督促其學習先進的計算機知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學習教學檔案管理知識，熟悉國家相關法律，明確學校對教學檔案管理的要求，避免隨意性。總之就是要求工作人員將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯系起來，提高工作效率[3]。

四、總結

認識誤區、硬件、軟件設施不完善以及專業人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識，加強基礎設施的建設，實現紙質教學檔案與數字教學檔案的統一管理，另外要重視信息化管理人才的培養，這樣才能真正實現教學檔案的信息化管理，將教學檔案的價值充分發揮出來。

參考文獻：

[1]孟霞光.淺議高校教學檔案信息化管理的現狀及對策[J].天津市教科院學報，2013，13（15）05：51-53.

[2]梅瓊.地方高校教學檔案信息化管理中存在的問題與對策[J].長春教育學院學報，2012，12（10）04：129-130.

[3]李翠萍.在成人教育教學檔案中實施信息化管理的途徑[J].繼續教育研究，2009，11（14）04：19-20.