提高檔案人員素質 為現代企業服務

摘要：企業檔案工作者就是要把開發和利用檔案信息資源，作為自己的重要使命，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為構建和諧社會服務，為社會全面進步服務。要求檔案工作者要以創新的意識研究當前企業檔案管理工作的新特點、新規律以及企業對檔案管理工作的新需求，對自己所從事的工作進行思想創新、制度創新和技術創新 。

關鍵詞 檔案；服務；創新

1 提升隊伍素質

1.1 加強對現有企業檔集人員的培養教育

企業工作隨著現代科學技術的發展，隨著各類邊緣學科 、綜合學科和交叉學科的興起，在研究方向和研究領域上發生了很大的變化。工作的廣泛性和多元性也要求現代企業檔案管理工作人員要具有較為廣博深厚的知識基礎 ，不斷地拓展知識領域，必須有一支與之相適度的人才隊伍。然而目前企業檔案部門面臨的是知識老化，新技術知識貧乏的狀況，加強現有企業檔案工作人員的培養教育，是目前和今后一段時間內刻不容緩的工作任務。在培養教育方面應做到：

注重人才實用性培養要結合工作實際需要和服務社會的發展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據不同的層次，不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講求實效。

拓寬檔案人才知識面面對服務于社會建設的需要，為適應企業檔案工作發展，必須拓寬檔案工作者的知識面，學習現代技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長為社會服務的本領和技能，以適應企業檔案工作最新發展的動態。

因人施教對企業檔案專業技術人員培養教育，可因人而異。有些企業的檔案人員，由于受人員變動情況影響，需要學習基礎知識，掌握基本技能；有些企業的檔案人員相對穩定，又具有一定的文化知識，需要補充一些新技術、新方法，因此在培養教育時，應根據各層次人員的情況，因人施教。

1.2 合理選拔專業人才

隨著社會的逐步構建，科學技術的進步，使企業檔案工作的環境，工作任務、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者的素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵，這些應該引起各級領導的重視。

注重人才的使用要敢于大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年輕干部，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智，大膽啟用。

穩定檔案干部隊伍檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應和逐步完善。檔案干部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性。因此， 在抓緊檔案人員的穩定工作，從維護企業檔案工作的長遠利益出發，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心工作。

把住人才入口關注意引進招聘一些有專業知識，有專業技術、專業技能的人才充實到企業檔案隊伍。

2 創新服務手段

（1）建立企業檔案信息發布系統實現檔案使用的信息化，開展網上利用服務。隨著網絡日漸普及，部分企業檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門應充分利用企業網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔集管理服務系統無縫集成到企業的信患門戶，實現檔案信息的網上檢索，為更多的用戶提供更好的服務。

（2）建立“電子檔案數據管理中心”。檔案管理可與信息化建設工作緊密結合， 建立“電子檔案數據管理中心”。使之成為企信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件査詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

（3）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異，許多電子文件的形成通過下裁和上傳就完成了，因此，企業檔案可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

（4）開展在線服務。 傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、網絡系統及時準確地獲得多種信息 。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服條方式所代替。

（5）開展現行文件閱覽服務。隨著構建和諧社會工程的深入，到企業檔案館（室）查閱的人員逐年增多。同時， 企業職工出于維護自身合法權益等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求， 進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，要求企業檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

3 拓展服務領域

（1）信息服務的社會化、多主體。由主要為企業內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為企業檔案既要面對企業的決策者、企業的一切社會活動， 又要盡可能為企業普通職工服務，速要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資科的綜合需求所代替。檔案管理從經驗管理向科學管理轉變。使檔案資源在保密范圍之外優質高效、無時空限制地實現共享，更好地為企業發展服務，逐步建立并完善一套自動化的檔案檢索、查詢、傳輸系統，運用數字化方式為企業科研工作服務。

（2）興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，企業檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。要加強計算機、信息、網絡等知識和技術的普及，注重電子檔案的接收、保管等方法和技術的學習，利用互聯網、多媒體技術拓展檔案工作空間，提高工作效率。利用網絡實現各部門的交互作用。

（3）注重“反饋”，深層次開發檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用中產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。在此基礎上，企業進行自我調節，評判自身，檢査企業產品改進的目標是否已達到、已經做了些什么、還應做些什么等。

總之，只有全體人員共同參與，共同努力，企業檔案才能為社會建設提供更優質的服務。

作者：張艷：（1966.出生，女，大專，助理館員，現在大港油田勘探開發研究院從事檔案管理工作）