檔案信息化建設的意義存在問題和解決方法

王敏　黃雄嬋

摘 要：檔案信息化可以更好的對檔案進行利用，調閱檔案方便、快捷、準確。多個用戶可以同時調閱一份資料，提高資源利用率，檔案室職能變保管為服務。檔案信息化存在的問題：檔案信息系統可能遭受木馬、病毒、黑客、惡意軟件等威脅；檔案信息開放共享的同時檔案泄密的可能性大大增加；檔案原件掃描過程中易造成原始檔案紙張的破損；要求檔案管理人員熟練掌握計算機技術。為保護電子文檔，計算機系統要安裝殺毒軟件及防火墻；加強檔案信息化人才隊伍的建設，增強保密意識。更好地發揮檔案信息化建設的作用，為我國的經濟建設和人民生活服務。

關鍵詞：檔案信息化；網絡共享；開發利用

檔案是一個單位知識資源的核心部分，決定了科研單位未來的發展趨勢和發展方向。科研事業單位在科研活動中， 會形成文書檔案、科技檔案、開發合同、基建檔案等等資料信息。這些信息忠實的記錄了科研單位的科研成果、發展歷史，對科研事業單位將來的發展可提供有利的借鑒。將這些具有保存價值的文件與材料妥善保管、研發利用，具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。檔案包含了各種重要信息，實行檔案的信息化管理后，有利于更好的收集和管理這種信息資源。要實現本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現知識資源的管理。

傳統的紙質檔案容易受到外界環境的影響，如潮濕霉變、塵染蟲蛀等，還需要大面積的庫房存放。在檔案查閱和利用方面也存在局限性。伴隨計算機網絡的發展，傳統的檔案管理被新型的數字化檔案所替代，計算機支持的基礎信息資源龐大，數字化檔案所提供的信息極其豐富。極大優化了檔案管理和利用的進程，同時數字化檔案與辦公自動化系統緊密聯系，不但減少了檔案管理的成本，還提高了檔案的利用率，為科技人員早出成果、快出成績提供了有力的保障。通過掃描等方式，將檔案掃描成電子影像保存于光盤，納入數據庫管理，使查閱檔案方便、快捷、準確，減輕了檔案管理人員的工作量。檔案管理人員的職能變保管為服務，有利于知識共享。

檔案管理信息化建立以后，文書檔案、科技檔案、基建檔案等可以通過網絡平臺瀏覽（有相關的權限控制），檔案室為單位領導和各個研究部門提供優質服務，成為單位內部信息中心。檔案管理人員可以從瑣碎的手工操作中解脫出來， 減少了縫補粘貼、打印目錄、接待查閱，以更多的精力投入到檔案的收集和檔案的編研工作中去，提高了檔案部門的工作效率。

檔案數字化為檔案永久保存提供了保障。重要檔案可以復制多份，可以在不同地點保管，免除了因自然環境的變故和人為的傷害。檔案數字化后，可以使用移動硬盤或者光盤等查找和復制檔案資料，不需要直接接觸原件，甚至可以異地傳送檔案資料信息，從而也保證了檔案原件的安全。

科技檔案飽含了科研人員多年的辛勤勞動，是科研人員智慧的結晶，在今后的科技活動中具有極大的參考作用，是科研單位的寶貴財富。文書檔案有上級的指示精神，有本單位領導重大的決策，是未來工作中需要執行和參考的依據，檔案數字化節省了檔案資料查找的時間，為科研工作和領導決策參考提供了更加快捷的服務，大大提高了工作效率，為科研單位早出成果提供了有力的保障。

傳統的檔案利用方法是通過辦理借閱登記，將原始檔案拿到手，進行手工摘錄所需。檔案管理信息化以后，科技人員足不出戶就可以在自己的辦公室上網共享資料信息，節省了人力物力和時間。檔案管理人員根據資料密級設定查閱權限，科技人員足不出戶就可以在自己的計算機上查閱到權限范圍內的資料。網絡共享，減少了辦理借閱、查找、登記的工作，大大減輕了檔案管理人員的工作量，也為科技人員節省了大量的時間和精力。收錄的檔案資料不必等到整理完成即可使用，而且同一份檔案資料可以實現多人同時閱讀使用，大大提高了檔案的利用率和使用頻率。檔案信息化的建設使研究所的業務活動登上了一個新臺階，提高了研究所的科技競爭能力，為研究工作帶了質的飛躍。

檔案信息化給工作帶來便利的同時也極具風險性，比如安全隱患、泄密等，這就要求我們在使用信息技術的同時提高警惕，揚長避短，提高使用的規范性，減少和避免不必要的損失。

1 檔案信息化存在以下問題

1.1 計算機網絡安全性

計算機網絡是檔案信息化應用的媒體，所有使用網絡計算機固有的風險也是檔案信息化應用的風險。網絡的開放性、相互聯系性造就了網絡易遭遇黑客的襲擊，還有病毒、木馬、惡意軟件等時刻虎視眈眈，計算機病毒具有傳播性、隱蔽性、破壞性和潛伏性的特點，計算機病毒的惡意浸入會造成計算機程序和系統遭受破壞，致使計算機無法正常使用。網絡黑客不但能對網絡進行破壞，還能通過散布木馬程序、搜索系統漏洞等方法入浸非授權的系統，肆意篡改和剽竊資料信息。在利用硬盤等移動介質進行存取資料時，移動介質也可能帶有病毒并傳給計算機，電磁輻射的干擾、網絡設備的自然老化也會直接或者間接地影響網絡安全，影響檔案信息的存儲和交換。

1.2 檔案泄密的可能性增大

檔案信息化提高了檔案的利用率，實現了檔案可以多人同時查閱、異地查閱，為科研和經濟建設提供了更好的服務，同時檔案泄密的可能性大大增加。有些使用計算機的人員缺乏安全意識，應用檔案軟件是操作錯誤或者因保密口令泄露，被非授權訪問者人為地復制轉移資料。也會給檔案信息的安全帶來風險。用熟練編寫和調試計算機的技巧來獲得非法或未授權的網絡和文件訪問，也可致使檔案機密泄露。

1.3 掃描操作不當引起原始檔案紙張的破損

紙質原始檔案件的掃描是檔案信息化建設的基礎部分，大部分檔案原件在檔案達標過程中已經裝訂的非常牢固，原始檔案在掃描操作過程中需要拆卸、彎曲、折疊等，完成掃描工作后要再次裝訂，如此反復操作易造成原始檔案紙張的破損。

1.4 檔案人員的整體專業技能性

檔案信息化對檔案管理人員的要求提高，不但要把握正確的政治方向、嚴守檔案秘密；掌握檔案日常的編目裝訂保管，具備嚴謹細致的工作作風，還要熟練掌握計算機軟件和硬件技術，能利用計算機對檔案信息進行處理和開發，正確掌握計算機病毒查殺、防范，設置補丁防火墻等技術，成為檔案管理工作崗位新型的復合型的合格人才。加強安全防護保密意識，正確設置和使用口令，杜絕將自己的賬號轉借他人或與他人共享，減少泄密和保護網絡安全。

2 檔案信息化加工利用過程中應該注意的問題

2.1 檔案信息網絡要建立安全防護設施

建立健全檔案信息網絡的安全管理制度并嚴格執行，網絡分為內部網和外部網，在內網和外網之間安裝防火墻，對內外網進行區分管理，保證內外網之間的安全，此為物理隔離。檔案信息的處理和管理必須使用內部網絡，以隔絕外來影響，確保網絡安全。

開啟網絡防火墻設施，對主機的內核采取相應的加固防護措施。有了網絡防火墻就能夠防止電腦遭受外部的網絡攻擊，監控電腦中軟件對網絡的使用情況。如有新的程序要訪問網絡時，就會被提醒，通過看程序的圖標或搜索查詢程序的文件名，可以獲知申請訪問網絡的程序文件是否正常。另外，堅決不下載不安裝不打開可疑的程序，對不熟悉的網站也要提高警惕，不打開不明網站。不使用有安全隱患的可移動介質，時而更換密碼，對密碼的設置要復雜，防止木馬病毒植入行騙。

2.2 檔案管理人員要加強保密意識

檔案信息涉及到行業利益和國家利益，尤其是包含國家秘密的檔案關系到國家的安全。要嚴格按照國家制定的信息安全制度從總體上開展信息安全建設。檔案信息安全是檔案信息建設的關鍵因素，必須引以高度的重視。要在國家有關主管部門的正確引導下，依照國家有關主管部門制定的檔案安全規章、制度和標準開展工作。

檔案管理人員也要加強對自身網絡安全意識的培養，對數據庫的安全方面應予足夠的重視，注重數據庫本身的安全和機讀目錄的保密。同時加強職業道德和工作責任心的培養，還要不斷地提升專業技能，增強對網絡的監察和評估。鏈接了公眾網、公共網的檔案室，必須嚴格管理計算機設備、網絡、數據磁盤等載體。 根據我國有關涉密網絡信息保密工作的法律法規，加強檔案信息庫特別是未開放信息數據的保密工作。根據規定要求真正做到物理隔絕，嚴防嚴密。建立健全數據庫質量控制體系，把好數據質量關。凡數據有錯誤的必須重錄或糾錯，不達標準的數據不宜提供利用。對檔案材料的密級做到心中有數，哪些是可以公開的，哪些只能小部分的公開，哪些不能公開。依據職責權利選擇不同的口令，設置訪問權限和級別的控制，對于不同級別的人員應給予不同檔案信息的查閱權限，這樣就可以有效的防止授權者出現違規的操作。杜絕其他的用戶越權登錄服務器，杜絕合法用戶對信息的篡改，截取，竊取機密信息的活動。避免造成重要數據的泄漏，給計算機網絡帶來極大的破壞。

2.3 注重保護原始紙質材料

檔案數字化加工一般交由檔案外包服務公司進行，該類公司人員對檔案整理的基礎業務不熟，掃描時一味追求速度，操作時動作粗糙，檔案紙張破損的情況時有發生。有必要加強對檔案掃描人員的基本素質培訓，在提高工作效率的同時顧及到原始紙質檔案的保護，原始紙質檔案年久發脆掃描操作時必須小心謹慎，必要時進行裱糊牢固后再行掃描。

2.4 提高檔案信息化人才隊伍的專業水平

檔案信息化建設的推廣實行， 對檔案信息化管理人員素質的要求逐步提高，單位領導要重視對檔案人員業務素質的培養，創造條件進修學習，補充檔案人員計算機知識的欠缺。檔案人員必須緊跟形勢，主動學習和掌握各類業務知識。不僅要掌握計算數據庫的管理技術，還要熟悉檔案室情況，及時跟蹤了解檔案學最新領域及其發展情況。檔案業務部門在指導具體業務的時候要對檔案室的機讀目錄格式作指導，以保證著錄格式的統一，為以后檔案機讀目錄移交進館作好前期準備。檔案信息化人才是檔案信息化建設必須具備的基礎條件，要加強對檔案管理人員的培訓。檔案信息化對檔案管理人員的要求不僅僅是懂得紙質檔案的編目整理和保管，還需要懂得電子檔案的存儲、檢索、開發和利用。為避免檔案信息系統出現故障時影響使用，需要經常更新和定期用硬盤進行系統數據的備份，當出現故障時可避免數據丟失，盡快恢復正常使用。

隨著經濟和社會的發展， 全球數字化和信息化的進程不斷加快，檔案人員的素質和專業整體水平日益提高，檔案管理正在朝著實現現代化、檔案信息資源網絡化的方向前進。

檔案管理工作是各級行政機關、事業單位的一項重要工作。檔案信息化是大勢所趨，在檔案信息化建設中，我們必須對檔案因資源共享和開放性所帶來的安全隱患引起重視，增強檔案信息的安全保障能力，有效的維護國家安全、社會穩定和公共利益，檔案信息化建設需要制定科學的檔案信息化規范體系，降低網絡安全風險，提高檔案信息化安全技術。揚長避短，讓檔案信息化建設發揮更大更強的作用，更好地為我國的經濟建設和人民生活服務。