辦公自動化在計算機技術應用

朱志強

摘 要：計算機技術的應用在各個領域為信息的交流帶來革命性的變化。本文從辦公自動化概況入手，探討辦公自動化中的計算機技術應用，并進一步分析其實際意義，以期對這個問題進行有益思考。

關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；計算應用技術

以往的辦公系統(tǒng)中，對于數據的處理工作總是存在很多弊端，巨大的信息量和復雜的結構，使得辦公系統(tǒng)對其處理比較模糊，比較困難。辦公自動化正是基于這個問題提出的，借助先進的計算機技術和辦公設備，辦公人員通過操作這些設備，運用這些辦公技術，將音頻、圖像、文字、視頻等多種形式的信息集中在一起，以某一辦公要求為目標，形成基本上人機一體的、綜合性的辦公系統(tǒng)。通過這種自動化的辦公方式，可以提升工作效率，取得最佳的工作效果。下面我們就這～系統(tǒng)中最重要的一部分——計算機技術的應用來進行探討，分析具體的應用意義。

信息技術的時代不同于以往任何時代，科技技術的進步對現(xiàn)有的辦公模式和辦公理念提出了全新的挑戰(zhàn)，提出辦公實現(xiàn)數字化、無紙化的發(fā)展要求。其中，局域網的建立是關鍵的一環(huán)，為數字化和無紙化辦公提供了基本的技術條件。更具體一點來講，所謂的局域網中代表性的是內部網，這種網絡在辦公系統(tǒng)中最為常用，可以實現(xiàn)各種文件、通知和聯(lián)絡的即時有效，同時又能做到安全準確。內部網的操作是采取一種統(tǒng)一的方式，通過中央網絡向各個辦公部門發(fā)布信息的。當然，內部網只是辦公自動化的一個組成部分，但其運行方式代表著計算機技術在自動化辦公中的應用概況，即統(tǒng)一、高效、安全、便捷。

1 計算機技術應用于辦公自動化的意義

1、提高工作效率運用局域網和各種辦公軟件，不僅可以有效地提高個人的辦公效率，更加重要的是，個人與個人之間，群體與群體之間，通過這種協(xié)同辦公的方式，運用計算機技術，對工作信息進行及時的接受和處理，并實現(xiàn)高效的合作機制，最大限度地提高了工作效率。

2、節(jié)約辦公成本計算機技術的應用，實現(xiàn)了數字化、無紙化辦公模式，這種模式使得辦公成本大大降低，節(jié)約了大量的紙張、墨盒、耗材等辦公用品，減少了采購的費用，把辦公浪費降低到最小，更加有利于各種設備資源的共享和維護。

3、加強內部交流和外部聯(lián)系在數字化辦公之前，大部分的工作環(huán)境都會受到工作場所和工作內容的限制，內部交流和外部交流都需要走正規(guī)的流程，耗費時間，又不能達到及時交流的目的。在實現(xiàn)了辦公自動化后，這種內部和外部的交流變得更加方便，在工作范圍之內，辦公人員可以靈活地掌握，可以更加直觀地進行業(yè)務交流和學習。

4、便于決策指揮計算機技術的應用，使得原本容易滯后的決策指揮步驟變得更加高效，提高了工作的質量。上級領導在進行工作的決策和指揮室時，可以快速核查、跟蹤進度、獲得反饋等，是一種實時的管理模式，是科學的，是現(xiàn)代的，也是規(guī)范的。

2 計算機技術在辦公自動化中的具體應用

1、硬件設備和軟件資源現(xiàn)代化辦公的主要業(yè)務有文字編輯、信息處理、信息傳輸和信息檢索等，這些業(yè)務通過計算機技術的發(fā)展，都向著越來越快捷和高效的方向發(fā)展。當然，要實現(xiàn)這些辦公的自動化，首先要有的就是計算機這個硬件設備，也是核心的設備，其運行功能、運行條件、運行系統(tǒng)等，都會對辦公自動化的實現(xiàn)帶來很大的影響。而軟件則是應用于計算機中的各種辦公程序，這些程序在計算機的運行、管理、維護過程中都是至關重要的，具體來講，主要的辦公軟件有以下幾個方面：①基礎的電子通信設備：局域網，電話等；②信息輸出設備：掃描儀，復印機，傳真機等；③系統(tǒng)維護、處理、辦公軟件：操作系統(tǒng)，語言翻譯程序；④系統(tǒng)支持軟件：數據庫管理系統(tǒng)；⑤文字處理系統(tǒng)、圖形處理系統(tǒng)軟件：微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件等；⑥專用型的辦公軟件：財務管理系統(tǒng)，設備管理系統(tǒng)等。

2、文檔管理的自動化計算機技術的應用，使得文檔的管理，包括文件的送閱和批復都可以在計算機上、局域網上完成。具體來講，這些工作流程是可以由辦公人員自己定義，自行操作的，在辦公過程中對文檔形成的瀏覽痕跡、批復痕跡、修改意見等都可以得到詳細的收集和保留。當辦公人員拿到了一份文件，可以先進行計算機上的錄入和保留，并進行相應的登記，然后再發(fā)送給公文擬辦人，經過一系列的辦公流程后，原始的文件將會形成電子的信息資源，進行文檔的歸檔。歸檔為電子版的文件可以按照不同的權限進行保存和分類，分類的檔案還可以設置

不同的查詢權限和查詢密碼。舉例來講，一個職員進入新的公司以后，公司會對其設置一個專門的用戶身份，職員可以自己設置這個身份的查詢權限，這個權限只有自己可以查詢，不僅可以及時瀏覽單位的系統(tǒng)文件和通知，也可以為自己的工作情況和各種福利進行記錄。

3、建立公開的信息發(fā)布平臺機關和企業(yè)內部需要有自己的信息發(fā)布和交流場所，在計算機技術應用的時代，這個場所不再是紙質的、只是在辦公室內的，而是可以通過電子公告、電子刊物、電子事項等各種形式進行信息的發(fā)布，使得各種事項可以在公司內得到最快速的發(fā)布，最準確的傳達。公司職員可以在這個平臺上得到最新的企業(yè)信息，企業(yè)信息也可以得到最快速廣泛的傳達。這個平臺是公開的，是共享的，因此，員工可以及時地了解到公司的實時動態(tài)，不僅如此，外界也可以通過這個平臺了解到公司的發(fā)展情況、公開信息、企業(yè)形象以及重要的招聘信息等等。這個平臺不僅僅是公司上層發(fā)布信息的渠道，更是企業(yè)職員表達自己的意見、提出自己的要求的平臺，員工可以在內部設置電子郵件，與外部乃至與Intemet的信息進行交流。

4、提高內部的協(xié)作通過計算機技術的應用，企業(yè)的內部資源會得到最大的利用，工作的靈活性和適應性也將有很大的提高。在各個企業(yè)和機關單位中，都會存在著大量的流程化作業(yè)，這些作業(yè)包括有公文的編輯、收發(fā)各種辦公文件、進行各種工作審批等等。這些工作是必要的，同時也是耗時的。通過無紙化辦公，企業(yè)可以實現(xiàn)工作流程自動化，使得企業(yè)內部達到最佳的協(xié)作，節(jié)約辦公時間。減少了人為差錯和延誤，提高勞動生產率。除了上述工作外，其應用在企業(yè)的工作中還包括有非常多的日常管理日程，例如用餐管理、會議管理、車輛管理、物品管理等。這些管理工作的協(xié)作程度在很大程度上會影響到整介企業(yè)的運作，通過計算機技術，將這些基礎性的工作安排好，是管理工作的重中之重。

5、其他方面的應用①在人事管理工作中，尤其是勞資人事管理中，可以通過計算機技術，將員工資料與考勤制度，以及工資管理和人事管理相結合，最大限度地提高工作效率，把管理費用降到最低。②不管是企業(yè)還是機關單位，都不可避免地需要召開大量的工作會議，這些會議不管是大型的，還是小型的，都需要進行大量的事前準備工作和事后總結報告工作。這些工作在實現(xiàn)了辦公自動化后，將會輕松許多。會前可以先向員工發(fā)送會議資料，安排會議的參加人員、時間、場地和內容等，并以電子郵件或打印會議單的方式發(fā)放會議函等。會后，可以對會議的具體內容進行記錄和整理，并發(fā)送給與會人員。甚至可以采取視頻會議，網絡會議等方式，改變傳統(tǒng)的會議形式，真正做到自動化辦公。③作為最基本的郵件傳送功能，為員工和企業(yè)提供材料收發(fā)的平臺。上面幾個方面就是計算機技術在自動化辦公中的具體應用，它的運用可以高效能、大容量地收集和處理存儲大量的信息，在提高工作效率的同時，也保證了最佳的工作效率，使得現(xiàn)代辦公更加快速高效。

參考文獻

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