檔案信息化建設(shè)的意義存在問題和解決方法

王敏　黃雄嬋

摘 要：檔案信息化可以更好的對檔案進行利用，調(diào)閱檔案方便、快捷、準確。多個用戶可以同時調(diào)閱一份資料，提高資源利用率，檔案室職能變保管為服務(wù)。檔案信息化存在的問題：檔案信息系統(tǒng)可能遭受木馬、病毒、黑客、惡意軟件等威脅；檔案信息開放共享的同時檔案泄密的可能性大大增加；檔案原件掃描過程中易造成原始檔案紙張的破損；要求檔案管理人員熟練掌握計算機技術(shù)。為保護電子文檔，計算機系統(tǒng)要安裝殺毒軟件及防火墻；加強檔案信息化人才隊伍的建設(shè)，增強保密意識。更好地發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用，為我國的經(jīng)濟建設(shè)和人民生活服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；網(wǎng)絡(luò)共享；開發(fā)利用

檔案是一個單位知識資源的核心部分，決定了科研單位未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。科研事業(yè)單位在科研活動中， 會形成文書檔案、科技檔案、開發(fā)合同、基建檔案等等資料信息。這些信息忠實的記錄了科研單位的科研成果、發(fā)展歷史，對科研事業(yè)單位將來的發(fā)展可提供有利的借鑒。將這些具有保存價值的文件與材料妥善保管、研發(fā)利用，具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。檔案包含了各種重要信息，實行檔案的信息化管理后，有利于更好的收集和管理這種信息資源。要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響，如潮濕霉變、塵染蟲蛀等，還需要大面積的庫房存放。在檔案查閱和利用方面也存在局限性。伴隨計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理被新型的數(shù)字化檔案所替代，計算機支持的基礎(chǔ)信息資源龐大，數(shù)字化檔案所提供的信息極其豐富。極大優(yōu)化了檔案管理和利用的進程，同時數(shù)字化檔案與辦公自動化系統(tǒng)緊密聯(lián)系，不但減少了檔案管理的成本，還提高了檔案的利用率，為科技人員早出成果、快出成績提供了有力的保障。通過掃描等方式，將檔案掃描成電子影像保存于光盤，納入數(shù)據(jù)庫管理，使查閱檔案方便、快捷、準確，減輕了檔案管理人員的工作量。檔案管理人員的職能變保管為服務(wù)，有利于知識共享。

檔案管理信息化建立以后，文書檔案、科技檔案、基建檔案等可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），檔案室為單位領(lǐng)導(dǎo)和各個研究部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成為單位內(nèi)部信息中心。檔案管理人員可以從瑣碎的手工操作中解脫出來， 減少了縫補粘貼、打印目錄、接待查閱，以更多的精力投入到檔案的收集和檔案的編研工作中去，提高了檔案部門的工作效率。

檔案數(shù)字化為檔案永久保存提供了保障。重要檔案可以復(fù)制多份，可以在不同地點保管，免除了因自然環(huán)境的變故和人為的傷害。檔案數(shù)字化后，可以使用移動硬盤或者光盤等查找和復(fù)制檔案資料，不需要直接接觸原件，甚至可以異地傳送檔案資料信息，從而也保證了檔案原件的安全。

科技檔案飽含了科研人員多年的辛勤勞動，是科研人員智慧的結(jié)晶，在今后的科技活動中具有極大的參考作用，是科研單位的寶貴財富。文書檔案有上級的指示精神，有本單位領(lǐng)導(dǎo)重大的決策，是未來工作中需要執(zhí)行和參考的依據(jù)，檔案數(shù)字化節(jié)省了檔案資料查找的時間，為科研工作和領(lǐng)導(dǎo)決策參考提供了更加快捷的服務(wù)，大大提高了工作效率，為科研單位早出成果提供了有力的保障。

傳統(tǒng)的檔案利用方法是通過辦理借閱登記，將原始檔案拿到手，進行手工摘錄所需。檔案管理信息化以后，科技人員足不出戶就可以在自己的辦公室上網(wǎng)共享資料信息，節(jié)省了人力物力和時間。檔案管理人員根據(jù)資料密級設(shè)定查閱權(quán)限，科技人員足不出戶就可以在自己的計算機上查閱到權(quán)限范圍內(nèi)的資料。網(wǎng)絡(luò)共享，減少了辦理借閱、查找、登記的工作，大大減輕了檔案管理人員的工作量，也為科技人員節(jié)省了大量的時間和精力。收錄的檔案資料不必等到整理完成即可使用，而且同一份檔案資料可以實現(xiàn)多人同時閱讀使用，大大提高了檔案的利用率和使用頻率。檔案信息化的建設(shè)使研究所的業(yè)務(wù)活動登上了一個新臺階，提高了研究所的科技競爭能力，為研究工作帶了質(zhì)的飛躍。

檔案信息化給工作帶來便利的同時也極具風險性，比如安全隱患、泄密等，這就要求我們在使用信息技術(shù)的同時提高警惕，揚長避短，提高使用的規(guī)范性，減少和避免不必要的損失。

1 檔案信息化存在以下問題

1.1 計算機網(wǎng)絡(luò)安全性

計算機網(wǎng)絡(luò)是檔案信息化應(yīng)用的媒體，所有使用網(wǎng)絡(luò)計算機固有的風險也是檔案信息化應(yīng)用的風險。網(wǎng)絡(luò)的開放性、相互聯(lián)系性造就了網(wǎng)絡(luò)易遭遇黑客的襲擊，還有病毒、木馬、惡意軟件等時刻虎視眈眈，計算機病毒具有傳播性、隱蔽性、破壞性和潛伏性的特點，計算機病毒的惡意浸入會造成計算機程序和系統(tǒng)遭受破壞，致使計算機無法正常使用。網(wǎng)絡(luò)黑客不但能對網(wǎng)絡(luò)進行破壞，還能通過散布木馬程序、搜索系統(tǒng)漏洞等方法入浸非授權(quán)的系統(tǒng)，肆意篡改和剽竊資料信息。在利用硬盤等移動介質(zhì)進行存取資料時，移動介質(zhì)也可能帶有病毒并傳給計算機，電磁輻射的干擾、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的自然老化也會直接或者間接地影響網(wǎng)絡(luò)安全，影響檔案信息的存儲和交換。

1.2 檔案泄密的可能性增大

檔案信息化提高了檔案的利用率，實現(xiàn)了檔案可以多人同時查閱、異地查閱，為科研和經(jīng)濟建設(shè)提供了更好的服務(wù)，同時檔案泄密的可能性大大增加。有些使用計算機的人員缺乏安全意識，應(yīng)用檔案軟件是操作錯誤或者因保密口令泄露，被非授權(quán)訪問者人為地復(fù)制轉(zhuǎn)移資料。也會給檔案信息的安全帶來風險。用熟練編寫和調(diào)試計算機的技巧來獲得非法或未授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)和文件訪問，也可致使檔案機密泄露。

1.3 掃描操作不當引起原始檔案紙張的破損

紙質(zhì)原始檔案件的掃描是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)部分，大部分檔案原件在檔案達標過程中已經(jīng)裝訂的非常牢固，原始檔案在掃描操作過程中需要拆卸、彎曲、折疊等，完成掃描工作后要再次裝訂，如此反復(fù)操作易造成原始檔案紙張的破損。

1.4 檔案人員的整體專業(yè)技能性

檔案信息化對檔案管理人員的要求提高，不但要把握正確的政治方向、嚴守檔案秘密；掌握檔案日常的編目裝訂保管，具備嚴謹細致的工作作風，還要熟練掌握計算機軟件和硬件技術(shù)，能利用計算機對檔案信息進行處理和開發(fā)，正確掌握計算機病毒查殺、防范，設(shè)置補丁防火墻等技術(shù)，成為檔案管理工作崗位新型的復(fù)合型的合格人才。加強安全防護保密意識，正確設(shè)置和使用口令，杜絕將自己的賬號轉(zhuǎn)借他人或與他人共享，減少泄密和保護網(wǎng)絡(luò)安全。

2 檔案信息化加工利用過程中應(yīng)該注意的問題

2.1 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要建立安全防護設(shè)施

建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度并嚴格執(zhí)行，網(wǎng)絡(luò)分為內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)，在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間安裝防火墻，對內(nèi)外網(wǎng)進行區(qū)分管理，保證內(nèi)外網(wǎng)之間的安全，此為物理隔離。檔案信息的處理和管理必須使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，以隔絕外來影響，確保網(wǎng)絡(luò)安全。

開啟網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)施，對主機的內(nèi)核采取相應(yīng)的加固防護措施。有了網(wǎng)絡(luò)防火墻就能夠防止電腦遭受外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊，監(jiān)控電腦中軟件對網(wǎng)絡(luò)的使用情況。如有新的程序要訪問網(wǎng)絡(luò)時，就會被提醒，通過看程序的圖標或搜索查詢程序的文件名，可以獲知申請訪問網(wǎng)絡(luò)的程序文件是否正常。另外，堅決不下載不安裝不打開可疑的程序，對不熟悉的網(wǎng)站也要提高警惕，不打開不明網(wǎng)站。不使用有安全隱患的可移動介質(zhì)，時而更換密碼，對密碼的設(shè)置要復(fù)雜，防止木馬病毒植入行騙。

2.2 檔案管理人員要加強保密意識

檔案信息涉及到行業(yè)利益和國家利益，尤其是包含國家秘密的檔案關(guān)系到國家的安全。要嚴格按照國家制定的信息安全制度從總體上開展信息安全建設(shè)。檔案信息安全是檔案信息建設(shè)的關(guān)鍵因素，必須引以高度的重視。要在國家有關(guān)主管部門的正確引導(dǎo)下，依照國家有關(guān)主管部門制定的檔案安全規(guī)章、制度和標準開展工作。

檔案管理人員也要加強對自身網(wǎng)絡(luò)安全意識的培養(yǎng)，對數(shù)據(jù)庫的安全方面應(yīng)予足夠的重視，注重數(shù)據(jù)庫本身的安全和機讀目錄的保密。同時加強職業(yè)道德和工作責任心的培養(yǎng)，還要不斷地提升專業(yè)技能，增強對網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)察和評估。鏈接了公眾網(wǎng)、公共網(wǎng)的檔案室，必須嚴格管理計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)磁盤等載體。 根據(jù)我國有關(guān)涉密網(wǎng)絡(luò)信息保密工作的法律法規(guī)，加強檔案信息庫特別是未開放信息數(shù)據(jù)的保密工作。根據(jù)規(guī)定要求真正做到物理隔絕，嚴防嚴密。建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系，把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。凡數(shù)據(jù)有錯誤的必須重錄或糾錯，不達標準的數(shù)據(jù)不宜提供利用。對檔案材料的密級做到心中有數(shù)，哪些是可以公開的，哪些只能小部分的公開，哪些不能公開。依據(jù)職責權(quán)利選擇不同的口令，設(shè)置訪問權(quán)限和級別的控制，對于不同級別的人員應(yīng)給予不同檔案信息的查閱權(quán)限，這樣就可以有效的防止授權(quán)者出現(xiàn)違規(guī)的操作。杜絕其他的用戶越權(quán)登錄服務(wù)器，杜絕合法用戶對信息的篡改，截取，竊取機密信息的活動。避免造成重要數(shù)據(jù)的泄漏，給計算機網(wǎng)絡(luò)帶來極大的破壞。

2.3 注重保護原始紙質(zhì)材料

檔案數(shù)字化加工一般交由檔案外包服務(wù)公司進行，該類公司人員對檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不熟，掃描時一味追求速度，操作時動作粗糙，檔案紙張破損的情況時有發(fā)生。有必要加強對檔案掃描人員的基本素質(zhì)培訓，在提高工作效率的同時顧及到原始紙質(zhì)檔案的保護，原始紙質(zhì)檔案年久發(fā)脆掃描操作時必須小心謹慎，必要時進行裱糊牢固后再行掃描。

2.4 提高檔案信息化人才隊伍的專業(yè)水平

檔案信息化建設(shè)的推廣實行， 對檔案信息化管理人員素質(zhì)的要求逐步提高，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視對檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，創(chuàng)造條件進修學習，補充檔案人員計算機知識的欠缺。檔案人員必須緊跟形勢，主動學習和掌握各類業(yè)務(wù)知識。不僅要掌握計算數(shù)據(jù)庫的管理技術(shù)，還要熟悉檔案室情況，及時跟蹤了解檔案學最新領(lǐng)域及其發(fā)展情況。檔案業(yè)務(wù)部門在指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)的時候要對檔案室的機讀目錄格式作指導(dǎo)，以保證著錄格式的統(tǒng)一，為以后檔案機讀目錄移交進館作好前期準備。檔案信息化人才是檔案信息化建設(shè)必須具備的基礎(chǔ)條件，要加強對檔案管理人員的培訓。檔案信息化對檔案管理人員的要求不僅僅是懂得紙質(zhì)檔案的編目整理和保管，還需要懂得電子檔案的存儲、檢索、開發(fā)和利用。為避免檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時影響使用，需要經(jīng)常更新和定期用硬盤進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份，當出現(xiàn)故障時可避免數(shù)據(jù)丟失，盡快恢復(fù)正常使用。

隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展， 全球數(shù)字化和信息化的進程不斷加快，檔案人員的素質(zhì)和專業(yè)整體水平日益提高，檔案管理正在朝著實現(xiàn)現(xiàn)代化、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向前進。

檔案管理工作是各級行政機關(guān)、事業(yè)單位的一項重要工作。檔案信息化是大勢所趨，在檔案信息化建設(shè)中，我們必須對檔案因資源共享和開放性所帶來的安全隱患引起重視，增強檔案信息的安全保障能力，有效的維護國家安全、社會穩(wěn)定和公共利益，檔案信息化建設(shè)需要制定科學的檔案信息化規(guī)范體系，降低網(wǎng)絡(luò)安全風險，提高檔案信息化安全技術(shù)。揚長避短，讓檔案信息化建設(shè)發(fā)揮更大更強的作用，更好地為我國的經(jīng)濟建設(shè)和人民生活服務(wù)。