淺談人事檔案的重要作用及保管工作

葛艷秋

摘要：檔案管理工作對(duì)建立現(xiàn)代企業(yè)制度起著至關(guān)重要的作用，隨著人事制度改革的不斷推進(jìn)，人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點(diǎn)，加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用。因此，做好檔案管理工作至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：人事檔案：作用；保管

人事檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，其記敘和反應(yīng)了個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德才能績(jī)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要標(biāo)尺，它可以為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，還有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定經(jīng)營(yíng)成果。為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、重要作用

1.憑證作用

檔案是對(duì)過(guò)去工作和歷史的記錄，是自然形成的第一手參考材料，人才是管理的關(guān)鍵因素。一個(gè)跨越國(guó)界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，在我國(guó)境內(nèi)招聘新的管理、技術(shù)人才時(shí)，非常重視人事檔案的利用，通過(guò)出示個(gè)人的人事檔案，可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。檔案具有法律性、客觀性，有的檔案保留了企業(yè)重要文件存檔、當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等，有些檔案還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等，有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，還有一些檔案，如合同、契約等，其目的就是備忘，這些檔案給公司在處理糾紛的過(guò)程中提供了許多原始的憑證，成為更容易令人信服的證據(jù)，為企業(yè)工作提供最為有效的考察依據(jù)，因此，企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋?/p>

2.參考作用

人事檔案的建立，是人類(lèi)走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。檔案作為一種歷史記錄屬于最可靠的參考材料，是反映歷史最為客觀的材料。也是最有利的實(shí)事憑據(jù)。檔案的參考性和內(nèi)容十分豐富，不僅真實(shí)地記錄和反映了人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，目前在很多企業(yè)中，影響企業(yè)人才需求的因素主要來(lái)自單位內(nèi)部，有效的人事檔案管理對(duì)制定計(jì)劃的科學(xué)性，分析企業(yè)內(nèi)部人力資源狀況等方面發(fā)揮著重要作用。任何企業(yè)或單位都有自己的檔案管理工作室。當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時(shí)候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案，作為檔案管理的工作者，必須做到嚴(yán)謹(jǐn)工作，要定期接受和保管好檔案，在樹(shù)立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作。

3.促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門(mén)解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案的利用和服務(wù)上來(lái)，倡導(dǎo)“以人為本”，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作，各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，為企業(yè)人才開(kāi)發(fā)創(chuàng)造了有利條件，在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)中起著決定性的作用。檔案是開(kāi)展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對(duì)于建立企業(yè)文化有著不可替代的作用，通過(guò)《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)行依法管理，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

二、保管工作

1.提高認(rèn)識(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)各單位主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作職責(zé)，強(qiáng)化管理者的管理意識(shí)和綜合素質(zhì)，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作，真正列入議事日程，并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革，建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人和專(zhuān)職檔案管理員建立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及時(shí)分析研究解決檔案工作遇到的問(wèn)題，要采取制度約束、督查整改、責(zé)任追究相結(jié)合的辦法，強(qiáng)化檔案督導(dǎo)機(jī)制，不定期到基層單位實(shí)地督導(dǎo)，切實(shí)推動(dòng)全市系統(tǒng)檔案管理。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢后造成檔案材料的丟失，要加強(qiáng)管理工作人員對(duì)材料的及時(shí)歸檔，及時(shí)做好收集整理、編目鑒定、統(tǒng)計(jì)檢索和保管等相關(guān)工作。

2.保障安全

加強(qiáng)檔案管理工作的保密與安全，合理利用檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)。由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，確保檔案不丟失、泄密，因此，要全面配置防盜報(bào)警器、滅火器、電子監(jiān)控、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)等安全保管、保護(hù)設(shè)備，要委派專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行管理，檔案管理人員要熟練掌握各種檔案工作，還要能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價(jià)值。在檔案建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，嚴(yán)密檔案保管、借閱等手續(xù)，嚴(yán)格審批程序，做好痕跡化記錄，確保檔案安全。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，人事檔案的工作繁瑣而冗雜，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。檔案管理的好壞會(huì)直接影響到檔案的壽命，要注重平時(shí)檔案收集工作。以便及時(shí)將檔案立卷歸檔，統(tǒng)一管理。檔案管理中，爭(zhēng)取檔案收集工作的主動(dòng)權(quán)，確保檔案種類(lèi)、內(nèi)容真實(shí)完整，作為單位檔案室必須嚴(yán)格按照《國(guó)家檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜亂問(wèn)題，做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。

結(jié)語(yǔ)：人事檔案管理是一項(xiàng)政策性兼具專(zhuān)業(yè)性、科學(xué)性、系統(tǒng)性的工作，在每個(gè)相關(guān)單位中，為了更好的服務(wù)于本單位還需要領(lǐng)導(dǎo)與同事們的重視配合，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是我國(guó)人事制度改革與整體發(fā)展的需要，也是檔案信息適應(yīng)日漸增強(qiáng)的社會(huì)客觀需要，只要我們富于創(chuàng)新意識(shí)，努力實(shí)踐，就一定會(huì)把人事檔案管理工作開(kāi)展的更好。