淺談事業單位檔案管理信息化建設要點

王佳琳

摘 要：在事業單位的建設與發展過程中，檔案管理信息化建設正在如火如荼的展開，但是在對檔案進行信息化管理時，難以避免的會出現一系列的問題，對檔案的建設效果產生一定的影響，在這種情況下，進一步提升檔案管理水平，發展檔案的信息化建設成為事業單位在當前工作中的重點任務。本文以此為出發點，對建設的要點展開討論，希望在今后事業單位的工作中能夠進一步提升檔案信息化管理的工作效率。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

時代在發展，科學技術也呈現出突飛猛進的勢態，所以我國當前已經進入了信息化的時代。在信息化發展的過程中，檔案管理也受到了影響，可以說檔案管理與人們的生活息息相關，加強檔案管理的效率可以有效的促進檔案管理水平的提升。因此本文重點對事業單位中如何在信息化時代的發展過程中開展檔案管理的問題進行了論述，促進檔案管理朝著現代化、效率化以及更加節約環保的方向發展。

1 目前事業單位中檔案信息化管理的主要任務

首先，在現代化發展的過程中，要想將檔案管理信息化水平得到進一步的提升，首先就應該明確綱領，從事業單位自身的實際情況出發，在不觸犯我國相關法規的基礎上開展綱領的建設。具體來說，先要在事業單位的全范圍內進行調研工作，將檔案管理信息化建設中主要面對的人群以及對象確立下來，改革傳統檔案管理的方式，使用電子檔案進行管理，同時需要進一步加強相關工作人員的態度與對這一問題的意識，使他們的思想覺悟朝著現代化的方向轉變。另外，在信息化發展建設的過程中，還應該分清主次，避免在重要的環節上出現問題。在人才培訓方面需要進一步提升其效率，促進人才的發展。除此之外，信息化的檔案管理與傳統檔案管理建設的方式有所不同，但是后者也不能完全廢棄，可以將二者結合在一起，進行共同化的管理。

其次，在進行檔案的信息化管理過程中，一個全新的特點就是開展了網站的建設。網站建設的主要目的是為了方便群眾對檔案信息的查找，可以提供一個更加便捷的平臺。在進行網站建設的過程中，需要聘請專業化的人士進行日常管理與維護工作，確保網站更加便捷與實用。這樣人們在搜索相應檔案信息時，也可以大大節省時間，也提高了檔案管理的工作效率。開展網站建設是進行檔案信息化管理的重要任務，同時也是與事業單位的檔案信息化管理密切相關的，只有加強在這方面的建設，才能實現各部門在信息上的共享，滿足事業單位一體化的管理與建設。

第三，在事業單位進行信息化檔案管理的過程中，還要促進資料數字化的發展，在完成網站目標的建設任務后，也就可以進一步實現資料的數字化管理。數字化管理是實現檔案信息化管理建設的基本前提，所以事業單位中的工作人員應該對檔案資料進行有效的收集，然后再將這些資料進行重新錄入，將傳統的檔案信息管理與現代化的檔案信息管理進行有效的結合，這樣才能實現檔案的數字化管理。這種直觀形式可以更好的為事業單位工作人員提供便利，使得工作效率得到進一步的提升。除此之外，在資料數字化管理時，應該注意不能遺漏任何一項信息，無論是圖片信息還是數據信息，都需要進行數字化管理，這樣才能將工作水平得到進一步的提升，為工作提供了更多的便捷。

2 事業單位中信息化檔案管理建設的要點

首先，在進行檔案信息化管理的建設過程中，事業單位公職人員的辦事能力還有待進一步的提高，這是管理建設的要點所在。傳統檔案管理建設中已經不能滿足現代化發展的要求了，所以在檔案管理的方式上便應該朝著信息化的方向發展。但是當前事業單位的工作人員對于信息化管理系統的具體操作還不甚了解，相關的知識儲備也不完善，因此在一定程度上造成信息化檔案管理的滯后性。所以，提高公職人員的辦公能力也是不可或缺的一個環節：組織系統化的培訓，舉辦與信息化建設相關的活動，將獎金與辦公能力掛鉤，鼓勵公職人員與時俱進，樹立不停止學習的理念，達到人力資源與信息化硬件設施的一致性；從制度上確定檔案管理信息化平臺的服務角色，網站設計的人性化、資源的完整性、公職人員對系統的不斷完善等等建設中的努力都是為了給服務群體提供一份簡潔、直觀、有效的檔案資料。

其次，檔案管理信息化建設中應進一步提高網站的效率。減少工作中的人力和財力資源的使用，使辦公流程更簡單，辦公時間更少更快；使服務群體不局限于一種信息獲取方式，隨時隨地讓更多需要檔案信息的人及時準確的得到所需資料，是事業單位進行檔案管理信息化建設的兩個主要目標。然而，在使用的過程中逐漸發現，經過諸多努力精心建設的檔案信息化管理平臺并不能達到預期的效果，有效利用率很低。眾所周知，檔案管理的信息化建設不是為了應對檢查或者搞形象工程，而是為了能讓服務群體更方便的獲取所需信息，所以單位必須要建立一個有效的推廣平臺，對服務對象進行宣傳、推廣，讓服務對象了解檔案信息化網站的優點、使用的方法，提高網站的有效利用率。還可以學習其他事業單位優秀的檔案管理信息化系統的成功經驗，融合本單位的實際情況，建立具有特色的信息化平臺，提高平臺的利用率。

第三，檔案管理信息化建設中應加強日常維護和更新。雖然如今很多事業單位都順應時代趨勢，創建了較為完善的信息化管理系統，但因一些單位部門內部公職人員沒有足夠的計算機技術知識，不能及時的更新網站，不能給服務對象提供最新的資料信息，或者網站出現問題，不能及時解決。這些主要體現在新檔案的錄入更新、網站模塊設置等的更新上。這些問題就要求單位對技術人員進行人才培養，同時處理好前臺與后臺的工作一致性，形成一套有秩序的高效解決方案。后臺技術人員對服務器網站的日常維護和數據的錄入更新和前臺管理人員在信息化網站的良好基礎上端正的服務理念和親和的服務態度是達到檔案管理信息化高效性的途徑之一。單位有必要在制度制定和行為規范上確定公職人員的分工管理，使他們了解各自的工作目的、互相之間的工作關系。每幾周組織前臺管理人員和后臺技術人員相互溝通，反映在工作中遇到的問題，提出共同解決的方案，切實保證檔案的錄入和更新的同步性，提高信息化管理平臺的更新速度，使服務對象享受到更優質的服務。

3 結語

綜上所述，目前我國事業單位在檔案管理的過程中，正朝著信息化的發展方向前進，因此本文重點對信息化檔案管理建設的要點以及其中存在的不足之處展開了論述，希望能夠在不斷解決問題的基礎上進一步提升檔案管理的工作效率，盡快實現檔案的信息化建設目標。

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